Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте

Формируется инженером отдела  эксплуатации

Оформление документов

 

Договор на оказание услуги

Оформление командировки водителя

 

Водительское  удостоверение

Регистрационные  документы на  транспортное  средство

Путевой  лист по форме № 3

Товарно-транспортная накладная

Командировочное удостоверение

Авансовый отчет

Служебное задание

 

Рис. 5  Документооборот транспортного обслуживания на  ОАО МРСК «Северо-Запада» «Вологдаэнерго»

 

          В отделе механизации работают  2 диспетчера. Один выписывает путевые листы по разнарядке, выдаёт их водителю, проверяя при этом удостоверения на право вождения автомобилем и результаты предрейсового медосмотра; инструктирует водителя об условиях заданий и особенностях маршрута, а также контролирует своевременность выхода подвижного состава на линию; ведёт журнал заявок, принимает заявки от служб и РЭС, записывает их в журнал, контролирует их выполнение; принимает от водителей путевые листы и другие документы, проверяет правильность их оформления, а также выполнение водителями сменного задания, выясняет причины его невыполнения; ведёт учёт путевых листов от РЭС; таксирует путевые листы, разносит в карточки, затем в сводную ведомость; составляет ежемесячные отчёты по горюче-смазочным материалам; ведёт учёт подвижного состава службы; ведёт учёт работы подвижного состава ПО «ВУЭС» и предоставляет ежемесячные отчёты в бухгалтерию с распределением затрат по шифрам; получает деньги на горюче-смазочные материалы, ведёт учёт о расходе и использовании их, отчитывается перед бухгалтерией; составляет отчёты по всем формам; ведёт еженедельный учёт расхода и остатков горюче-смазочных материалов. Второй составляет документы, письма для внутренней и внешней переписке по транспорту ВУЭС; ведёт учёт подвижного состава и складской учёт службы механизации; получение и приход материалов и запасных частей на склад службы механизации; списание запасных частей и  материалов со склада с составлением соответствующей документации (дефектовочный акт, накладные, акт на списание, акт на выполненные работы); подаёт заявки и ведёт учёт в сфере страхования подвижного состава; составляет ежемесячные отчёты материально-ответственного лица по горюче-смазочным материалам; получение и выдача материалов со склада горюче-смазочных материалов с составлением необходимой отчётности; составляет заявки на смазочные материалы и топливо; ведёт табель учёта рабочего времени работников службы механизации.

Путевой лист легкового автомобиля обязателен к применению в процессе организации перевозок, при планировании, управлении и учете перевозок грузов или пассажиров автомобильным транспортом и оформляется в соответствии с «Инструкцией о порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом» (30 ноября 1983 г. с изменениями и дополнениями Госкомстата России от 28.11.97 г.). В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, к первичным документам по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте относятся: путевой лист легкового автомобиля (форма №3), путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п), Журнал учета движения путевых листов (форма №8) и Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).

При работе на легковом автотранспорте штатный водитель должен иметь следующие документы:

-водительское удостоверение  соответствующей категории или  временное разрешение;

-регистрационные документы на транспортное средство и на прицеп, если таковой используется;

-путевой лист по форме №3;

-товарно-транспортную накладную (форма №1-Т) на перевозимый груз;

-при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов - специальное разрешение.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители предприятий, организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию легковых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Участие водителя в заполнении бланка путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

До выдачи путевого листа водителю диспетчер или уполномоченное на то лицо заполняет бланк формы №3, где указывает: дату его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации в журнале учета путевых листов; в строке "Режим работы" записывает код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, работа по графику или вне графика и так далее), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю; в строке «Автомобиль» указывает марку, госномер и тип автомобиля, а также его гаражный номер. В случае использования прицепов или полуприцепов, их марки, гаражные и госномера записываются в строку «Прицепы». Строка «Сопровождающее лица» должна содержать фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль в рамках задания. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 2 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику. В графе 15 "В чье распоряжение" раздела "Задание водителю" на основании заявки или разового заказа записывается наименование заказчика. Графа 16 "Время прибытия" должна отражать время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора. На лицевой стороне бланк путевого листа содержит строку "Выдать горючее" – в ней необходимо прописью указать количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы. Правильное оформление путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения заверяет диспетчер или уполномоченное лицо своей подписью в строке "Подпись диспетчера".Далее до выезда из гаража заправщик (техник по ГСМ, уполномоченное лицо) в разделе «Движение горючего» в графах 6, 8 и в соответствующих строках записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и заверяет эти записи своей подписью. На лицевой стороне унифицированная форма №3 предполагает отметку медицинского работника, который в ходе предрейсового медосмотра подписью удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем. В разделе путевого листа "Работа водителя и автомобиля" в графе 4 "Показания спидометра" механик контрольно-пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 5 "Время фактическое" проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража (число, месяц, часы, минуты); в разделе "Движение горючего" в графу 9 "Остаток при выезде" он вносит количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей заверяет подписью в этой графе. В строке "Подпись механика" механик КПП или ОТК должен удостоверить своей подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке "Подпись водителя" - водитель должен расписаться о принятии автомобиля в технически исправном состоянии и получении задания на работу. Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности: в графе 19 "Время прибытия" проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа заказчику; в графе "Заказчик" заказчик расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа; в графе  21 «При прибытии» и  22 «При убытии» заказчик проставляет соответственно значения показаний спидометров при прибытии и убытии. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки заказчиков при отказе, различных дорожных служб и тому подобное). По возвращении автомобиля в гараж оформление путевого листа производится в следующей последовательности: в разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе  2 механик КПП или ОТК записывает фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 4 "Показания спидометра"; заполняет графу 10 "Остаток при возвращении" в разделе "Движение горючего" и расписывается под ней. В разделе "Движение горючего" заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 11 "Сдано" и расписывается под ней. В строке "Сдал" водитель подписью подтверждает сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик  КПП или ОТК  в строке "Принял" подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки "Возвращение в гараж" раздела "Работа водителя и автомобиля" и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо расписывается в строке "Принял диспетчер" и регистрирует путевой лист в соответствующем журнале (форма №8).

Бланк путевого листа выдается водителю диспетчером под расписку на один рабочий день при условии сдачи им путевого листа за предыдущий день работы. Междугородный путевой лист выдается и на более длительный срок, если продолжительность перевозки должна составлять более суток. Существует также возможность использования организацией собственных путевых листов, имеющих месячный срок действия и утвержденных в учетной политике данного предприятия.

 

 

 

 

 

 

2.4 Этапы документооборота при формировании тарифной политики

 

ОАО «Вологдаэнерго» может предоставлять в эксплуатацию другим предприятиям транспортные средства. В начале клиент подает заявку на имя заместителя директора предприятия, который в свою очередь рассматривает и подписывает эту заявку, а затем отправляет её в службу механизации. В службе механизации проходит технический осмотр, смотрят можно ли дать в эксплуатацию эту машину. Если машина в исправном состоянии, то диспетчер заполняет документы: путевой лист, акт на выполненные работы, товарно-транспортную накладную. Потом эти документы отправляют в планово-экономический отдел, там высчитывают стоимость эксплуатации машины по следующей таблице.

 

Таблица № 3

№ п/п	Калькуляционные статьи	Стоимость 2 единицы машинного часа
1.	Основная оплата труда производственных рабочих	20
2.	Дополнительная оплата труда производственных рабочих 11%	2
3.	Страховые взносы от основной и дополнительной заработной платы производственных рабочих (единый социальный налог) 30,4%	(20+2)*0,304=6,69
4.	Расходы по содержанию и эксплуатации оборудования, в том числе:	3,6
4.1.	Амортизация производственного оборудования	2
4.2.	Отчисления в ремонтный фонд	-
4.3.	Другие расходы по содержанию и эксплуатации оборудования (транспортный налог и налог на имущество)	1+0,6=1,6
5.	Цеховые расходы 56%	(20+2+6,69+3,6)*0,56=18,08
6.	Общехозяйственные расходы 21%	(20+2+6,69+3,6)*0,21=6,78
7.	Итого производственные расходы	20+2+6,69+3,6+18,08+6,78=57,15
8.	Плановые накопления 15%	57,15*0,15=8,57
9.	Отпускная цена без НДС	57,15+8,57=65,72
10.	НДС 18%	65,72*0,18=11,83
11.	Отпускная цена с НДС (стоимость 2 единиц машинного часа)	65,72+11,83=77,55

 

В итоге отпускная цена с НДС стоимость 2 единиц машинного часа составляет 77,55 р.

Когда все расчеты произведены, отправляют в бухгалтерию вместе с заполненными документами. Бухгалтерия дублирует документы, оригинал оставляет себе, а дубликат отдаёт клиенту.

 

3 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ОАО «МРСК СЕВЕРО-ЗАПАДА» «ВОЛОГДАЭНЕРГО»

 

Одним из способов повышения эффективности деятельности автотранспортных предприятий, их конкурентоспособности на рынке грузо- и пассажиро перевозок является внедрение современных информационных технологий, автоматизация заполнения, обработки и выписки документов, оперативного учета, составления отчетности. Решать эти задачи автотранспортным предприятиям позволяет отраслевое решение, разработанные компанией УРА 1С  на платформе 1С Предприятие.

Конфигурация позволяет автоматизировать выписку документов (товарно-транспортные накладные, путевые листы, командировочные удостоверения, счета, счета-фактуры, приходные накладные, авансовые отчеты и т.д.), расчет стоимости транспортных услуг, учет горючего, автозапчастей и номерных агрегатов, расчеты с водителями и другими подотчетными лицами, расчет зарплаты и выработки водителей, планирование технического обслуживания и ремонтов, складской учет, учет грузо и пассажироперевозок. Это решение предназначено не просто для выписки документов, а для повышения эффективности управления автопредприятием.

Программа предполагает объединение рабочих мест диспетчеров, экономистов, руководителей автотранспортных предприятий (подразделений) в единую информационную систему. Как и во многих компаниях в автотранспортных предприятиях работа, зачастую, начинается с появления заказчика. По результатам общения с клиентом в учетной системе формируется заявка на автотранспортное средство. Стоимость услуг может формироваться как по времени, так и сдельно на выполнение определенного объема работ. По заявкам формируется разнарядка на работу автомобилей.

В зависимости от потребностей автотранспортного предприятия это может происходить ежедневно, раз в несколько дней, еженедельно, каждый час. Для каждого рейса водителю необходимо сформировать пакет, в который могут входить следующие документы - путевой лист, товарно-транспортная накладная, талон заказчика, документы на топливо, командировочное удостоверение. Это также позволяет делать программа. Применение автоматизированного заполнения документов дает возможность быстро выпустить на линию десятки автомобилей. Путевые листы могут выписываться, как повременные, так и сдельные.

В «УРА 1С Предприятие» возможно формирование путевых листов 8 видов: путевой лист на легковой автомобиль, путевой лист на грузовой автомобиль повременный, путевой лист на автобус необщего пользования, путевой лист грузового автомобиля повременный, путевой лист автобуса, путевой лист специального автомобиля, путевой лист строительной машины (механизма), путевой лист легкового такси. Формы путевых листов соответствуют типовым межотраслевым формам. Встроенные в решение алгоритмы позволяют избежать ошибок при выписке новых документов и выявить их при приеме от водителей и вводе в учетную систему. Например, контролируется уникальность номеров документов, непрерывность пробега, расхода топлива. Возможности системы обеспечивают анализ соответствия расхода топлива нормам, с учетом коэффициентов, расчет перерасхода и экономии топлива по автоколоннам, водителям, машинам. Важным участком автоматизации на автотранспортных предприятиях является учет горючего. Учетная система предоставляет информацию о расходе топлива автомобилям, путевым листам, водителям, остаткам топлива на складе, формирует документы на расход, поступление топлива.

Выдача топлива возможна в учетной системе четырьмя способами. Первый способ предполагает выписку документов на выдачу наличных денег на приобретение топлива, второй - выписку документов для выдачи талонов на оплату топлива и учета их расхода, третий - выписку документов для выдачи безналичных карт оплаты топлива и учета расхода средств на них, четвертый - выписку документов для выдачи топлива со склада предприятия. По возвращении водителя из рейса в программу заносятся фактические показатели - время возвращения, остаток горючего, показания спидометра, расход топлива. Конечный расчет путевого листа производится с использованием товарно-транспортных документов (товарно-транспортной накладной, талона заказчика). Обычно на складах хранятся горюче-смазочные материалы, запчасти, номерные агрегаты и другие товарно-материальные ценности, а также временно хранятся перевозимые грузы.       

Возможности программы позволяют вести партионный учет товарно-материальных ценностей, учет импортных товаров по номерам грузовых таможенных деклараций, выписывать приходные накладные для учета поступлений на склад, документы на перемещение товаров, списание с учетом норм, то есть осуществлять полноценный складской учет движения товарно-материальных ценностей. В программе ведется список транспортных средств. Для каждого транспортного средства помимо основных сведений - наименование, инвентарный номер, номерной знак государственной регистрации, модель - в информационной базе хранятся такие сведения, как перечень составляющих его номерных агрегатов и запасных частей, дополнительное оборудование, которым оснащено транспортное средство, тип используемого топлива, состав водителей, тарифы, применяемые при расчете стоимости услуг конкретного транспортного средства. Для каждой модели автомобиля записаны нормы расхода топлива, нормы пробега. По каждому автомобилю ведется журнал - в информационной базе хранится его пробег, рабочее время, технико-эксплуатационные показатели. В программе предусмотрено составление списка водителей. По каждому водителю осуществляется учет выданных денежных средств, рабочего времени, выработки, расхода топлива, его квалификации, почасовой ставки. Отработанное работником время определяется автоматически по путевым листам. На основе данных о работе водителей рассчитывается заработная плата. Расчет может проводиться как повременно, так и по путевым выручкам. В программе ведется учет взаиморасчетов с водителями, включая выписку авансовых отчетов, составление отчетов по использованию наличных денежных средств и безналичных (пластиковых карт, талонов).

Для взаиморасчетов с клиентами автоматизировано заполнение счетов и счетов-фактур. Формирование этих документов происходит после выполнения работ. Для определения стоимости работ ведутся списки повременных и сдельных тарифов, списки видов перевозок. Учет выполнения работы может вестись в тоннах, километрах, часах, тонно-километрах и операциях (доставка, погрузка, разгрузка). В программе предусмотрены ведение учета не оплаченных клиентами заказов и реестр заказов (счетов) по клиентам, а также «история» взаимоотношений с заказчиками. На этом участке учетная система предоставляет оперативную аналитику по оказанным услугам заказчикам, по видам работ.