Делопроизводство по кадрам

В процессе реализации функции организации задача менеджмента заключается в том, чтобы придать всем компонентам организации такую форму и так «состыковать» их друг с другом, чтобы предприятие представляло собой единое целое и функционировало максимально эффективно. Поэтому на любом предприятии имеет место соподчиненность его составных частей, уровней управления, четкое разделение власти, прав и ответственности.

В практике хозяйствования может применяться несколько типов организационных структур в зависимости от масштабов деятельности, производственно – технологических особенностей, стратегических и текущих задач предприятия.

Линейная организационная структура управления – это такая структура, между элементами которой существует только одноканальное взаимодействие. При такой организационной структуре управления каждый подчиненный имеет лишь одного руководителя, который и выполняет  все административные и специальные функции в соответствующем структурном подразделении. Преимуществами организационной структуры управления линейного типа являются: четкость взаимоотношений, однозначность команд, оперативность подготовки и реализации управленческих решений, надежный контроль. Но руководитель при этом должен быть высококвалифицированным универсалом, способным решать любые стратегические и текущие вопросы деятельности подчиненных ему подразделений.

В Грязовецком городском потребительском обществе линейная структура образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы.

Во главе каждого структурного подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками, сосредоточивающий в своих руках все функции управления. Сам  руководитель находится в непосредственном подчинении руководителя высшего уровня.

В линейной структуре Грязовецкого ГОРПО разделение системы управления на составляющие части осуществляются по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей, широты номенклатуры продукции и др. При таком построении в наибольшей степени соблюдается принцип единоначалия: одно лицо сосредоточивает в своих руках управление всей совокупностью операций, подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать  распоряжения, каким - либо исполнителям, минуя их непосредственного руководителя.

К преимуществам линейной структуры управления используемой в Грязовецком ГОРПО относятся:

- единство и четкость распорядительства;

- согласованность действий исполнителя;

- четкая система взаимных связей между руководителем и подчиненными;

- быстрота реакции в ответ на прямые указания;

- получение исполнителями увязанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами;

- личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

Собственником имущества является потребительское общество как юридическое лицо. Источником его формирования являются паевые взносы пайщиков, доходы от предпринимательства и иной деятельности. Имущество закрепляется за учреждениями, созданными потребительским обществом, на правах оперативного управления.

Потребительское общество отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Оно не отвечает по обязательствам пайщиков.

Управление потребительским обществом осуществляют его общее собрание, совет и правление. Совет является представительным органом, а правление – исполнительным.

Руководителем Грязовецкого ГОРПО является Председатель Совета. Он следит за эффективностью деятельности, как всего предприятия, так и каждого структурного подразделения. Ему подчиняются заместитель по торговой и финансовой деятельности.

Правление назначается Советом потребительского общества.

Полномочия правления потребительского общества.

1.Проводить в жизнь решения Совета потребительского общества, разрабатывает прогнозы хозяйственного и социального развития;

2.Организует торговую, заготовительную, производственную и другие виды деятельности, предусмотренные Уставом; (Приложение 6)

3.Обеспечивает эффективное использование трудовых, материальных, финансовых ресурсов;

4.Вносит предложения председателю Совета на учреждение штатного расписания, положение по оплате труда, правила внутреннего распорядка работы потребительского общества; Разрабатывает и утверждает инструкцию по делопроизводству, должностные инструкции штатным работникам потребительского общества;

5.По поручению Совета разрабатывает предложения и материал, готовит документы по всем вопросам, относящихся к компетенции Собрания уполномоченных и Совета общества, вносит их совету общества. Выполняет другие поручения Совета потребительского общества.

6.Вносит предложения Совету по кандидатурам на должности руководителей предприятий, структурных подразделений, в т.ч. создаваемых обществ;

7.Представляет потребительское общество во всех предприятиях, организациях, учреждениях, судебных органах;

8.Определяет учетную политику на предстоящий финансовый год и вносит ее на утверждение председателя Совета;

9.Обеспечивает учет и отчетность потребительского общества в порядке, определяемом Закодательством РФ и Уставом потребительского общества.

Ответственность правления потребительского общества.

Правление потребительского общества несет ответственность за:

- результаты хозяйственно – финансовой деятельности;

- обеспечение сохранности товароматериальных ценностей, денежных средств и другого имущества, принадлежащих потребительскому обществу;

- исполнением бюджета потребительского общества;

- трудового законодательства;

- соблюдение правил охраны труда и техники безопасности;

- соблюдение хозяйственного, финансового и налогового законодательства;

- законность и обоснованность принимаемых решений по хозяйственным и иным вопросам;

- в выполнении решений органов управления потребительского общества.

Схема организационной структуры управления.

2.3 Анализ делопроизводства по кадрам в Грязовецком ГОРПО.

         Необходимость принятия управленческих решений, связанных с развитием бизнеса заставляет руководство организации создать такую систему учета и отчетности, которая позволила бы без проблем решать задачи.

В торговом отделе работает менеджер по торговле. В круг обязанностей менеджера по продажам входит заключение договоров между контрагентами. Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров обговаривается с каждым поставщиком отдельно, разрабатываются условия, урегулирование разногласий. Выбор контрагента для горпо это очень важный процесс, т.к. в Грязовце очень много торгующих организаций (конкурентов). От выбора контрагента зависит ценовая политика на предприятии, управление ассортиментом. Менеджер принимает решение по закупкам товаров. При современном подходе вся цепочка движения товаров – от производителя до покупателя – должна находиться под единым управлением. Необходимо чтобы на полках всегда был товар, который хотели бы приобрести покупатели. Менеджер по продажам в горпо контролирует продавцов за размещение товаров в торговом зале, выкладку товаров на полках и своевременное их выполнение. Менеджер также занимается изучением спроса, свойствам, качествам полезности товара. Он ориентируется в вопросах спроса, конкурентоспособности, жизненного цикла и стабильности товаров, анализирует и делает прогноз отдельных этапов товародвижения. В своей работе менеджер руководствуется должностной инструкцией.

Планируя работу на день, менеджер Грязовецкого ГОРПО определяет:

1.Кому, какие поручения дать (с указанием срока исполнения).

2.Список лиц, с которыми необходимо переговорить.

3.Где побывать, что обсудить или проконтролировать (например, выполнение срочных и ответственных заданий).

4.Время для бесед с членами своего коллектива, для участия в собраниях, заседаниях.

Руководитель постоянно общается с подчиненными и посетителями. Это позволяет ему получить информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления. Формами общения являются деловые (служебные) совещания, индивидуальные и коллективные встречи с работниками на рабочих местах, прием подчиненных в рабочем кабинете по служебным и личным вопросам.

Являясь руководителем отдела продаж, менеджер должен прислушиваться к высказываниям своих коллег, без обиняков поговорить с тем сотрудником, результаты продаж которого не устраивают его. Продавец который чувствует, что менеджер его уважает, ценит не пожалеет времени и сил, чтобы увеличить товарооборот.

Подбор кадров на различные должности согласно штатному расписанию осуществляется за счет анализа деловых и профессиональных знаний необходимых для выполнения должностных обязанностей предусмотренных разработанными должностными инструкциями организации. При приеме на работу для кандидатов установлен минимально допустимый уровень образования соответствующий определенной должности. В Грязовецком потребительском обществе установлена система повышения квалификации работников путем проведения различных семинаров, учебных занятий с различными категориями работников.

В настоящее время перед кадровой службой Грязовецкого ГОРПО стоят задачи определения текущей и перспективной потребности в персонале; изучение и анализ рынка труда; вопросы стимулирования труда и кадровой политики, выражающиеся в процессе и форме найма; разработка индивидуальных планов карьеры.

Решение этих задач требует совершенно иных навыков, чем те, которые были достаточны для ведения документации и составления отчетов. (Приложение 8, 9, 10)

Для эффективного управления персоналом и обеспечения нормальных условий его работы необходимо уметь делать социально – психологическую диагностику, анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненных, управлять производственными и социальными конфликтами и стрессами, планировать потребности в персонале и их деловой карьеры, управлять трудовой мотивацией.

Первым этапом модели при формировании штата является разработка и реализация кадровой политики, включающей планирование, наем, выбор, размещение сотрудников, которые смогут выполнить предстоящую работу. Для этого необходимо начать с анализа должности (работы). Чтобы сделать это, работники кадровой службы:

- осуществляют сбор данных для анализа работ и составляют формы опросных листов;

- описывают данную должность (работу);

- обрабатывают результаты, конкретно используя методы обработки;

- составляют карты спецификации работ, с указанием требуемых навыков, умения и опыта.

У руководителя кадровой службы можно выделить дополнительные функции управления: координацию и работу с кадрами.

- координация. Он действует как координатор в области управления персоналом и должен входить в состав высшего руководства предприятия.

- работа с кадрами. Отбор, наем, обучение, оценка исполнения, разработка систем вознаграждения, планирование карьеры. Кроме того, организация и руководство специальными программами (здоровье и безопасность, выход на пенсию и пр.)

Выполнение расширенного перечня функций позволяет руководителю кадровой службы более четко планировать кадровый потенциал предприятия и принимать в его формирование и развитии самое непосредственное участие.

Глава 3. Разработка мероприятий по совершенствованию делопроизводства по кадрам.

        Для принятия управленческих решений и правильной постановки кадровой службы на предприятии разработаны мероприятия по совершенствованию делопроизводства по кадрам:

1) Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума, обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.