Реализация основных и специальных функций управления в деятельности ГУССП «Брестская СПМК-6"

3. При дальнейшем усложнении труда проявляется еще одна устойчивая тенденция – к стандартизации. Решая задачи простые и однообразные, организация может положиться на стандартизацию трудового процесса. Стандартизация рабочих процессов предполагает точное определение (спецификацию) или программирование  содержания труда. Данный механизм координации широко использовался в СССР (в виде так называемой «научной организации труда»), поскольку хорошо соответствовал машинному серийному производству и стабильным условиям внешней среды. Однако по мере снижения серийности и усиления нестабильности  внешней среды  популярность организации труда  как научной дисциплины и фактора эффективности деятельности существенно снизились.
4. Необходимость выполнения еще более сложных задач заставляет организацию обратиться к стандартизации выпуска, т.е. спецификации результатов труда, оставляя выбор рабочего процесса за работником. Данный механизм координации начал широко использоваться в условиях децентрализации управленческих функций между головной организацией и ее подразделениями на местах, а так же для повышения эффективности управленческого труда функциональных работников. Именно данный механизм координации связан с научной дисциплиной «планирование».
5. Если стандартизировать результаты очень сложного труда невозможно (это относится к труду управленческих работников, врачей, преподавателей, юристов и фактически всех гуманитариев), то тогда организация обращается к стандартизации квалификации работников. Ее можно стандартизировать, когда координация на стадии разработки, еще до начала процесса труда. Сам процесс труда, его результаты и исходные условия – навыки (и знания) выполняющих ее людей – можно запланировать так, чтобы они отвечали заданным стандартам.

Функция «регулирование» - это выполнение текущих мероприятий по устранению отклонений от заданного организацией режима функционирования системы. Осуществляется эта функция в процессе оперативного управления совместной деятельностью людей путем диспетчеризации на основе контроля и анализа этой деятельности. Кроме этого фундаментальной задачей этой функции является поддержание необходимого соответствия  между всеми элементами системы согласно ее целям. Причем регулирование должно носить прогностический характер, т.е. обеспечивать предвидение возможных состояний и условий функционирования управляемых объектов.

4. Характеристика функции «мотивация»

Функция «мотивация» заключается в том, чтобы персонал предприятия выполнял работу в соответствии с делегированными ему правами и обязанностями, сообразуясь с принятыми управленческими решениями. В общем смысле мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения определенных целей.

Научной основой реализации функции «мотивация» на предприятии являются содержательные и процессуальные теории мотивации.

Содержательные теории мотивации основываются на определении внутренних побуждений, которые заставляют людей действовать определенным образом. Наиболее известными содержательными теориями мотивации являются:

1. Теория мотивации А.Маслоу. В соответствии с ней все потребности человека можно разделить на пять групп: физиологические потребности - необходимые для выживания; потребности в безопасности и уверенности в будущем; социальные потребности – потребности в причастности к какому-либо человеческому сообществу, группе людей; потребности в уважении, признании; потребности самовыражения.

Особенностями теории мотивации Маслоу являются:

• располагая потребности в виде строгой иерархии, Маслоу показывал, что потребности низших уровней (физиологические потребности и потребности в безопасности) требуют первоочередного удовлетворения;
• прежде чем потребность следующего уровня станет наиболее мощным определяющим фактором в поведении человека, должна быть удовлетворена потребность более низкого уровня (причем необязательно полностью);
• менеджеру необходимо наблюдать за подчиненными, чтобы определить, какие потребности движут ими.

Недостаток теории Маслоу заключается в том, что не доказан факт, согласно которому удовлетворение какой-либо одной потребности приводит к автоматическому задействованию потребности следующего уровня. К тому же в теории не удалось учесть индивидуальные отличия людей.

2. Теория мотивации Д.Макклелланда. в соответствие с ней все потребности человека можно разделить на три уровня:

• потребность власти – желание воздействовать на других людей. Тех, у кого наивысшей является потребность власти и отсутствует склонность к авантюризму или тирании, надо готовить к занятию высших руководящих должностей;
• потребность успеха. Она удовлетворяется не провозглашением успеха какого-либо человека, а процессом доведения работы до успешного завершения. Перед людьми с потребностью успеха менеджеры должны ставить задачи с умеренной степенью риска, делегировать им достаточные полномочия для того, чтобы развязать инициативу в решении поставленных задач;
• потребность в причастности. Она означает, что люди заинтересованы в компании знакомых, налаживании дружеских отношений, оказании помощи другим. Руководители должны сохранять атмосферу, не ограничивающую межличностные отношения и контакты.

3. Двухфакторная теория мотивации Ф.Герцбергера. Для того, чтобы использовать теорию Герцбергера, менеджеру  необходимо составить перечень гигиенических и мотивирующих факторов  и дать сотрудникам самим определить и указать то, что они предпочитают. В соответствии с теорией Герцбергера выделяется две группы факторов, влияющих на поведение людей:

• гигиенические факторы: условия труда, стиль руководства, социальные отношения, вознаграждение, социально-психологический климат. Проявление данных факторов дает лишь отсутствие неудовлетворенности работой у людей;
• факторы мотивации: работы как ценность сама по себе, чувство ответственности, возможность совершенствования. В случае положительного проявления наступает удовлетворение работой (положительная мотивация).

Процессуальные теории мотивации основываются на том, как ведут себя люди с учетом их восприятия и познания. В процессуальных теориях анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный тип поведения. Поведение личности определяется не только потребностями, но является также функцией восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного типа поведения.

Наиболее известными теориями мотивации являются:

1. Теория ожиданий В.Врума, основная мысль которой  состоит в надежде человека на то, что выбранный им тип поведения приведет к удовлетворению  своих потребностей. Ожидание – оценка личностью вероятности данного события. Взаимосвязи и соответствующие им ожидания, наиболее важны с точки зрения данной теории: затраты труда – результаты; результаты – вознаграждение; вознаграждение – валентность (удовлетворенность вознаграждением).

Применение данной теории в менеджменте:

• поскольку разные люди обладают различными потребностями, то конкретное вознаграждение они оценивают по-разному. руководство должно сопоставить предлагаемое вознаграждение с потребностями сотрудников и привести их в соответствие;
• для эффективной мотивации менеджер должен установить твердое соотношение между достигнутыми результатами и вознаграждением;
• необходимо давать вознаграждение только за эффективную работу;
• также менеджер должен сформировать высокий, но реалистичный уровень ожидаемых от подчиненных результатов.

2. Теория мотивации Портера-Лоулера является комплексной теорией мотивации. Основные переменные, фигурирующие в теории: затраченные усилия; восприятие; полученные результаты; вознаграждение; степень удовлетворения.

Основные положения теории:

• достигнутые результаты зависят от приложенных сотрудниками усилий, его способностей и характерных особенностей, осознания своей роли в процессе труда;
• уровень приложенных усилий определяется ценностью вознаграждения и степенью уверенности в том, что эти усилия действительно повлекут за собой определенный уровень вознаграждения;
• достигнутые результаты могут повлечь внутренние вознаграждения (удовлетворение от выполненной работы) и внешние вознаграждения (похвала руководителя, премия);
• удовлетворение – это результат внутренних и внешних вознаграждений с учетом их справедливости;
• один из наиболее важных выводов – результативный труд ведет к удовлетворению.

5. Характеристика функций «учет», «анализ», «контроль»

Функция «учет деятельности» осуществляется для получения всеобъемлющей информации о состоянии деятельности (производственной, коммерческой, финансовой и т.д.). Выполняется путем измерения, регистрации и группировки данных, характеризующих объект управления. Различают оперативный, бухгалтерский и статистический учет.

Функция «анализ деятельности» - это комплексное изучение деятельности с помощью арсенала аналитических, экономико-математических методов для: объективной оценки деятельности; выявления причин сложившегося состояния, динамики и закономерностей развития  объекта управления; выявления взаимосвязей состояния объекта с различными факторами; количественной оценки эффективности деятельности; определения «узких мест» в развитии объекта (фирмы) и возможных путей улучшения сложившегося положения.

Методы проведения анализа: сравнительный; балансовый; по отклонениям показателей от заранее запрограммированных; факторный (выявление факторов, влияющих на состояние объекта анализа) с использованием моделирования для сравнения показателей модели со сложившимся состоянием; функционально-стоимостный (выявление функций объектов анализа и использования стоимостных критериев при выборе оптимальных решений); выделения приоритетов; индексный; группировок; математической статистики.

Функция «контроль деятельности». Контроль как общая функция менеджмента – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям (поставленным целям), а так же выработки определенных действий, направленных на ликвидацию выявленных отклонений.

Выделяют три аспекта управленческого контроля:

• установление стандартов – точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;
• измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;
• подготовка необходимых корректирующих действий. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Виды контроля:

• предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления – реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим  (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);
• текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;
• заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

6. Характеристика специальных функций управления

Второй тип функций получил название специальных, так как они присущи определенным объектам управления, а их объем, содержание и число зависят от величины объекта управления, виды его деятельности и отраслевой принадлежности. Для предприятий промышленности характерны следующие специальные функции: