Реализация основных и специальных функций управления в деятельности ГУССП «Брестская СПМК-6"

Рисунок 1.1 Система менеджмента

3.   ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Одним из главных законов эффективности человеческой деятельности является необходимость разделения и специализации труда. Именно это положение определяет причину появления в теории и практике управления такой категории как «функция». Появление функций управления связано с горизонтальным (функциональным) разделением управленческого труда и связанной с ним профессиональной специализацией управленческих работников.

Функция выступает в качестве содержания управленческой деятельности, на которые она расчленяется по двум основным признакам. Первый из них – это временная логистическая последовательность выполнения управленческих работ, которая объективно вытекает из сущности этой деятельности. Второй признак отражает специфику объекта управления, т.е. его характер, отраслевую принадлежность. Таким образом, функции управления – это специализированные по временной логической последовательности выполнения управленческих работ и характеру объекта управления виды управленческой деятельности. временная последовательность выполнения управленческих работ закреплена в первом типе функций, называемых основными, универсальными или базовыми, характер объекта управления отражается во втором типе функций, называемых специальными.

Выделение функций управления связано с появлением процессного подхода к построению технологии управления. Процессный подход был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались определить функции менеджмента. Однако они рассматривали эти функции как не зависимые друг от друга. В противоположность этому процессный подход рассматривает функции управления как взаимосвязанные.

С точки зрения процессного подхода управление рассматривается как процесс, так как работа по достижению целей с помощью других – это серия взаимосвязанных непрерывных действий. Эти действия, каждое из которых так же является процессом, называют управленческими функциями. Сумма всех функций представляет собой процесс управления. Существует несколько точек зрения на функции менеджмента:

1. А.Файоль выделял пять функций  управления. По его словам, «управлять  означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать».

2. Обзор современной литературы  позволяет выявить следующие  функции: планирование, организация, распорядительство, мотивация, руководство, контроль, координация, коммуникация, исследование, оценка, принятие  решений, регулирование.

3. В общем виде процесс управления  можно представить состоящим  из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Эти функции  объединены процессами коммуникации  и принятия решения. Руководство  рассматривается как самостоятельная  деятельность. Оно предполагает возможность влияния на отдельных работников и группы таким образом, чтобы они работали в направлении достижения целей, что необходимо для успеха организации.

4. Выделяют следующие основные  функции управления, соответствующие  определенным этапам управленческого процесса (цикла): планирование, (целеполагание, прогнозирование), организация, координирование, регулирование, мотивация, учет, анализ и контроль.

1. Характеристика функции «планирование»

Планирование как функция менеджмента означает выработку и принятие определенного постановления, письменного или устного, в котором перед объектом управления будет поставлена та или иная цель, задача. Это постановление – управленческое решение. Планирование – это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. С данной функции начинается процесс управления, от ее качества зависит успех операции. Вопросы, на которые призвана ответить  функция планирования:

Где мы находимся в настоящее время? Менеджеры должны оценить сильные и слабые  стороны организации в основных ее областях (финансы, маркетинг, персонал, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться  организация.

Куда мы хотим двигаться? Менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде определить, какими должны быть цели организации и что может помешать достижению этих целей.

Как мы собираемся сделать это? Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения поставленных целей.

В результате осуществления основной функции «планирование» должна быть создана аналитическая модель деятельности организации на тот или иной промежуток времени (неделю, месяц, квартал, год, 4-5 лет). Эта модель выражена количественными параметрами, системой показателей производственно-хозяйственной деятельности, конкретными заданиями исполнителям и сроками их выполнения. Внутрифирменное планирование выполняет роль эффективного инструмента, обеспечивающего успешную деятельность, позволяет концентрировать ресурсы на приоритетных программах и проектах. При планировании деятельности широко используются маркетинговые исследования и разработки, что дает возможность определять  и прогнозировать конкурентоспособность продукции (работ, услуг), динамику цен, объемы производства и др.

Важной подфункцией функции «планирование» является подфункция «целеполагание», которая включает выработку стратегических, текущих и оперативных целей деятельности. Эта работа персонала управления имеет самое важное значение, которое определяется ролью целей в формировании системы управления. Особое внимание при этом должно быть обращено на реальность и реализуемость вырабатываемых целей, учет динамично  изменяющихся внутренних и внешних условий функционирования организации, перспективы изменения целей в будущих периодах с учетом состояния рынка труда, финансов, сырья, комплектующих изделий, работ, услуг.

Предпосылкой планирования является прогнозирование – выявление и предвидение объективных (реальных)  тенденций, состояний развития предприятия, бизнеса в будущем, а так же альтернативных путей этого развития и сроков их осуществления.

Алгоритм прогнозирования включает в себя следующие этапы:

• анализ (количественный и качественный) тенденций развития фирмы, сложившихся проблем и новых явлений;
• вероятное, альтернативное (многовариантное) предвидение будущего развития с учетом складывающихся тенденций и выдвигаемых новых целей;
• оценка возможностей и последствий воздействия фирмы на предвидимые процессы, тенденции  развития фирмы и рыночной ситуации;
• обоснование главных направлений социальной, кадровой, производственной, коммерческой, научно-технической и финансовой политики фирмы.

2. Характеристика функции «организация»

Функция «организация» представляет собой определенную совокупность специализированных управленческих работ, целью которых является объединение людей для совместной деятельности.

Организация реализации принятых решений как функция менеджмента состоит в том, чтобы обеспечить выполнение решения с организационной стороны, т.е. создать такие управленческие отношения, которые бы обеспечили наиболее эффективные связи между всеми  элементами управляемой системы. Организовать – значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а так же установления взаимосвязей  между различными видами работ. Содержанием функции «организация» является: доведение решения до исполнения; приспособление организационной структуры фирмы к задачам намечаемой деятельности; подборка людей для конкретной работы и делегирование им полномочий, прав исполнения ресурсов организации.

В процессе их реализации воедино соединяются факторы производства (рабочая сила, предметы и труда, информация в виде способов и правил осуществления производственной деятельности) и управления (работники аппарата управления, технические средства выполнения функций и управленческая информация). В результате формируются работоспособные производственные и управленческие подсистемы в рамках единой организации – системы (предприятия, фирмы) либо учреждения государственной и общественной форм деятельности. Применительно к управлению функция «организация» представляет собой процесс:

- закрепления вариантов разделения управленческого труда между персоналом фирмы;

- построения организационной структуры системы управления фирмой;

- формирования устойчивой совокупности всех сторон деятельности предприятия (технической, экономической, финансовой, социальной и др.), т.е. организации производственных процессов и рабочих мест, на которых они выполняются.

Последовательность осуществления функции «организация» представляет собой следующие этапы:

1. Выявление целей и задач совместной деятельности людей.
2. Определение потребности в ресурсах для осуществления целей.
3. Установление последовательности действий исполнителей, продолжительности и сроков выполнения работ.
4. Выбор способов выполнения необходимых действий и взаимодействий людей для достижения целей.
5. Установление между людьми организационно-экономических отношений.
3. Характеристика функций «координирование» (согласование)               и «регулирование»

В настоящее время считается, что функция «координирование» является главной функцией менеджмента, так как управление как специфический вид человеческой деятельности, обеспечивающий поддержание режима деятельности, реализацию программ, направлено прежде всего на согласование (координацию) и организацию деятельности элементов данных систем в процессе достижения поставленных целей. При этом специфика организации деятельности и управления ею определяется используемыми механизмами координации.

Под механизмом координации понимается способ, при помощи которого реализуется функция координации деятельности, а так же такие функции управления, как контроль и коммуникация. Всего выделяется пять основных механизмов координации: взаимное согласование, прямой контроль, стандартизация результатов труда (выпуска), стандартизация рабочих процессов, стандартизация навыков и знаний.

1. Исторически (первобытное общество) самым первым используемым  механизмом координации было взаимное согласование, которое реализовывалось самими работниками (самостоятельно осуществлявшими контроль над процессом труда), а управление как специфический вид управленческой деятельности не выделялось. Взаимное согласование способствует координации деятельности благодаря простому процессу неформальных коммуникаций между работниками. Данный механизм координации в качестве основного используется либо в простейших организациях (и, соответственно, при простых условиях деятельности) технологиях и целях), либо в очень сложных, там, где существует высокая неопределенность, не позволяющая использовать прямой контроль или стандартизацию различных видов.
2. По мере усложнения человеческой деятельности произошел переход к исторически следующему (возникновение первых человеческих обществ и государств) механизму координации – прямому контролю. Именно прямой контроль ассоциируется в обыденном сознании с управлением. Он способствует координации, потому что ответственность за работу других людей, определение требуемых от них знаний и контроль над их деятельностью возлагается  на одного человека – линейного руководителя. Таким образом, использование прямого контроля  требует выделения управления как специфического вида человеческой деятельности, т.е. вертикального разделения труда.

Широкое использование прямого контроля как механизма координации  осложняется проблемами, связанными с нормой управляемости и потерей важной для принятия решений информации при осуществлении цепных коммуникаций.