Проектирование организационной структуры

Распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «название вида документа» и в тексте употребляются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕШИЛ»[1].

Организационные документы.

Должностная инструкция - это документ, определяющий права и обязанности работника компании.

Должностная инструкция включает в себя:

• общие положения (наименование должности работника, наименование структурного подразделения, схема подчиненности работника);
• должностные обязанности работника;
• права;
• ответственность.

Должностная инструкция не включает в себя порядок действия работника, а определяет конкретные виды работ, выполняемые работником.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор (контракт) с работником. Можно не создавать должностную инструкцию, а необходимые положения включить в трудовой контракт. Но это может быть неудобно, т.к. в случае расширения обязанностей работника легче внести изменения в должностную инструкцию, чем в трудовой договор.

Работник должен знать свои обязанности, поэтому необходимо их правильно и четко прописывать в должностной инструкции, иначе впоследствии это может привести к неэффективной работе, при которой компания несет убытки, и юридически взыскать с работника такие убытки невозможно.

Положение (порядок), инструкция и регламент – это документы, регламентирующие порядок и правила действия работника в той или иной ситуации. Данные документы не распространяются на частные случаи, возникающие в процессе хозяйственной деятельности компании. В них содержится описание стандартного порядка действий, а также может быть определен порядок действий работника в случае возникновения нестандартной ситуации.

Эти документы могут распространяться как на всех работников компании, так и на ограниченный круг лиц, определенный в документе.

Положения, инструкции и регламенты могут включать в себя и дополнительные документы, которые раскрывают отдельные положения таких документов. Это происходит, когда положение содержит общий порядок действий по проекту, а по отдельным направлениям проекта необходимо создать дополнительный документ (инструкцию, положение, регламент и т.п.).

Информационные документы.

Информационными документами являются документы, используемые компанией для внешней переписки (письма, телефонограммы и т.п.), для внутренней переписки (служебные и докладные записки и т.п.) и документы, свидетельствующие о каком-либо факте, событии (акты, объяснительные и т.п.).

Служебная записка – это документ, используемый для оформления просьб и предложений, направленных руководителям отделов и (или) руководителю компании.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю компании и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. 

Вы видите, какое разнообразие документов, регламентирующих различные ситуации, существует в компании. Теперь возникает необходимость в построении порядка прохождения таких документов внутри организации, для этого используется Инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству – это документ, регламентирующий правила, прием и процесс создания документов, а также порядок работы с ними.

Инструкция по делопроизводству должна включать в себя следующие положения:

• перечень внутренних документов, действующих в компании;
• порядок создания внутренних документов;
• перечень организационных документов компании;
• порядок заполнения типовых форм документов;
• порядок создания документа в обществе;
• ответственные лица;
• порядок оформления и регистрации исходящей корреспонденции;
• порядок регистрации входящей корреспонденции;
• порядок заключения договоров с клиентами;
• документооборот внутри общества (порядок прохождения служебных, докладных и объяснительных записок);
• ответственность;
• предоставление документов на подпись руководителю и т.д.

Инструкция по делопроизводству это основной документ в компании и, в зависимости от количества действующих документов, этот документ может состоять из нескольких частей [3].

На начальной стадии развития компании руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста фирмы, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов.

И так, четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядок ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией.

 

1.2 Документы,  регламентирующие деятельность промышленных предприятий

 

Для рабочего персонала к таким документам, прежде всего, относятся стандарты выполнения работ.

Стандарт - документ, устанавливающий комплекс норм, правил и образцов выполнения тех или иных работ[4]. Стандарт соответствует специфике продукта и деятельности предприятия, а не является формальным документом с абстрактными рекомендациями.

Стандарт выполнения работ позволяет донести до исполнителя в простой, понятной и доступной форме последовательность осуществления конкретных действий, которые следует выполнить в определенной ситуации для достижения желаемых результатов. Кроме того, стандарт выполнения работ определяет правила поведения исполнителя не только в повторяющихся, но и в критических ситуациях.

Кроме того, стандарты позволяют структурным руководителям проверить, работает ли каждый рабочий в соответствии с установленными правилами. Например, в баскетболе пять игроков команды играют по одним и тем же правилам, чтобы выиграть матч. Если один из игроков не следует правилам, можно ожидать проигрыша всей команды. То же самое применимо и к работе. Если кто-то из сотрудников не соблюдает стандарты, он может мешать остальным в достижении поставленных целей.

На промышленных предприятиях стандарты в первую очередь направлены на регулирование технологической области деятельности, например технологии производства, контроля качества изготавливаемой продукции, наладки оборудования и ухода за ним.

В соответствии с областью деятельности, которую регулирует стандарт, выделяют следующие его формы:

• процедуры, схемы бизнес-процессов, технологические инструкции;
• визуальные схемы операций;
• разметка, маркировка;
• фотографии[5].

Каждый стандарт выполнения работы, независимо от его формы, обладает определенным набором свойств. Рассмотрим подробнее основные свойства стандарта и их преимущества.

Во-первых, стандарт отражает лучший, самый легкий и самый безопасной способ выполнения работы. Хороший стандарт не содержит бесполезный действий, а также не допускает перегрузки сотрудников и неравномерности работы.

Во-вторых, стандарт предлагает лучший способ сохранения знаний и опыта в компании.

Необходимые персоналу знания остаются в организации, закрепляются в стандарте и передаются «по наследству» независимо от изменений в кадровом составе. Если стандарты разработаны, то даже в случае увольнения, болезни, отпуска или перевода сотрудников на другие должности работа продолжает выполняться без потери качества. Также не маловажно, что стандарт представляет собой практический инструмент для адаптации новых сотрудников в коллективе и их вовлечения в производственные процессы на должном уровне[6].

Еще одним свойством стандарта является то, что он обеспечивает измерение производительности труда сотрудников предприятия. Когда все рабочие выполняют процесс одинаково на основании стандартов, то это позволяет структурным руководителям предприятия  создавать нормы, выполнение и перевыполнение которых является основой для достойной оплаты труда.

Кроме того, с помощью использования стандартов обеспечивается возможность контролировать процесс производства, качество выпускаемой продукции, обслуживания оборудования и иной работы сотрудников. Будучи закреплен на бумаге, стандарт является официальным документом — сверяясь с ним, сотрудник всегда знает, что делать в той или иной ситуации. Это привносит в его работу стабильность и экономит время структурных руководителей. Также важно отметить, что стандарт создает основу для улучшения процессов на предприятии. Если процесс выполняется рабочими по-разному, то это создает затруднения для принятия решений об его улучшении структурными руководителями[5].

К следующему свойству стандарта относится то, что он является основой для обучения рабочих предприятия. Акцент на профессиональных особенностях форм поведения позволяет точно определить, какие навыки следует развивать у сотрудника, на какие ошибки обращать внимание в первую очередь. Наличие стандартов на предприятии служит основой для разработки программ обучения рабочих.

Еще одно свойство заключается в том, что стандарт обеспечивает предотвращение ошибок рабочими при выполнении ими работы. Существование стандарта позволяет избавиться от ошибок категории «забыл» или «не проверил».

Таким образом, стандарт побуждает руководство предприятия постоянно думать о том, какие ошибки в производственном процессе могут допускать рабочие, когда и как вмешаться в процесс производства, чтобы предотвратить такие ошибки [11].

Процедура создания и внедрения системы стандартов включает в себя следующие основные этапы:

• написание стандартов,
• работа по стандартам,
• выявление отклонений и проверка стандартов по точность,
• корректировка стандартов.

На первом этапе необходимо выделить процессы для стандартизации, проанализировать их для устранения бесполезных действий и формализовать стандарты. На следующем этапе структурные руководители информируют рабочих о введении стандарта в действие, организуют и проводят обучение по работе со стандартами, после чего рабочие приступают к применению стандартов в рамках выполняемой ими работы. Стандарты должны находиться на каждом рабочем месте, чтобы быть доступными для сотрудников.

В процессе работы по стандартам задача структурных руководителей сводится к оценке результатов применения стандартов, выявлению отклонений и определению их причин. Контроль над соблюдением стандартов может осуществляться через визуальное управление, показатели деятельности работников или систему периодической проверки, установленную на предприятии.

На заключительном этапе работы проводится корректировка стандартов с учетом выявленных отклонений и их установленных причин. При этом основная задача сводится к поддержанию и улучшению стандартов на предприятии.

В результате внедрение на предприятии системы стандартов позволяет регламентировать деятельность всей организации. При этом следует отметить, что регламентация деятельности является необходимой не только для категории рабочих, но и для всех сотрудников организации. Рассмотрим подробнее, что дает регламентация деятельности для каждой категории сотрудников.

Для высшего руководства регламентирующие документы - инструмент, который позволяет не отвлекаться на текущие и незначительные проблемы управления. При поставленной системе регламентации руководителю достаточно один раз установить набор правил - и он может быть уверен в том, что они будут правильно выполняться.

Руководителям среднего звена регламентация деятельности позволяет представлять систему управления организацией комплексно: где заканчивается и начинается очередная зона ответственности, правильно ли поделены функции, кто руководит тем или иным процессом и как оцениваются результаты этой деятельности.

Для линейных руководителей, перед которыми уже поставлены конкретные задачи, регламентация деятельности - это руководство к действию, где должны быть описаны способы (технологии) достижения намеченных целей. На практике во время реализации многих проектов те линейные руководители, которые изначально были настроены против лишних бумажек, получив на руки регламент, со временем осознают, что работать стало гораздо проще и удобнее[4].

Исполнители - категория персонала, которая является, пожалуй, основным пользователем регламентирующих документов. Одним из признаков хорошо составленного регламентирующего документа является то, что он понятен исполнителю. Таким образом, цель регламентации заключается в разработке и утверждении однозначных правил поведения всех сотрудников в рамках определенной деятельности в организации. Грамотно выстроенная система стандартов на предприятии не требует значительных капиталовложений и доступна абсолютно любой организации. Она позволяет повысить управляемость организацией, усилить систему контроля, достичь прозрачности и понятности деятельности сотрудников. В результате это позволяет повысить эффективность деятельности всей организации в целом и получать стабильный доход даже в сложной внешней обстановке рынка[6].