Делопроизводство по кадрам

2) Проектирование рациональной системы документооборота:

Оптимизация системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организацией труда, например: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа; различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключал возвратное движение самих документов.

Современные методики организации документационного обеспечения как в традиционном, т.е. бумажном, варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определение фиксированных путем прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь Табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организации в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации и утверждаемых руководством организации.

В схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.

В случае утверждения руководством схемы движения документов приобретают нормативную силу.

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например когда документ от руководителя поступает непосредственно к исполнителю, минуя все другие инстанции, или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «Лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату минуя все инстанции и этапы обработки.

Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документооборота.

3) Автоматизация работы с документами:

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождением внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управления предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполненной работы, и уменьшение для этого затраченного времени.

Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждений.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадет к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранении, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто покоряющихся видов документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.

Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющих территориально обособленные структурны подразделения или очень большой годовой отчетностью, для автоматизации и регистрации которых создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние и исполнения и контроль сроков исполнения документов.

Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка-это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

4) Автоматизированные рабочие места:

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1) персональные компьютеры, объединенные в сети;

2) электронные пишущие машинки;

3) текстообрабатывающие системы;

4) копировальные машины;

5) коммуникационные средства, телефонная техника;

6) средства для автоматизации ввода архивных документов и
поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7) средства для обмена информацией — электронная почта;

8) видеоинформационные системы;

9) локальные компьютерные сети;

10) интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.

5) Электронные офисные системы:

Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы:

- автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

- организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

- осуществление эффективного поиска информации;

- обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

- ввод, подготовка и редактирование документов;

- регистрация документов;

- совместная работа над документами;

- контроль исполнения документов;

- создание баз данных (хранение документов);

- прием и пересылка документов;

- систематизация документов, формирование дел;

- подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Список используемой литературы:

1.Егоршин А.П. Управление персоналом: учебник для вузов/ А.П. Егоршин.-4-е изд., испр.- Н. Новгород: НИМБ, 2003.-720с.

2.Одегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом: Учебник для вузов.- М.: Финстатинформ, 1997.- 878с.

3.Управление персоналом организации: учебник/ ред. А.Я. Кибанов; Государственный Университет Управления. – 2-е изд.. доп. И перераб. – М.: ИНФРА-М, 2004.-638с.

4.Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: учебник/ А.Я. Кибанов; Минобразования и науки РФ; Государственный Университет Управления. – М.,ИНФРА-М.,2005.-304с.

5.Управление персоналом: учебник для вузов/ Е.А. Аксенова, Т.Ю. Базаров, Б.Л. Еремин, [и др.]; ред. Т.Ю. Базаров, ред. Б.Л. Еремин. -2-е изд., перераб. И доп. - М: ЮНИТИ,2002.-560 с.

6.Авдеев В.В. Управление персоналом: технология формирования команды: учеб. Пособие / В.В. Авдеев. – М.: Финансы и статистика, 2002.-544с.: ил.

7.Баскаков М.Н. Как правильно подготовить приказ: Учебно-практическое пособие. -2-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2003.- 128 с.

8.Блинов А.О. Искусство управления персоналом: учебное пособие для экономических колледжей и вузов/ А.О. Блинов, О.В. Василевская; Новая гуманитарная академия «ГЕЛАН»; Институт управления и образовательных технологий. – М.: ГЕЛАН, 2001.-411 с.

9.Борисова Е.А. Управление персоналом для современных руководителей/ Е.А. Борисова. – СПб.: Питер, 2003.-445 с.

10.Веснин В.Р. Менеджмент персонала: Учеб. Пособ./ В.Р. Веснин. – М.: Элит-2000.

11.Герасимов Б.Н. Менеджмент персонала: Учебное пособие/ Б.Н. Герасимов, В.Г. Чумак, Н.Г. Яковлева. – Ростов н/Д: Феникс, 2003.-448с.

12.Журавлев П. В., Карташов С.А., Одегов Ю.Г. Технология управления персоналом. Настольная книга менеджеров. – М.: Экзамен, 2000.-576 с.

13.Кадры предприятия. 300 образцов должностных инструкций: Практическое пособие Авторы-составители Д.Л. Шур, Л.В. Труханович. – М.: ДиС, 2000.-880 с.

14.Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестация: учеб. пособие для студентов вузов/ А.Я. Кибанов; И.Б. Дуракова; Государственный университет управления. -3-е изд., перераб. и доп. – М.: Экзамен, 2003.-480 с.

15.Лукашевич В.В Управление персоналом (предприятий торговли и общественного питания): Учебное пособие для средн. спец. учебных заведений/ В.В. Лукашевич. – М.: Деловая литература; М.: ГЕЛАН, 2001.-253 с.

16.Магура М.И. Современные персонал – технологии/ М.И. Магура, М.Б. Курбатова. – М.: Журнал «Управление персоналом», 2003.-388 с.

17.Макарова И.К. Управление персоналом/ И.К. Макарова: Юриспруденция, 2002.-304 с.

18.Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: учебное пособие/ Е.В. Маслов; ред. П.В. Шеметов; Минобразования РФ; Новосибирская государственная академия экономики и управления. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2000.-312 с.

19.Митин А.Н. Антикризисное управление персоналом организации: учебное пособие/ А.Н. Митин, А.Э. Федорова, Ю.А. Токарева, А.В. Овчинников. – СПб.: Питер, 2005. -272 с.

20. Мордовии С.К. Управление человеческими ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 16. – М.: ИНФРА-М, 2000.-360 с.

21.Музыченко В.В. Управление персоналом. Лекции: учебник для студ. высш. учеб. заведений/ В.В. Музыченко. – М.: Академия, 2003.-258 с.

22.Персональный менеджмент: Учебник для вузов/ Под общ. ред. д. э. н., проф. С.Д. Резника. – Пенза: ПГАСА, 2000.-546 с.

23.Пустозева В.М. Ведение трудовых книжек на предприятии. – М.: Изд-во ПРИОР, 2001.-48 с.

24.Спивак В.А. Корпоративная культура/ В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2001. -352 с.

25.Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. – М.: Дело, 2000.-336 с.