Совершенствование финансовой системы внутреннего финансового контроля на предприятии

При нынешней динамике экономической ситуации необходимым условием выживания коммерческой организации является завоевание и сохранение предпочтительной доли рынка. На это и направлена оптимизация планирования продаж.

Основным критерием оптимальности планирования продаж в рыночных условиях является учет и соотнесение (совмещение) следующих параметров контроля:

- избранная модель развития  организации (в том числе стратегия  рыночной конкуренции);

- максимальный возможный  объем продаж, определенный на  основе рыночной конъюнктуры;

- оптимальный с точки  зрения максимизации прибыли  в соответствии с возможностями  организации объем выпуска продукции (при котором обеспечивается равенство  предельного дохода и предельных  издержек);

- оптимальные продуктовые  программы;

- увязка планов продаж  с планами производства, в том  числе с оперативно-календарными  графиками выпуска готовой продукции  для обеспечения выполнения планов  продаж и отгрузок в установленные  сроки номенклатуре, а также для  формирования и увязки показателей  финансовых планов организации.

Руководству ООО «Мой дом» необходимо принять во внимание данные рекомендации и скоординировать работу отдела сбыта, возможно даже привлечь для этого еще одного экономиста.

5. Метод присвоения группы  риска заказчику и определение  параметров коммерческого кредита.

В целях контроля различных аспектов взаимоотношений с контрагентами по коммерческим договорам (в частности по договорам поставки продукции на условиях коммерческого кредитования заказчиков) и недопущения ухудшения результатов деятельности организации из-за неверного их выбора каждому покупателю (заказчику) целесообразно присваивать категорию риска. Ранжирование покупателей по категориям риска (классы риска: высокий, средний, низкий) должно производиться начальником договорно-правового отдела по разработанному алгоритму и на основе следующих условий:

а) степень выполнения обязательств по расчетам за продукцию. На основе статистического учета рассчитывается степень выполнения договорных обязательств отдельными покупателями, а также группами покупателей, сформированными по различным признакам – критерии рыночного сегментирования.

б) наличие и содержание первичной информации (материалов) о заказчике (банковские и аудиторские справки, отзывы других организаций и другое).

Установление параметров кредитования целесообразно возложить на руководителей сбытовой и финансовой служб. Параметры кредитования по каждому классу риска должны быть зафиксированы в соответствующем разделе "Положения о сбытовой политике". Принятие решения по превышению параметров кредитования по конкретным заказам должно входить в компетенцию заместителя директора по экономическим вопросам.

6. Формирование базы данных (досье) на покупателей (заказчиков). Структура досье на покупателей (заказчиков) разрабатывается одним  из руководителей отдела сбыта. Форма досье утверждается заместителем  директора по коммерческим вопросам  по представлению начальника  отдела сбыта. Формирование досье  на заказчика целесообразно возложить  на одного из работников отдела  сбыта.

Для удобства использования и быстрого доступа к данным досье целесообразно использовать возможности программы Exel-2010. эта программа предоставляет широкие возможности по составлению таблиц и расчетов в них.

7. Метод контроля экономичности  закупочных цен позволит контролировать  цены на приобретаемые товары, оценить их рост и выбрать  оптимальное соотношение цены  и качества. Рассмотрим данный  метод  на примере закупки доски  деревянной струганной. В число  основных материальных ресурсов  данного предприятия входит данная  товарная позиция. Затраты на  ее закупку составили 5% от удельного  веса затрат на материалы данного  предприятия в проверяемом периоде. Фактический объем закупки доски  за месяц составляет 14 000 куб.м.   Исходные данные для проверки представлены в таблице 14.

 

 

Таблица 14

Отчет о динамике цены товарной позиции

Доска деревянная струганная в июне 2013 г.

Наименование показателя	Цена, тыс.руб/куб.м.
На начало месяца по норме	4,0
На конец месяца по норме	4,3
Среднерыночная цена в течение месяца	5,0
Закупочная цена фактическая	4,1

 

 

Первым шагом согласно рассматриваемой методике является стоимостная оценка изменения нормативной цены Ин в течение проверяемого периода. Это изменение мотивировало увеличение плановых цен на закупку ТМЦ в размере 4200 руб.:

Ин = (4,3 - 4) х 14 000 = 4200.

Второй шаг предполагает определение отклонения фактической цены от нормативной Оф, установленной на конец проверяемого периода. Данное отклонение мотивировало экономию затрат на закупку на сумму 2800 руб.:

Оф = (4,1 - 4,3) х 14 000 = -2800.

На третьем шаге производится расчет отклонения фактической цены от среднерыночной Ор, принимаемой за условный норматив. Это отклонение позволило условно сэкономить средства в размере 1200 руб.:

Ор = (4,1 - 5) х 14 000 = -1260.

Третий шаг предполагает вычисление интегрированного результирующего показателя ИРП. В данном случае его значение составляет 140 руб.:

ИРП = 4200 - 2800 - 1260 = 140.

Вместе с тем этот результат свидетельствует, что перерасход средств на закупку проверяемой позиции ТМЦ перекрыл запланированное увеличение бюджета. При этом факт роста нормативной цены в течение проверяемого периода обычно связывается с относительно низким качеством планово-финансовой деятельности в снабжении. В ходе осуществления закупочных цен важно констатировать наличие отклонений, но и оценить их уровень, проанализировать причины их возникновения и принять меры к тому, чтобы они впредь не возникали.

В результате применения модели можно установить пороги закупочных цен и указать соответствующие управленческие действия (табл. 15 и 16).

Таблица 15

Уровни существенности отклонений закупочных цен ТМЦ

Уровень допустимости отклонений	Значения   отклонений (%), +/-
Допустимый	0 - 5
Допустимый с минимальными отклонениями	6 - 10
Допустимый со средними отклонениями	11 - 15
Допустимый с высокими отклонениями	16 - 20
Недопустимый	Свыше 20

 

 

Таблица 16

Уровни существенности и управленческих действий

Уровень существенности отклонений	Управленческие действия
Допустимый	Нет
Допустимый с минимальными отклонениями	Ретроспективный анализ отклонений, выявление экономических причин возникновения отклонений, оценка частоты их возникновения, разработка мероприятий по недопущению отклонений, в том числе корректировка методики формирования нормативных и фактических цен, проверка существующего порядка организации и ведения массива нормативных цен
Допустимый со   средними   отклонениями	Выявление экономических причин возникновения отклонений, разработка мероприятий по устранению и профилактике их возникновения, в том числе проведение проверки качества методики и способов реализации закупочного ценообразования и его контроля, анализ состава коммерческих клиентов, выявление виновников отклонений
Допустимый с высокими отклонениями	Оперативное выявление причин возникновения, разработка срочных мероприятий по устранению и профилактике возникновения отклонений, в том числе проведение инвентаризации нормативных и фактических закупочных цен, проверка достоверности представленных маркетинговой службой среднерыночных цен, усиление административного контроля за текущими закупочными ценами, аудит качества планирования закупок, инвентаризация базы коммерческих   клиентов, выявление виновников отклонений
Недопустимый	Оперативное выявление причин возникновения отклонений, аудит снабженческой и финансовой деятельности, срочное выявление виновников, разработка и реализация мер административного воздействия на них, сплошная инвентаризация всех показателей и методик формирования закупочных цен, аудит качества управления хозяйствующим субъектом, принятие мер антикризисного характера

 

 

8. Использование автоматизированных систем учета для подготовки управленческих решений (позиционирование товара на рынке, выбор эффективных методов рекламы, управление товарно-материальными запасами, выбор поставщиков и покупателей, ценовая и ассортиментная политика, составление прогнозов продаж в количественном и суммовом выражении с учетом существующих условий, конкурентоспособность продукции и т.д.) позволит эффективно управлять предприятием. Качество внедряемых программных продуктов  должно быть достаточно высоким, чтобы исключить ошибки в аппаратных или программных средствах, которые могут привести к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Можно посоветовать ООО «Мой дом» обратить внимание на программы фирмы «ИНЭК». Программы серии "Аналитик" предназначены для анализа финансового состояния, финансово-экономической деятельности, мониторинга и сравнения, планирования и план-фактного финансового контроля на предприятиях различных видов деятельности.  Большим плюсом данных программных продуктов является их совместимость, после небольшой доработки, с применяемыми программами на предприятии.

9. Меры по предотвращению несанкционированного доступа к активам и файлам. Следующие меры препятствуют несанкционированному доступу к активам и файлам:

а) организация контроля за несанкционированным проникновением в помещения - охрана, пропускной режим, сигнализация, технические средства наблюдения и т.д.

б) организация контроля за несанкционированным доступом к компьютерной и некомпьютерной информационной базе - система компьютерных паролей, инициирование изменений в файлах, сейфах, мероприятия по блокированию несанкционированного получения информации с помощью технических средств (защита от наблюдения и фотографирования, подслушивания, перехвата) и т.д.

в) организация системы контроля и допуска сотрудников к ознакомлению и работе с документами и бездокументарными носителями информации конфиденциального характера. Такая система должна включать: схему выдачи разрешений на доступ сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну; оформление обязательств о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну; формальное установление порядка работы с документами с грифом "КТ" (коммерческая тайна); контроль и ведение досье на сотрудников, допущенных к работе с документами и материалами, составляющими коммерческую тайну; учет и анализ нарушений режима работы с документами, содержащими коммерческую тайну, а также различного рода попыток несанкционированного доступа к конфиденциальным документам традиционного и автоматизированного исполнения (базы данных и др.).

г) установление лимитов полномочий при заказе товаров (работ, услуг). Решения по заказам, превышающим установленный уровень, должны приниматься на совете директоров (правлении) либо на собрании (оперативном совещании) управленческих работников верхнего звена (заместителей директора по экономическим, коммерческим, финансовым, производственным вопросам и др.).

д) документальное подтверждение выполнения контрольной работы. Должностные лица должны регулярно делать отчеты в письменной форме и за своей подписью представлять их в координационный центр. Лицо, проверяющее данные отчеты, также должно ставить свою подпись, свидетельствующую о том, что они проверены. Выполнение этого правила позволяет координировать и контролировать работу звеньев системы внутреннего контроля.

е) перераспределение обязанностей между внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами, бухгалтерами). Во избежание злоупотреблений и для повышения эффективности внутреннего контроля целесообразно периодически перераспределять обязанности работников, имеющих необходимую квалификацию и допуск к соответственным видам работ: например, ежегодно перераспределять сотрудников бухгалтерии по эквивалентным с точки зрения оплаты труда (данное условие необязательно) участкам учета.

Так же следует отметить, что в целях совершенствования системы финансового контроля целесообразно сочетать жесткие (привязанные к конкретным плановым периодам) и гибкие (не привязанные к определенным срокам действия и меняющиеся достаточно произвольно по мере изменений внутренних и внешних условий функционирования организации) системы планирования деятельности организации. Сочетание двух систем планирования позволяет совершенствовать разработку стратегических и годовых планов. При таком сочетании долгосрочные планы определяют базовые целевые установки по направлениям деятельности, а краткосрочные конкретизируют эти цели.

Система финансового контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее настраивать на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования предприятия, обеспечить возможность ее расширения и модернизации.

 

 Заключение

 

Финансовое состояние предприятий строительного комплекса характеризуется системой показателей, отражающих состояние капитала в процессе его кругооборота и способность субъекта хозяйствования финансировать свою деятельность. Выдвижение на первый план финансовых аспектов деятельности субъектов хозяйствования, возрастание роли финансов являются характерной чертой и тенденцией во всем мире. В связи с этим существенно возрастает приоритетность и роль финансового анализа и контроля, основным содержание которого является комплексное системное изучение финансового состояния предприятий строительного комплекса и факторов, влияющих на их развитие, с целью оценки степени финансовых рисков, прогнозирования уровня доходности капитала и возрастания его рыночной стоимости.