Шпаргалка по "Теории организации"

 

Это могут быть решения: а) местного и оперативного характера, такие как решения, касающиеся закупок  и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен; б) долгосрочного, стратегического  характера – решения, связанные  с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделия, вхождением в корпорацию и выходом  из нее.

 

К звеньям аппарата, производящим информацию, относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой  технических инструкций; бухгалтерия  и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности.

 

К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения  по управлению производством; подразделения  по управлению продажами; аппарат высшего  руководства.

 

Звенья аппарата, производящие продукцию и того и другого  типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения.

 

Руководство предприятий  должно заниматься вопросами продуктивности как «фабрик информации», так  и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат.

 

Это может быть больший  объем информации; более высокое  качество информации; более своевременная  информация. Применительно к решениям повышение продуктивности – это  увеличение стоимости решений на единицу затрат.

 

Практически это означает: большее число решений; более  высокое качество решений; более  своевременные решения.

 

Оценка продуктивности работы аппарата управления представляет известную  сложность. Тщательный анализ и точное измерение часто подменяются  экспертными оценками и наблюдениями, определенный интерес представляет ранжирование информации, используемой в организациях в условиях рыночной экономики.

64. ЭВОЛЮЦИЯ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ  И МЕТОДОВ ЕГО РАБОТЫ 

 

Эволюция аппарата управления прослеживается с древних цивилизаций. Виды деятельности и методы работы аппарата управления претерпели многовековую эволюцию.

 

«Контора писаря». О существовании  контор писаря свидетельствуют литературные произведения, созданные свыше 150 лет  тому назад. Основными орудиями конторщика того времени были перо, чернильница  и бухгалтерская книга, средством  связи – личный посыльный или  пакетная служба.

 

По современным стандартам производительность такого офиса выглядит чрезвычайно низкой: каждое письмо отдельно переписывалось от руки, счета  под-считывались вручную. Единственной базой для принятия решений были счета, другой информации не было.

 

«Механизированный офис». Существенное изменение в техническом оснащении  аппарата управления произошло в 1880-х  гг. с появлением механизированного  офиса. «Механизация офиса» началась с  изобретения пишущей машинки  и появления ее на широком рынке. Но широкое распространение она  получила с появлением телефона, телеграфа  и телефакса, а также с изменением государственной почтовой системы  и железных дорог:

 

– механическим способом написанные под копирку письма, что позволило  сократить время на их написание;

 

– оперативный обмен информацией  между офисами посредством почтовой связи, телеграфа и телефона, что  позволило принимать решения  на базе более полной информации и  в более сжатые сроки;

 

– подготовка квалифицированных  кадров с тем, чтобы клерки, бухгалтеры и другие счетные работники не занимались составлением окончательных  документов.

 

В результате этих изменений  значительно повысилась продуктивность аппарата управления. С изменением техники происходили изменения  в аппарате управления и его функциях.

 

Оснащенный техникой аппарат  управления создал предпосылки для  развития современной бюрократической  организации, крупных корпораций, государственных  органов, потому что он обеспечивал  их жизненно важной информацией и  средствами для обработки документов.

 

«Электрифицированный офис». Индустриальная революция первой половины XX в. характеризовалась широкой разработкой  промышленных и бытовых орудий труда, работающих на электроэнергии или электрических  сигналах.

 

Изменялась техника аппарата управления, особенно в 1940-60-е гг., когда  стали широко применяться электрические  пишущие машинки с заменяемыми  головками, копировальные устройства, работающие с ординарной бумагой, портативные  диктофоны и факсимильные устройства. В результате появился так называемый электрифицированный офис.

 

Основной целью этого  ряда нововведений было повышение уровня делопроизводства. Повысилась продуктивность аппарата управления, улучшилось качество документов. Электрическая пишущая  машинка отличалась быстродействием  и обеспечивала четкую, качественную печать, а также позволяла варьировать  шрифтом. Копировальное устройство, работающее с ординарной бумагой, давало высококачественные копии самых разнообразных материалов при незначительных затратах. При этом существенно повысилась оперативность передачи информации.

 

Во многих компаниях разных стран «электрифицированный офис»  в настоящее время находится  на службе аппарата управления.

65. РАЗВИТИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ  ТЕХНОЛОГИЙ 

 

Современные компании для  совершенствования методов работы применяют информационные технологии, изменяющие организационную структуру  компании, способствующие разработке новых организационных взаимосвязей, которые ранее экономически были невозможны. Информационные технологии являются весьма перспективной и  эффективной средой для капиталовложений.

 

Под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят изменения в организации  и технике управления по следующим  направлениям:

 

1) меняются организация  и техника информационного обеспечения  руководителя;

 

2) осуществляется автоматизация  отдельных функций руководителя;

 

3) изменяются средства  коммуникации, не считая обмена  сообщениями через сеть микропроцессоров. Меняются методы и техника  коммуникационных отношений руководителя  с подчиненными и вышестоящими  органами управления. Автоматизированный  офис предъявляет новые требования  к деловым качествам руководителя: умению и навыкам пользоваться  сложной техникой управления, определения  стратегии развития системы, руководства  коллективом и направления его  деятельности.

 

Особое место занимает умение разрешать конфликты, быстро реагировать на возникшие проблемы, обосновывать принятые решения и  своевременно доводить их до исполнителей.

 

Творческий подход к решению  управленческих задач и развитие стратегического мышления руководителей  предполагают использование новых  информационных технологий.

 

С развитием информационных технологий и расширением сферы  использования сети «Интернет» растет ее влияние на управление компаниями. Появляются новые возможности для привлечения и сбора денежных средств, распространения информации об опыте управления, методах принятия решений, формировании стратегических альянсов, децентрализации структур и т. п. Вместе с тем Интернет ведет к глобальной финансовой трансформации: снижается стоимость сбережений и заимствований; инвестиционный капитал дешевеет; финансовые инноваторы используют новые возможности, чтобы создавать продукцию и рынки. В целом увеличивается скорость финансовых потоков, меняются рынки капиталов, финансовая система становится «прозрачной». Интернет способствует эффективному продвижению заемщиков и инвесторов на глобальные рынки.

 

Каждая компания имеет  возможность создать свой сайт в  сети Интернет. Если раньше эффективность информационных технологий измерялась ускорением деловых связей и процессов принятия решений, то теперь работа с сайтами открывает новые возможности по многим направлениям деятельности компании, таким как: отслеживание статистики посещений сайта; создание мультимедийного имиджа компании; создание базы данных поставщиков и заказчиков; осуществление электронных платежей; создание центра реагирования на запросы клиентов; осуществление разнообразных методов оплаты продукции и услуг.

 

Использование этих возможностей формирует новые модели ведения  бизнеса и принципы управления им. Под электронным бизнесом подразумеваются  любые формы сделок, которые проводятся с помощью информационных сетей. Он проникает во все сферы деловой  активности. Это стало возможным  благодаря безналичной электронной  оплате товаров и услуг и применению глобальных сетей для проведения операций по всему миру.

66. ЗНАЧЕНИЕ И ЗАДАЧИ  ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ 

 

Без развития методов проектирования структур управления затрудняются совершенствование  управления и повышение эффективности  производства в силу ряда причин:

 

– в новых условиях нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют  требованиям рыночных отношений;

 

– в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный  подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления;

 

– создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

 

– проектирование сложнейшего  механизма – механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем. Организационная  структура управления: включает систему  целей и их распределение между  различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей.

 

Сюда же относятся состав подразделений, которые связаны  определенными отношениями; распределение  задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и  децентрализации. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот  в организации. Организационная  структура – это поведенческая  система, это люди и их группы, постоянно  вступающие в различные взаимоотношения  для решения общих задач.

 

В основу методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации.

 

Сначала формулируются цели, а затем – механизм их достижения. При этом организация рассматривается  как многоцелевая система, поскольку  ориентация на одну цель не отражает ее многообразной роли в развитии экономики.

 

На построение организации  влияют внешняя среда и система  связей элементов структуры с  элементами внешней среды.

 

Системность подхода к  формированию организационной структуры  проявляется в следующем:

 

1) не упускать из виду  ни одну из управленческих  задач, без решения которых  реализация целей окажется неполной;

 

2) выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам систему функций, прав и ответственности по вертикали управления – от генерального директора предприятия до мастера участка;

 

3) исследовать и организационно  оформить все связи и отношения  по горизонтали управления, т.  е. по координации деятельности  разных звеньев и органов управления  при выполнении общих текущих  задач и реализации перспективных межфункциональных программ;

 

4) обеспечить органическое  сочетание вертикали и горизонтали  управления, имея в виду нахождение  оптимального для данных условий  соотношения централизации и  децентрализации в управлении. Все  это требует тщательно разработанной  поэтапной процедуры проектирования  структур, детального анализа и  определения системы целей, продуманного  выделения организационных подразделений  и форм их координации.

67. ФОРМИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ  СТРУКТУРЫ 

 

Содержание процесса формирования организационной структуры включает формулировку целей и задач, определение  состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение, разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления. Этот процесс можно организовать по трем основным стадиям.

 

1. Формирование общей структурной  схемы. Имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются  главные характеристики организации,  а также направления, по которым  должно быть осуществлено более  детальное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы. К принципиальным характеристикам организационной структуры относятся цели производственно-хозяйственной системы и проблемы, подлежащие решению; общая спецификация функциональных и программно-целевых подсистем.

 

2. Разработка состава основных  подразделений и связей между  ними. Заключается в том, что  предусматривается реализация организационных  решений не только в целом  по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным подразделениям аппарата управления, распределение конкретных задач между ними и построение внутриорганизационных связей.

 

3. Регламентация организационной  структуры. Предусматривает разработку  количественных характеристик аппарата  управления и процедур управленческой  деятельности. Она включает определение  состава внутренних элементов  и проектную численность подразделений,  трудоемкость основных видов  работ и квалификационного состава  исполнителей, установление ответственности  за выполнение работ, разработку  порядка взаимодействия подразделений  при выполнении взаимосвязанных  комплексов работ, расчеты затрат  на управление и показатели  эффективности аппарата управления  в условиях проектируемой организационной  структуры.