Организация обслуживания корпоративных туристов

 

Постепенно ситуация нормализуется. Теперь практически у каждого артиста или музыканта есть свой менеджер, который и ведет переговоры об условиях выступления. Создается единый график оплаты труда артиста. Продюсерские центры начинают концентрироваться на создании и продвижении различных эстрадных проектов, а когда тот или иной коллектив приглашают выступить на корпоративном мероприятии, выполняют функции его менеджера. Сотрудники ресторанов совершенствуются в своем деле, многие из них умеют грамотно организовать банкет и уже не берутся за создание шоу-программы.

 

Среди организаторов праздников есть зарекомендовавшие себя перед клиентами, «проверенные временем». Разработкой концепции праздника, подбором и координацией исполнителей занимаются люди с опытом, они решают поставленные вами задачи, создают действительно оригинальный сценарий, предоставляют широкий выбор артистов и дают гарантии.

 

Большинство корпоративных мероприятий, что вполне естественно, проводится за пределами офисов компаний (78,1%), с таким же времяпрепровождением связано и большинство пожеланий относительно будущих вечеринок (82%). Традиционной популярностью пользуются городские кафе и рестораны, загородные пансионаты и базы отдыха, а также выезды на природу.[12]

 

Но, независимо от вида и места проведения корпоративного мероприятия, существуют общие правила по их организации и проведению (Приложение 2).

 

В первую очередь, должна быть поставлена чёткая задача перед корпоративным мероприятием, будь то вечеринка, семинар или PR акция.

 

Второе - подробный план корпоративного мероприятия.

 

Третье – необходимо составить смету мероприятия.

 

Четвёртое - проводится соцопрос сотрудников, для того чтобы учесть их пожелания по проведению корпоративного мероприятия.

 

Пятое - решить, кто будет организовывать мероприятие, и найти исполнителя.

 

Существует стандартный пакет услуг по организации и проведению корпоративного праздника, который обычно включает:

 

-                   Подбор места проведения (ресторан, банкетный зал, площадка на открытом воздухе).

 

-                   Праздничное оформление, соответствующее концепции мероприятия.

 

-                   Разработка сценария проведения праздника.

 

-                   Развлекательная программа.

 

-                   Организация питания (фуршеты, банкеты, выездное питание).

 

-                   Техническое обеспечение праздника (свет, звук, спецэффекты, сценические конструкции и прочее).

 

-                   Фото- и видеосъемка, изготовление фильмов и роликов.

 

-                   Транспортные услуги (аренда автобусов, лимузинов, карет).

 

Если более детально рассматривать период подготовки проведения и непосредственно саму структуру корпоративного праздника, можно выделить несколько ключевых моментов, которые являются основными его составляющими.

 

1. Подбор площадки (турбазы, теплохода, ресторана, кафе, банкетного зала) и его соответствие замыслу и духу праздника.

 

2. Банкетное меню. Если праздник не тематический (праздник пива, например) и состав блюд может быть любым, рекомендуем сделать его как можно более разнообразным, чтобы максимально угодить вкусам ваших гостей.

 

3. Техническое обеспечение площадки. Особенно, если планируется проведение шоу-программы, необходимо наличие сцены, звуковой аппаратуры, соответствующего освещения и профессионального ди-джея необходимы и на этом лучше не экономить. Ди-джей не только обеспечит техническую возможность качественной работы артистов, но и проведёт дискотеку, если она запланирована на вашем мероприятии.

 

4. Праздничное оформление. В праздничном оформлении обычно используются живые цветы и воздушные шары, надувные конструкции – многое зависит от площади помещения и предпочтений клиента.

 

Кроме того, чтобы праздник состоялся, необходимыми условиями являются:

 

1. Ведущий - крайне важный элемент, он должен, ориентируясь на месте, не имея времени на раздумья, обходить все возникающие трудности и шероховатости, чтобы для участников праздник проходил гладко. От его профессионализма, опыта, личного обаяния которого зависит успех всего мероприятия. Ведущий - связующая нить праздника. Посредством тостов, поздравлений, конкурсов, розыгрышей, общего конферанса он задает тон торжеству.

 

2. Звуковое обеспечение - звуковая аппаратура и профессиональный звукорежиссер (DJ) дают возможность:

 

-ведущему, и всем произносящим речи говорить в микрофон, не надрываясь в попытках быть услышанными;

 

-обеспечить возможность выступления артистов;

 

-заполнить паузы в программе фоновой музыкой;

 

-организовать «звуковую канву» праздника (музыкальные отбивки, джинглы, фанфары, звуковые подкладки под голос);

 

-провести танцевальную часть праздника сообразно вкусам гостей, оперативно реагируя на жанровые пожелания и заказы песен (в фонотеке звукорежиссера, как правило, несколько тысяч разноплановых композиций).

 

Основной принцип построения корпоративного мероприятия – постепенное общее повышение уровня эмоциональной насыщенности до того предела, когда люди готовы развлекать себя сами: танцевать, общаться друг с другом, инициировать различные игры и конкурсы.

 

Существуют следующие основные положения:

 

-                   для максимальной эффективности и решения поставленных перед ним задач, мероприятие должно быть информационно насыщенным;

 

-                   мероприятие должно быть интересным и по максимуму учитывать предпочтения различных его участников;

 

-                   мероприятие должно быть интересным и выполнять также развлекательную функцию;

 

-                   эмоциональное состояние участников мероприятия должно идти по восходящей траектории, достигая своего пика во второй половине праздника.

 

Рассмотрим типовую структуру корпоративного праздника подробнее.

 

Сценарий мероприятия строится из нескольких блоков. Самые простые блоки – начало мероприятия и конец. Важно грамотно заполнить середину, чтобы в программе не было «провалов» и гости не заскучали. Оптимальной представляется такая схема событийной организации корпоративного праздника.

 

Первый блок. Сбор и встреча гостей. 40 – 60 мин. 

 

Съезд гостей, аперитив, приглашение занять свои места на банкете. Необходимый элемент любого мероприятия, который позволяет не только дождаться всех приглашенных, но и, что более важно, плавно ввести гостей в атмосферу праздника, настроить на дальнейшие события. Не нужно перегружать встречу гостей информационно и эмоционально. Для того чтобы гости смогли лучше сориентироваться в программе мероприятия и в пространстве праздника, можно организовать группу встречающих, раздачу программок мероприятия, лотерейных билетов, всевозможной атрибутики: значков, масок, новогодних наборов и т.д. Здесь уместна фоновая музыка, например, джазовый коллектив, камерный струнный оркестр. Неуместны яркие шоу-программы, раздача дорогих подарков, насыщенная конкурсная программа с командными играми, громкая музыка.

 

Второй блок. Официальная часть. 30 – 90 мин.

 

Поздравление от руководства компании, награждение особо отличившихся сотрудников. Как правило, присутствует на любом мероприятии. В зависимости от формата – более или менее строгая. Главная ее цель – донести до участников определенное послание, дать необходимую информацию, приблизиться к решению обозначенных в процессе планирования задач. Это отнюдь не означает перегруженность речами и официальными выступлениями.

 

Официальность этой части очень часто вполне условная. Ею может стать, например, театрализованное представление об истории и жизни компании или церемония награждения сотрудников в разных номинациях (не обязательно связанных с их профессиональной деятельностью), поздравления от подразделений компании и гостей, демонстрация различных видеосюжетов (кинокапустники, телемосты, видеопоздравления), корпоративные спектакли и т.д. Собственно говоря, все, что касается креативной составляющей мероприятия, по большей части реализуется здесь. Не обходится, конечно, и без официальных выступлений. Главное, чтобы эти официальные выступления были содержательными, желательно заранее подготовленными и достаточно краткими, укладывающимися в прописанный регламент.

 

Желательно также, чтобы эта официальная часть была идеологически продумана, несла в себе некоторую основную мысль-стержень и по максимуму интриговала бы участников мероприятия.

 

Особое место здесь занимают вопросы: как начать и чем закончить.

 

В начале официальной части необходимо привлечь внимание участников, завоевать их интерес. Они рассаживаются на свои места каждый со своими мыслями, их взгляды обращены в разные стороны, внимание рассеяно. Здесь может пригодиться слайд-шоу, составленное из архивных фотографий, танец, специально поставленный или привязанный к мероприятию тематически, сольное выступление музыканта (например, саксофониста), необычное появление ведущего и т.д. В любом случае, начало должно быть максимально ярким, просто не допускающим того, чтобы на него не обратили самое пристальное внимание.

 

Что же касается окончания официальной части, то, как многие знают – последние слова запоминаются лучше всего. Финальная песня, исполненная всеми участниками программы, фейерверк, пневмосалют, сброс шаров – вот наиболее популярные и действенные финальные приемы, которыми ни в коем случае не следует пренебрегать.

 

Основной эмоциональный заряд приходится именно на официальную часть мероприятия. Именно здесь сотрудники должны почувствовать, в какой замечательной компании они работают, какое у них прекрасное руководство, какие теплые и отзывчивые люди их окружают и какой дружный и сплоченный у них коллектив.

 

Третий блок. Продолжение банкета. Развлекательная программа. 90 – 180 мин.

 

В развлекательную программу обычно включаются выступления артистов, всевозможные конкурсы и игры. Если предыдущие этапы мероприятия проведены правильно и в соответствии с изложенными здесь рекомендациями, участники мероприятия уже достаточно разогреты и подготовлены, чтобы «на ура» воспринимать выступления артистов, активно проявлять себя в конкурсной программе. Ни в коем случае нельзя перегружать развлекательную программу. Вполне достаточно одного - двух оригинальных номеров, нескольких конкурсов, а еще лучше одной - двух игр типа «Угадай мелодию». Вместо игр может быть выступление музыкального коллектива. Независимо от этого выступление должно быть оригинальным.

 

Четвертый блок. Дискотека/свободное общение. 90 – 180 мин.

 

В это время обычно выступает приглашённая «звезда», являясь своеобразным контрапунктом праздника. Если не планируется «звезды», то начинается дискотека.

 

Главное, чтобы диджей был хорошим. То есть работал не для себя, а для публики.

 

Вообще, дискотека годится не для любого мероприятия. Иногда достаточно просто предоставить гостей самим себе и сопроводить общение легкой музыкой. Если же дискотечная часть достаточно длинная, можно предусмотреть некие события внутри нее, чтобы немного подбодрить сотрудников. Это могут быть, например, лотерея, аукцион, торжественный вывоз торта, поздравление и т.д.

 

Пятый блок. Окончание мероприятия/прощание. 15 – 20 мин.

 

Так же как необходимо плавно ввести людей в мероприятие, их нужно и умело вывести из него. Музыка становится тише, преимущество отдается медленным композициям. Если мероприятие было насыщенным, его участники к этому времени уже получили все что необходимо и достаточно быстро остывают.

 

Закончить праздник также необходимо правильно. Не просто оборвать его, а завершить торжество каким-то мощным аккордом, каким-то особенно ярким действием. Гости должны не просто покинуть праздник. Должно случиться что-то, что поставит огромную, яркую броскую точку. Некое событие, которое поможет сохранить в памяти ощущение праздника.

 

Таким финальным действом может стать запуск воздушных шаров или фейерверк.

 

После него обычно все понимают без лишних слов, что мероприятие подошло к концу. Если всем участникам предусмотрено вручение подарков, то основную часть их необходимо раздавать именно при прощании. Для того чтобы те, кто уходит раньше, без подарка не остались, обычно выделяется специальный человек или группа (подобно группе встречающих). В их задачу входит отслеживать покидающих мероприятие гостей, прощаться и вручать подарки.

 

Проведенный по такой методике корпоративный праздник с большой вероятностью получится запоминающимся, насыщенным и интересным.

 

Представленная структура - это классический вариант проведения корпоративного праздника. Любое мероприятие станет еще более интересным и насыщенным, если для него разработать индивидуальный тематический сценарий.

 

В дополнение к вышеперечисленным составляющим достойного корпоративного праздника не стоит забывать об элементарных предметах – носителях корпоративной символики (подарках, наградах, рекламной продукции). Именно эти вещи, врученные сотрудникам, в дальнейшем будут служить памятью о празднике, символом принадлежности сотрудника к компании, отмечать его успехи, а также впоследствии служить рекламным носителем.

 

Отнеся планируемый праздник к одному из типов, рассмотренных выше можно понять масштаб мероприятия, его бюджет, участников мероприятия, характер требуемых для него носителей корпоративной символики, затраты времени для подготовки.

 

При выборе подарков, необходимо помнить, что подарок способен не только порадовать того, кому его преподносят, но и придать особый статус компании-дарителю.

 

У всех корпоративных подарков также есть общие черты. Корпоративный подарок должен быть:

 

-                   долгоживущим (т.е. подарок прослужит долго, глядя на него, адресат будет вспоминать о компании);

 

-                   конкурентоспособным (т.е. подарок должен выгодно отличаться от подарков других партнеров, в первую очередь, оригинальностью);