Негізгі құралдар

    Барлық құжаттар  бухгалтерлік өңдеулерден өткеннен кейін папкаларға тігіледі және олардың сақталуы мен сақтау жағдайын қамтамасыз ететін ағымдағы мұрағатқа беріледі. Бұл құжаттар нөмірлерінің тәртібіне байланысты кезектілігімен түптеледі. Папканың сыртқы бетінде кәсіпорынның атауы, папканың атауы мен реттік саны, папкадағы беттер саны мен жылы және айы көрсетіледі. Құжаттарды мұрағатқа беру және оларды жою кезінде мұрағатта сақталатын актілер жасалады. Сақтауды тәртіпке келтіру үшін мынадай нысандағы мұрағат істерінің тіркеу журналы жүргізіледі:

Мұрағатқа істерді жазбаша  өкімнің негізінде бас бухгалтер  береді. Құжаттарды алуды Қазақстан  Республикасының заңнамасына сәйкес жарлықтардың негізінде тексеру, алдын  ала іздеу жүргізу және прокуратура, сот, салық комитеті мен қаржы  полициясының органдары ғана жүзеге асырады. Бас бухгалтер немесе басқа да лауазымды тұлғаның құжаттар алуды жүргізіп отырған органдар өкілдерінің рұқсатымен негізделу мен алу күні көрсетілген құжаттардың көшірмесін алуға құқықтары бар.

Құжаттардың сақталу  мерзімі жеткеннен кейін олар мұрағатқа өткізіледі, ал белгілі бір уақыт өткеннен кейін кәсіпорында жойылуға жатады.

 

 

5. Құжат айналымы және оны сақтау

 

Құжаттардың құрылуынан немесе басқа кәсіпорындардан алынуынан  бастап олардың бухгалтерлік жазбалар үшін қолданылуына және мұрағатқа берілуіне дейінгі қозғалысы құжат айналымы деп аталады. Құжат айналымының негізгі кезеңдері болып мыналар табылады:

1. Құжатты құру және рәсімдеу;
2. Құжатты есеп аппаратының (бухгалтерияның) қабылдауы;
3. Құжаттың бухгалтерияның бөлімдері және жұмыс орындары бойынша қозғалысы, оның өңделуі және есеп жазбалары үшін пайдаланылуы;
4. Құжаттың мұрағатқа тапсырылуы.

Құжат айналымының басты  мақсаты құжаттардың қозғалысын дұрыс ұйымдастыру болып табылады, демек ол бухгалтерлік есепті ұйымдастырудың бірден – бір қағидасы болып саналады.

Құжат айналымын әрбір  кәсіпорында бас бухгалтер бекітеді және кәсіпорынның барлық қызметкерлері  үшін міндетті болып табылады.     Құжаттың қандай да болмасын тәртібін бекіту шаруашылық әрекеттерінің сипаты мен ерекшеліктеріне және олардың есептік рәсімделуіне, сонымен қатар кәсіпорын мен оның есеп аппаратының (бухгалтерияның) құрылымына байланысты.

Құжаттардың әрбір түріне (талап, ілеспе құжат, шотфактура және т.б.) құжаттар қозғалысының кестесі нысанындағы құжат айналымының ерекше сызбасы дайындалады. Бұл кестеде құжаттар қандай инстанциялар (жұмыс орындары) арқылы және қандай кезектілікпен жүретіні және мұнда әрбір инстанцияда құжаттарды өңдеу бойынша және оның негізінде бухгалтерлік жазбалардың қандай процестері жүргізілетіні көрсетіледі.

Дұрыс ұйымдастырылған  құжат айналымы екі маңызды шартты қанағаттандыруы керек.

Біріншіден, әрбір құжат  үшін жіберудің қысқа жолы бекітіледі, яғни артық және қайталанбалы рейестерсіз жүретін жеке инстанциялардың ең аз саны.

Екіншіден, әрбір құжат  үшін әрбір инстанцияда (құру, рәсімдеу, өңдеу, есеп жазбалары және т.б.) құжаттармен жұмыстарды орындауға қажетті уақыттың шектелген шектерінің ең аз мөлшерлі жүру мерзімі анықталады.

Құжаттармен жұмыс жүргізетін кәсіпорынның барлық қызметкерлері  бекітілген құжат айналымын қатаң сақтаулары керек, құжат айналымын сақтауды тексеру үшін белгілі бір күнге жазбаға (шоттар бойынша жазбалар) бағытталған барлық құжаттар нақты өткізілгендігін (жазылғандығын) күнделікті қарауға мүмкіндік беретін құжаттарды орындауды бақылау жүзеге асырылады.

Құжат айналымының ұйымдастырылуы үлкен маңызды рөл атқарады. Ол бухгалтерлік есепті дұрыс жүргізудің басты шарттарының бірі болып  саналады.

Қазіргі таңда, бухгалтерлік есепті компьютеризациялаудың көмегімен  ондағы құжат айналымын арттыру мүмкіндігі зор⁵.

Құжаттар қозғалысын дұрыс ұйымдастырмай есеп еңбегінің  ұтымды бөлінуін, есеп қызметкерлерінің жұмыс мөлшерлемелерінің бірыңғайлығын, бухгалтерлік жазбалардың уақыттылығын қамтамасыз ету мүмкін.

Кез келген кәсіпорындағы  құжат айналымын бас бухгалтер дайындайды, кәсіпорын басшысы бекітеді. Онда міндетті түрде мыналарды қарастыру керек:

• Есеп берулер мен алғашқы құжаттардың атаулары;
• Құру уақыты;
• Құжаттарда жазбалар жүргізетін, қол қоятын тұлға;
• Бухгалтерияға құжаттарды тапсыру уақыты мен оған жауаптылар;
• Құжаттарды қабылдайтын, тексеретін, өңдейтін және оның бухгалтерияда қалай пайдаланылатыны мен ағымдағы мұрағатта сақталуын бақылайтын тұлға.

Барлық орындалған есеп құжаттары мұрағатта сақталады.

Құжаттардың сақталуы бухгалтерлік есептің дұрыс жүргізілуінде  ерекше рөл атқарады. Сақтаудың ұтымды жүйесі заңмен бекітілген мерзімінің ішінде құжаттардың қаз – қалпында сақталуын ғана емес, сонымен қатар олардың қандай да болмасын анықтамалар үшін кез келген сәтте пайдаланылу мүмкіндігін қамтамасыз етеді.

Мұрағатқа тапсыруға  жататын құжаттар алдын ала іздегенде  тезірек табылатын ыңғайлы жерлерде орналастырылады және ілініп қойылады немесе істер деп аталатын ерекше папкаларда түптелінеді.

Құжаттардың істерде  орналастыруы олардың сипаты мен  мақсатына байланысты мынадай белгілер бойынша жүргізіледі:

1. Заттық белгісі бойынша (сұрақтар бойынша, әрекеттер бойынша, мысалы: кассалық құжаттар, материалдық құжаттар, келісім – шарттар, тапсырыстар, сметалар және т.б.);
2. Корреспонденттік белгісі бойынша (яғни, осы құжаттарға қатысты кәсіпорындардың атаулары бойынша);
3. Хронологиялық белгісі бойынша (айлар бойынша, айлар шегінде күндер бойынша);
4. Құжаттардың нөмірлері бойынша;
5. Шоттар бойынша жазбалар жүргізілген бухгалтерлік құжаттар әрекеттердің (кассалық материалдық есеп айырысу және т.б.) түрлері бойынша бөлінуіне және айдын күніне байланысты сақталады.

Бухгалтерлік құжаттарды сақтау әдістері қолданылатын есептің  нысанына да байланысты.

Мысалы үшін, есептің  журналды – ордерлік нысаны кезінде құжаттар атаулары мен журнал ордерлердің нөмірлері бойынша олар жазылған папкаларда сақталады. Папкалардың ішінде құжаттар олардың журнал – ордерлерге жазылу кезектілігіне байланысты орналастырылады.

Мұрағатқа істер белгілі  бір тәртіппен алфавит бойынша, нөмірлері бойынша және т.б. орналастырылады.                                                                        

Мұрағаттағы орналастыру  техникасына қатысты екі негізгі  әдіс бар: 

1. Көлденеңінен сақтау;
2. Тігінен сақтау.

Көлденеңінен сақтау кезінде істер бірінің үстіне бірі көлденеңінен қойылады. Сақтаудың бұл әдісі тәжірибе жүзінде пайдалануға қолайсыз, сондықтан сирек қолданылады.

Тігінен (кітапханалық) сақтау кезінде істер тігінен, яғни бір-біріне сүйеп, бетін алдына қаратып қойылады. Бұл әдіс кеңінен қолданылады, өйткені ол істермен пайдалануда жеңілдік және қолайлылық тудырады әрі кезектен тыс бүлінуінен сақтайды. Мұрағаттар материалдардың сақталу көлемі мен сипатына байланысты орталық немесе жалпы және жергілікті (қоласты, көмекші, ағымдағы) болып бөлінеді.

Орталық мұрағатта аяқталған  есепті кезеңдердің (өткен жылдардың) істері сақталады.

Жергілікті қоласты  мұрағаттарда ағымдағы есепті кезеңнің (ағымдағы жылдың) аяқталған әрекеттері бойынша істер сақталады.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. КӘСІПОРЫННЫҢ НЕГІЗГІ ҚҰРАЛДАРЫ МЕН МАТЕРИАЛДЫҚ – ҚҰНДЫЛЫҚТАРЫНА ТҮГЕНДЕУ ЖҮРГІЗУ

 

2.1. Түгендеудің түрлері және жүргізілу тәртібі

 

Бухгалтерлік есеп шаруашылық құралдары мен олардың құрылу көздерінің құрамында, шаруашылық процестері мен олардың нәтижелерінде болатын барлық өзгерістерді уақытында және нақты  көрсетуге арналған. Есеп мәліметтері нақты бар шаруашылық құралдары мен олардың құрылу көздеріне сәйкес келуі керек. Шаруашылық іс-әрекет барысында бухгалтерлік есеп мәліметтерімен тауарлы-материалдық қорлардың нақты қолда бары арасында айырмашылық туындауы мүмкін:

• Табиғи себептерге байланысты (кеуіп, құрғап кету, сусымалы тауарлардың тасымалдау және сақтау кезіндегі салмағының азаюы, ұнтақталу, тозаңға  айналу, төгілу);
• Құралдарды қабылдаған немесе босату кезіндегі жетіспеушілік (қате есептеу, қағыс өлшеу, салмақ кемдігі);
• Есептеу кезіндегі қателер – арифметикалық қателіктер, алғашқы құжаттардағы жаңылыстар, құжаттық мәліметтерді қате көрсету;
• Ұрлық, қымқыру, кем өлшеу – материалдық құндылықтарды қабылдау мен босату кезіндегі, ақша және басқадай заттарды беру кезінде кем беру, есептеу, сондай-ақ құралдарды тікелей сіңіріп кету⁶.

Осы жағдайлар кәсіпорын  басшысының мерзім сайын материалды жауапты тұлғаның міндетті түрде қатысуымен құндылықтардың нақты бар болуы мен есеп айырысулардың мәліметтерін тексеру қажеттілігін тудырады. Мұндай тексеруді түгендеу деп атайды.

Түгендеу – бұл негізгі құралдар, тауарлы-материалдық құндылықтар, аяқталмаған өндіріс, ақша-қаражаты, есеп айырысуларды есеп мәліметтерімен салыстыратын бухгалтерлік есеп әдісі элементтерінің бірі болып табылады. Бухгалтерлік есеп әдісі элементіне қатысты, ол тек бухгалтерлік есептің маңыздылығын көрсетіп қоймайды, сонымен қатар бухгалтерге тәжірибе жүзінде өте қажетті болғандықтан, осы сауалға неғұрлым толығырақ тоқталамын.

Түгендеудің негізгі  міндеті болып табылатындар:

• негізгі құралдардың, тауарлы-материалдық құндылықтардың, ақша қаражаттары мен бағалы қағаздардың нақты қолда барын, сондай-ақ аяқталмаған өндіріс көлемін айқындау;
• нақты қолда бар бухгалтерлік есептің деректерімен салыстыру арқылы тауарлы-материалдық құндылықтар ақша қаражаттарының сақталуына бақылау жасау;
• сапа стандартына жауап бермейтін, яғни өзінің бастапқы сапасын ішінара жоя бастаған тауарлы-материалдық құндылықтарды анықтау және т.с.с.;
• материалдық құндылықтар ақша қаражаттарын сақтау ережелерінің, сондай-ақ машиналарды, жабдықтарды және басқа негізгі құралдарды ұстау мен пайдаланудың ережелерін орындауды тексеру;
• баланста ескерілген тауарлы-материалдық құндылықтардың шынайы құнын, кассадағы, есеп айырысу шотындағы, валюталық шоттағы, басқа шоттардағы ақша қаражаттарының сомаларын, алынған және берілген вексельдер бойынша, қаржы органдарына салықтар бойынша дебиторлық және кредиторлық берешектерді және баланстың басқа баптарын тексеру⁷.

Түгендеуді меншік нысанына, қызмет ету түріне және жұмыс тәртібіне  қарамастан барлық кәсіпорындарда жүргізеді. Ол құжаттандырудың міндетті қосымшасы  болып табылады. Барлық шаруашылық құбылыстарының толық және дұрыс көрсетілуін түгендеуді құжаттандырудың көмегімен ғана қамтамасыз етуге болады.

Шаруашылық құралдарын қамту толықтығына байланысты түгендеу толық және ішінара болып бөлінеді.

Толық түгендеу, ереже бойынша, жылына бір рет жылдық есеп берудің алдында жүргізеді, оның мақсаты – кәсіпорын балансында барлық активтер мен пассивтердің шынайы бейнеленіп көрсетілуін қамтамасыз етеді. Сонымен бірге толық түгендеу бақылау жүргізуші органдардың талап етуі бойынша да жүргізілуі мүмкін.

Ішінара түгендеу түгенделетін объектілердің тек белгілі бір бөлігін ғана қамтиды, яғни шаруашылық құралдарының қандай да бір түрін ғана, мысалы, негізгі құралдар, кассадағы бар ақшалай қаражат.

Түгендеу сипатына байланысты былай бөлінеді:

Жоспарлы түгендеу жүргізудің мақсаты мен мүмкіндігіне байланысты алдын ала белгіленген мерзімде жүзеге асырылатын түгендеу.

Кездейсоқ, кәсіпорын басшысының өкімімен, бақылаушы органдардың тапсырысымен, материалды - жауапты тұлғалардың ауысуы кезінде, табиғат апатынан кейін жүргізілетін түгендеу. Түгендеуді тексерілетін құндылықтарға жауап беретін жауапты тұлға болып тағайындалған арнайы комиссия жүргізеді.

Әдетте түгендеуді мынадай  мерзімдерде өткізеді:

• Негізгі құралдарға - кемінде жылына бір рет (1 қарашадан ерте емес);
• Ғимараттарды, үйлерді және негізгі құралдардың тағы басқа жылжымайтын объектілерін-2-3 жылда бір рет;
• Күрделі қаржы - жылына бір рет (1 желтоқсаннан ерте емес);
• Аяқталмаған өндіріске – 1 қаңтарға қарай;
• Күрделі жөндеудің, алдағы кезеңдердің шығындарын – тоқсанында бір реттен кем емес;
• Мұнай өнімдерін – айына бір реттен кем емес;
• Банкпен есеп айырысуларды – жеке шоттары бойынша көшірме алу шарасына орай;
• Қаржылық органдармен есептесулерді – тоқсан сайын;
• Ақшалай қаражат пен қатаң есептегі құжаттарды айына бір реттен кем емес;
• Балансаралық есептер (еншілестерімен, тәуелділерімен, заңды тұлғалармен бірлесіп бақыланатындармен) - әрбір айдың бірінші күнінде;
• Басқадай дебиторлармен, кредиторлармен есеп айырысуларды – жылына екі рет;
• Баланстың басқа баптарын – келесі есепті жылдың 1 қаңтарына.