Разработка модуля учета кадров на предприятии ООО «Фармаград»

В настоящее время  коммерческим предприятиям приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия  в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия  является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет - далеко не единственный пример приложения автоматизации  на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого, становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

Автоматизация деятельности предприятия представляет собой комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

• бухгалтерский учета на предприятии;
• учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;
• складской учет;
• оперативно-управленческий учет;
• кадровый учет;
• ценообразование;
• учет денежных средств;
• подсистема планирования продаж;
• расчет себестоимости продукции.

Можно привести еще целый ряд подсистем в  комплексе задач автоматизации  деятельности предприятия. Следует  отметить, что все задачи в комплексе  задач связаны между собой, а  операции, происходящие на предприятии, не могут относиться к какой-либо одной задаче.

Одна из центральных задач  автоматизации предприятия –  автоматизация кадрового учета. Управление персоналом – основным ресурсом каждого предприятия –  сегодня становится задачей первостепенной важности. Создание условий для привлечения  и удержания лучших сотрудников, своевременная подготовка кадровых ресурсов для удовлетворения потребностей бизнеса – это необходимые составляющие успеха любой компании. Но для того чтобы иметь возможность принимать верные управленческие решения, нужно владеть актуальной, полной и достоверной информацией о персонале, который, к тому же, является наиболее непостоянным, изменчивым ресурсом предприятия. Возможности его использования зависят от многих факторов – экономических, законодательных, демографических. Чтобы анализировать ситуацию, руководитель должен знать о своих кадрах всё!

Информация  о персонале аккумулируется в  кадровой службе предприятия. Деятельность кадровых служб современных предприятий, как правило, поддерживается теми или  иными программными приложениями для  автоматизации процессов ведения кадрового учета, расчета заработной платы и пр. Однако в крупных распределенных компаниях типична ситуация, когда кадровая информация различных подразделений и бизнес-единиц хранится разрозненно, частично – в бумажном виде, объемы информации очень большие, и для того чтобы провести какой-либо анализ движения персонала приходится потратить значительное количество времени и сил.

Одной из современных тенденций  в применении средств автоматизации  процессов управления персоналом на крупных предприятиях становится создание единой централизованной информационной системы управления персоналом, которая служит эффективным инструментом для автоматизации процедур отдела кадров, для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах. Единая система позволяет вводить данные однократно и в дальнейшем использовать в разных видах кадровых операций и учета. В автоматизированной системе поддерживается единое хранилище информации, что дает возможность формировать сводные отчеты и получать интересующую руководителя информацию. Технологической платформой для создания таких систем служат как отечественные решения, так и HR-модули промышленных ERP-систем класса mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite. Последние отличаются большей функциональностью, возможностью реализовывать «сквозные» бизнес-процессы, исключить «разрывы», двойной ввод данных и т.д. Одной из таких платформ является система «1С:Предприятие 8.1».

Задачей выполнения проекта  является разработка конфигурации в  системе «1С:Предприятие 8.1», ведущей кадровый учет предприятия. Конфигурация должна выполнять ввод и редактирование служебных данных и личных данных сотрудников, ввод заранее подготовленных сторонним программным обеспечением фотографий сотрудников, сортировку списка сотрудников и поиск в нем, фильтрацию списка сотрудников по какому-либо сочетанию данных. Программа должна обеспечивать просмотр и вывод на печатающее устройство данных как в виде списка сотрудников так и в виде анкеты каждого сотрудника. Кроме основных данных программа должна иметь возможность хранить различные документы сотрудника во внешних файлах и обеспечивать работу  с этими файлами при помощи приложений Windows, подключаемых к разрабатываемой программе при помощи механизма OLE. Программа должна обеспечивать ввод и изменение служебных данных сотрудников при помощи кадровых документов. Получить список сотрудников в печатной форме можно при помощи отчета о списочном составе сотрудников, формируемого в различных разрезах с возможностью наложения любой комбинации условий.

В результате разработки и внедрения данной конфигурации на качественно ином уровне будет  автоматизирован целый ряд регламентных и управленческих процедур отдела кадров. Внедрение такой конфигурации позволит эффективно организовать работу кадровой службы и других подразделений, а именно:

• Руководство будет иметь полный контроль над происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Аналитические отчеты консолидируют информацию по различным аспектам функционирования предприятия.
• Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках (с различными условиями отбора и систематизации данных).
• Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионном фонде и т.д.

Этапы выполнения проекта:

• Определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе.
• Анализ существующих разработок для решения поставленной задачи.
• Формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка целей и задач автоматизации.
• Обоснование проектных решений решения задачи.
• Разработка информационного обеспечения задачи.
• Разработка программного проекта решения задачи
• Тестирование полученного проекта, устранение недостатков

2.  Постановка задачи

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций кадрового учета, которые необходимо выполнять. Для крупной фирмы с большим числом работников количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о сотрудниках и их данных, структуре компании, классификаторах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например о сотруднике,  в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиском такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой кадровой перестановке можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно. 

Однако, использование  вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает кадровый учет на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитических отчетов. Ранее, при использовании системы бумажного кадрового учета получить списочный состав сотрудников предприятия можно было лишь, проанализировав все операции приема на работу и увольнения. При использовании автоматизированной системы учета выполнение любой операции кадрового учета  даже задним числом мгновенно меняет списочный состав сотрудников и позволяет в любой момент времени получить актуальные данные.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы кадрового учета:

• повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;
• повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения сотрудников;
• обеспечение влияния каждой вновь оформленной  операции на кадровое состояние сотрудника;
• обеспечение безопасности хранения информации;
• обеспечение многопользовательской работы.

Разрабатываемая конфигурация в системе 1С:Предприятие 8 должна представлять из себя полноценную систему кадрового учета предприятия, позволять вести все данные о сотрудниках, вводить документы кадрового учета и получать отчетность.

Задачу автоматизации  кадрового учета на предприятии  можно разбить на три основные подзадачи:

• подсистема хранения информации;
• подсистема оформления кадровых документов;
• подсистема получения отчетности.

Подсистема хранения исходной или  другими словами условно-статической  информации должна обеспечить просмотр и редактирование в удобной для  пользователя форме информации об основных объектах системы, которыми являются физические лица, как являющиеся сотрудниками, так и не являющиеся ими.

Хранение всей информации нужно  организовать таким образом, чтобы  по каждому объекту хранимых данных можно было получить связанную информацию, наложить условие в отчете, или сгруппировать в отчете. Вывод на экран должен быть организован в максимально удобной для пользователя форме. Вывод должен быть организован в виде таблицы, для просмотра списка объектов, при этом нужно предусмотреть возможность объединения элементов в группы и подгруппы, для создания иерархии элементов. Причем узлы иерархии (группы и подгруппы) так же могут быть задействованы в отчетах, как  в качестве условий, так и в качестве группировок. Для просмотра данных одного элемента необходимо разработать отдельные формы, в  которых выводится вся необходимая информация об этом элементе, а также связанная информация.

Вся информация должна выводиться не только на экран, но и на принтер.

Для всех объектов хранимой информации необходимо предусмотреть возможность заполнения реквизитов, которые при регистрации событий заполнялись бы автоматически. Это позволит упростить и убыстрить регистрацию событий.

Кроме основных можно выделить вспомогательные  данные, которые служат дополнительными  признаками, характеризующими основные данные, но по которым при фиксации событий или построении отчетности могут быть наложены условия или заданы группировки. Для просмотра и редактирования дополнительных данных также должны быть организованы формы просмотра в виде списков, а в случае необходимости с возможностью организации иерархической структуры. Если объекты дополнительной информации имеют сложную структуру, необходимо предусмотреть разработку и форм элементов этих объектов, в которых выводится вся подробная информация об объектах. Объекты дополнительной информации ничем не отличаются от объектов основной информации, за исключением того, что имеют несколько меньше данных в своем составе, а также не имеют связанной с ними информации, при этом сами выступают в качестве дополнительных данных для основных объектов хранения информации.

К подсистеме хранения информации необходимо отнести и хранение настроек системы, которые позволяют автоматически  заполнять некоторые реквизиты  при регистрации событий. К таким  настройкам следует отнести:

• Наименование организации;
• ИНН организации;
• КПП Организации;
• Фамилия руководителя организации;