Основные направления оптимизации делопроизводства на транспорте

На большинстве автотранспортных предприятиях ремонт и техническое обслуживание ведутся самостоятельно, поэтому в программе реализован учет ремонтов, технических обслуживаний и затрат на них. Автоматизация этого участка деятельности автотранспортных предприятий особенно актуальна, если учесть, что по статистике 50% грузовых автомобилей и автобусов имеют срок службы более 10 лет. Учет ремонта ведется с помощью документа «Акт ремонта». В документе фиксируется расход материалов и запчастей в ходе ремонта. В «Акте ремонта» указывается вид ремонта: текущий, ТО1, ТО2, капитальный. Конфигурация позволяет планировать графики технического обслуживания автомобилей на основе норм пробега. Использование информации из путевых листов позволяет исключить дублирование и повторный ввод данных различными службами предприятия, получать необходимые отчёты и формирования данных для бухгалтерского учёта и расчёта заработной платы.

В типовом решении предусмотрена возможность печати путевых  листов в формах, установленных законодательством. При этом реквизиты печатной формы заполняются автоматически. Предусмотрена печатная форма реестра путевых листов.  Все путевые листы содержат: дату и время выезда и возвращения, показания спидометра, остатки горючего при выезде и при возвращении, информацию о простоях на линии. Обычно реализуется «цепочка» путевых листов: следующий путевой лист можно вводить, если предыдущий путевой лист уже обработан. Но можно также вводить значения самостоятельно с последующей проверкой корректности показаний спидометра. Благодаря использованию справочников можно не дублировать информацию в базе данных. Так, каждый элемент номенклатуры, с которой имеет дело предприятие, описывается в типовом решении только один раз. Такая организация хранения информации помогает избежать ошибок, упрощает работу и даёт следующие преимущества: ввод исходной информации в компьютер происходит однократно, при изменении характеристик некоторого элемента справочника эти изменения приобретают силу сразу во всей базе данных. Все справочники в программе имеют реквизиты название или наименование. По этому реквизиту в дальнейшем можно организовать поиск элемента в списке. В связи с этим следует аккуратно подходить к именованию записей справочника: названия должны иметь однозначную трактовку. В справочниках содержатся: адреса, по которым осуществляются перевозки; банки - информация о всех банках, с которыми требуется работать; банковские счета, которые содержат список расчётных счетов предприятия; виды работ, выполняемые транспортными средствами; виды тары - краткое наименование вида тары или упаковки в печатной форме товарно - транспортной накладной; горючее, используемое на всех транспортных средствах предприятия; варианты расчёта налогов - перечень вариантов расчёта сумм НДС в документах, например, приходная накладная; виды перевозок - содержит список видов перевозок грузовым транспортом и используется в товарно-транспортных накладных; грузовые таможенные декларации, по которым поступали товары; список грузов к перевозке; карты - перечень карт безналичной оплаты горючего, перечисление денег на карты; классификатор единиц измерений – перечень единиц измерения, используемых в хозяйственной деятельности предприятия; контрагенты – физические и юридические лица; расстояния – маршруты; места хранения – перечень мест хранения товарно – материальных ценностей; материально – ответственные лица – ведение списка кладовщиков на выделенном складе; модели транспортных средств – перечень марок и моделей транспортных средств; договоры – сведения о договорах, заключёнными между предприятием и контрагентом; маршруты, предназначены для учёта работы транспортных средств по маршрутам, используется в путевых листах; номенклатура – список материалов, оказываемых и приобретаемых услуг, денежных документов, а также наборов запчастей; подразделения; пользователи - содержит  информацию о пользователях программы; сотрудники; типы простоев – классификация простоев транспортных средств на линии; транспортные средства; агрегаты – содержится список номерных агрегатов и запасных частей транспортного средства; оборудование – список дополнительного оборудования, установленного на транспортных средствах; тарифы – содержится список тарифов, используемых при расчёте стоимости услуг конкретного транспортного средства; топливо - содержится информация о горючем, которым можно заправлять транспортное средство. [11]

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Транспортные предприятия сегодня представляют собой уникальную площадку для внедрения средств автоматизации. Большинство технологических процессов в транспортной сфере достаточно регламентированы и легко осваивают компьютерные решения. Так, в навигационных и диспетчерских системах прочно обосновались GPS – приемники. Роль "сторожа" успешно выполняют автомобильные системы сигнализации. Бортовые компьютеры облегчают работу водителей на дальних маршрутах следования. И даже оплата проезда в общественном транспорте в ряде регионов уже осуществляется с помощью электронных средств. Важным элементом автоматизации транспортных предприятий является система электронного документооборота. При её использовании, предприятие получает ощутимый эффект экономии в производственной и управленческой сферах. Для автотранспортного предприятия существенными элементами являются основные технологические процессы:

-Планирование и распределение  объема работ

-Учет перемещения и  состояния подвижного состава (собственно  транспорта) предприятия

-Учет и анализ расхода  горюче-смазочных материалов (бензин, дизельное топливо, технические масла) и запасных частей

-Учет занятости водителей.

В каждом структурном подразделении создается значительный объем нормативной, регламентирующей и отчетной документации, которая потом курсирует внутри всей организации. Руководители подразделений стремятся аккумулировать у себя всю проходящую через них информацию. Зачастую это приводит к неоправданному дублированию документов, увеличению времени на их копирование, расстановку, поиск. Выполнение некоторых трудоемких процессов вручную чревато появлением ошибок, которые могут иметь серьезные последствия. Например, большой концентрации внимания требует заполнение и учет путевых листов. По ним позже производится расчет потребленного топлива и заработной платы водителей. Главным преимуществом автоматизации документооборота в транспортных предприятиях является как раз однократный ввод информации, и ее последующее многократное использование. Рутинный процесс упрощается, и количество ошибок сводится практически к нулю. Автоматизация документооборота в таких предприятиях сможет решить такие насущные задачи, как:

-Создать единую базу  данных предприятия (электронный  архив)

-Организовать обмен  информацией (документами) между филиалами  предприятия, отделами и конкретными  сотрудниками

-Выстроить систему контроля  исполнения документов и прозрачности их движения

-Обеспечить сохранность  и безопасность документов в  системе, устранить возможность потери документа и сократить время его поиска. При условии успешного внедрения системы автоматизации документооборота и выработки у персонала навыков работы в ней на транспортном предприятии может быть автоматизировано до 95 % всех типовых технологических процессов. И, как следствие этого, повышается эффективность труда и качество обслуживания клиентов. Внедрение автоматизированного оборота документов сократит логистические затраты, т.к. информация в системе всегда будет поддерживаться в актуальном состоянии. Поступивший заказ будет обрабатываться автоматически по заданным заранее тарифам и формулам. Каждый сотрудник, получив доступ к базе, сможет обмениваться сообщениями и координировать действия с коллегами. В автоматизированной системе документооборота представлены разнообразные поисковые возможности. В сформированной базе данных в течение нескольких секунд можно будет найти информацию о клиенте, состоянии транспортного средства, занятости водителей. Кроме того, в системе реализованы широкие информативные возможности. Операторы смогут своевременно принимать сведения о новом заказе, получать оповещения об истечении сроков оплаты или погашении задолженности клиентом. Система автоматически сможет сформировать счета на оплату в соответствии с требованиями, предъявляемыми к бухгалтерским документам. Движение финансов будет отражаться по каждому отдельному заказу за обозначенный период времени. Аналитические отчеты и статистические сводки, сформированные в системе. Таким образом, благодаря автоматизации документооборота в транспортных предприятиях форма отражения информации становится унифицированной, контроль за работой водителей и транспортных средств ведётся в режиме реального времени, а сами сотрудники предприятия получают надежный инструмент решения производственных задач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Астахова Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство. 2006. № 2. 9 с. 
2. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2007. №10 36-41 с.
3. Варламова Л.Н. ГОСТ Р ИСО 15489-1-: Значение для России // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. - №3.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.-17с.
5. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизированное делопроизводство// Секретарское дело 2006. №3 2-29 с.
6. Журналы учёта путевых листов
7. Котов К.С. Программное средство автоматизации документооборота и делопроизводства // Техника и технология. - 2008. - № 5. - 13-14 с.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.– М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2007.
9. Перепон В.П. Организация перевозок грузов: Учебник для техникумов и колледжей автотранспорт — М.: Маршрут, 2003. — 614 с.
10. Правила рабочего порядка распорядка дня
11. Программа «УРА 1-С Предприятие»
12. Спирин И.В Организация и управление пассажирскими автомобильными перевозками 5 е издание. 400 стр. стер. - М.: Издательский центр «Академия» 2014
13. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений// Секретарское дело 2007. №2 15-19 с.
14. Трудовой кодекс Российской Федерации: от 30.12.2001 № 197- ФЗ (ред. от 07.05.2009) // СЗ РФ. 07.01. 2002. № 1 (ч.1). Ст.3.
15. Устав предприятия
16. https://allbest.ru  [Электронный ресурс]
17. http://www.directum.ru/338816.shtml [Электронный ресурс]
18. http://www.gdm.ru/meropr/020403/book/index.htm [Электронный ресурс]
19. http://www.multiwork.org/catalog/.../dp-dokumentooborot-na-predpriyatii-50 [Электронный ресурс]
20. http://www.sistema-upravleniya-transportnogo-predpriyatiya

[Электронный ресурс ]

 

приложения