Понятие экономической информации

3. Понятие экономической информации

Поскольку мы имеем  дело с организациями, работающими  в экономической области, то нас  прежде всего интересует экономическая  информация.

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Также под экономической информацией понимается информация, характеризующая производственные отношения в обществе. К экономической информации относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются различные системы управления.

Характеристики  экономической информации:

·    большие объемы;

·    многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

·    многообразие источников и потребителей;

·    значительный удельный вес рутинных процедур при ее обработке.

Как превратить экономическую информацию в данные

Предположим, у  нас имеется некоторый объект, обладающий определенными свойствами. Мы имеем информацию об этих свойствах. Например, это может быть информация о продажах телевизоров в некотором магазине за месяц. Будем считать, что единицей экономической информации является реквизит, выражающий определенные свойства объекта, описываемого информацией. В данном случае – это продажа телевизоров.

Реквизит состоит  из реквизита-признака, характеризующего качественные свойства описываемого объекта (наименование, время действия и  т.д.), и реквизита-основания, дающего  количественную характеристику этого  объекта.

Совокупность  логически связанных реквизитов-признаков  и реквизитов-оснований, имеющая  экономический смысл, образует показатель. Для нашего случая – это объем продаж телевизоров определенной марки. На основе показателей строятся документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей. Документы используются в процессе управления. Группа данных из реквизитов, показателей и документов, характеризующих какой-либо объект, называется информационной совокупностью. Таким образом, информация о продажах телевизоров превратилась в данные информационной системы.

Виды  экономической информации

Экономическую информацию принято подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения. По функциям управления экономическая информация разделяется на плановую, учетную, нормативно-справочную и отчетно-статистическую информацию.

Плановая (директивная) информация – включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторые периоды в будущем (месяц, квартал, год и т.д.). Например, план выпуска продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемый спрос на продукцию и прибыль от ее реализации.

Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению. В качестве учетной информации выступает информация оперативного, бухгалтерского, финансового учета. Например, количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет), зарплата рабочего за изготовление деталей (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовленной продукции (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно-справочная – содержит справочные и нормативные материалы, связанные с производственными отношениями и процессами. В общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная составляет 50–60%. Примеры нормативно-справочной информации: технологические нормативы изготовления деталей, стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены), справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т.д.

Отчетно-статистическая – отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов госстатистики, налоговой инспекции и т.д. Например годовой бухгалтерский баланс.

Классификация экономической информации по уровням управления включает в себя входную и выходную. Входная информация – информация, поступающая в фирму извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций, а также задач управления. Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы в другую. Одна и та же информация может являться как входной для одного структурного подразделения, так и выходной для другого.

Документы. В рамках информационной системы любой организации мы имеем дело с документами и документооборотом. Выше отмечалось отличие между понятиями информация и данные. Информацию связывают с содержанием сведений об объектах реального мира, а данные – с формой представления этих сведений в процессе их хранения и переработки. Движение информации в системе управления осуществляется в виде документов или сигналов.

Документ – информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Документ является основным носителем информации в  информационной системе, состоит из логически связанных реквизитов. Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов.

Наиболее традиционным в информационной системе является деление документов на документы  ручного заполнения и документы  машинного заполнения с помощью  средств вычислительной техники  и программ.

Жизненный цикл документа – интервал времени от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа – документооборот. Происходит обработка и использование документа для целей управления.

В соответствии с содержанием операций обработки  и схемой документооборота документы  по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и производные, содержащие результаты обработки.

В зависимости  от функции управления, для которой  используются документы, различают  нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и другие виды документов. По каждой функции управления или  предметным областям существует набор  форм документов, в том числе  унифицированных, которые обеспечивают сокращение многообразия форм документов для функций управления, использование минимально необходимого состава реквизитов в форме документа, соблюдение порядка размещения и форматов значений реквизитов в форме документа.

4.   Информационные потоки и необходимость их автоматизации

Потоки информации, циркулирующие в окружающем нас  мире, огромны. Во времени они имеют  тенденцию к увеличению. В этих потоках имеются документы, содержащие самую разнообразную информацию. Документы сопровождают нас на каждом шагу. Ежедневно в мире создаются  миллиарды больших и малых  документов и их копий. На производство и воспроизведение документов расходуется  огромное количество леса, а на их проверку и хранение требуется большое  количество времени. Современное общество не может существовать без документооборота.

Документооборот — последовательность прохождения документов с момента их составления или получения до момента их обработки и использования.

Основные принципы документооборота:

• рациональное и своевременное составление документов;
• последовательность охвата документами всех видов хозяйственной деятельности организации;
• взаимосвязь документов;
• рациональная обработка документов;
• сокращение путей прохождения документов;
• систематизированное изучение и совершенствование документооборота.

До обработки  документа это могут быть первичные  тексты, данные экономической информации, данные автоматических датчиков, листки изменений карточек нормативов и  пр. Документы могут быть обработаны вручную или с помощью технических  средств (ТС). После обработки вторичные  документы в надлежащем виде (форме) должны быть переданы с помощью ТС потребителям.

В любом предприятии  возникает проблема такой организации  управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Для  эффективного руководства организацией и оптимального выполнения работ  современным руководителям и  специалистам постоянно требуется  иметь в распоряжении обширную и  достоверную информацию. Этого можно  достичь в настоящее время  только с помощью средств и  методов автоматизации информационных потоков.

Информационный поток — информация, рассматриваемая в процессе ее движения в пространстве и времени в определенном направлении.

Правильный выбор  или разработка программных продуктов  для автоматизации информационных потоков в рамках информационных систем — первейшая задача современных  организаций. Для проведения совещаний  нужно иметь автоматизированные офисы, а для выполнения технологических  процессов — АИС (в том числе  АСУ), функционирующие в рамках определенных предметных областей, организаций, производств  и т. д. Введение новых безбумажных  технологий, использующих ЭВМ и новые  организационные формы их применения, повышает требования к защите информации при оперативности информационного  обмена. Так в многоуровневых системах организационного управления, таких  как банки, налоговые службы и  т. п., информационное обеспечение представляет собой сеть Банков данных, в которых  эти требования обеспечиваются.

Рассмотрим, как  идут потоки информации в АСУ.

Поток информации — это группа данных, рассматриваемых  в процессе ее движения в пространстве и времени в одном направлении. У этих данных есть общий источник и общий приемник. Поток, состоящий  из смысловых структурных элементов, называют сообщением.

Предполагается, что при управлении количеством  и качеством информации происходит ее возникновение, прием, передача и  переработка. Действие информации заключается  в снятии неопределенности ситуации. В АСУ одной из задач является передача управленческому персоналу  минимума информации, необходимой для  определения состояния производства и принятия решения. Базы данных (массивы  информации) в системе должны быть оптимально организованы на основе использования  единой системы классификации и  кодирования технико-экономической  информации, унифицированных систем документации. Информационное обеспечение (ИО) АСУ должно предоставить всем функциональным подсистемам необходимую информацию в требуемом объеме, в требуемые  сроки и в удобной для использования  форме. В процессе управления для  создания ИО должны быть осуществлены:

1. сбор информации о состоянии внешней среды и объекта управления, т. е. создание информации, называемой первичной, текущей, входной;
2. подготовка и сборка информации в соответствии с некоторой моделью управления, т. е. создание промежуточной информации;
3. выработка управляющих воздействий, т. е. создание оперативной и управляющей информации.

При сборе информации исходными документами являются те, которые служат источниками информации для других документов. Производные  документы (показатели) формируются  на основании других документов. Первичные  документы непосредственно отражают входную информацию. Конечные документы — выходные документы, а также непосредственно влияющие на объект управления.

Формированием документа (показателя) называется процесс  перехода от исходных документов (показателей) к производным. Не всегда выполняют  преобразование исходных показателей, иногда часть показателей документа  просто переносят в другой документ.

В АСУ на нижних уровнях действует детальная  информация о состоянии объекта  управления. По мере движения информации от нижних уровней управления к высшим она должна быть избавлена от лишних подробностей, бесполезной детализации. Этот процесс называется интеграцией  или сжатием информации, а сама информация — осведомительной.