Система контроля в организации и оценка ее эффективности

Министерство сельского  хозяйства Российской Федерации

Федеральное государственное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Казанский государственный  аграрный университет»

Институт экономики

Кафедра управления сельскохозяйственным производством

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему: Система контроля в организации и оценка ее эффективности»

 

 

 

 

 

 

Казань- 2012

 

 

Введение    

  Планы не всегда выполняются  так, как было задумано. Люди  не всегда принимают назначенные  им права и обязанности. Руководству  не всегда удается должным  образом мотивировать людей на  достижение поставленных целей.  Меняются условия окружающей  среды, и организация должна  соответственно к ним адаптироваться. Как же руководству организации  удается определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Всё это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке,  поэтому тему контроля как функции управления мы считаем актуальной в наши дни.     

  Почему же необходим контроль? Есть несколько объективных обстоятельств,  которые обусловливают потребность  общества в организации контроля  в различных сферах экономической  и социальной жизни, а также  определяют сущностные характеристики  контроля в управлении. К таким  явлениям (обстоятельствам) прежде  всего, относятся неопределенность  и связанные с ней риски  экономических и социальных потерь.   Неопределенность — одна из основных реалий жизни. Неопределенность нельзя полностью устранить ни из каких принимаемых решений, в том числе из решений в сфере управления. Дело в том, что в основе самой неопределенности лежат неустранимые реалии общественной жизни: научно-технический прогресс, перманентные социальные изменения и другие «случайные колебания» в жизнедеятельности людей. Ситуацию неопределенности весьма образно и пессимистично выразил Мерфи в сформулированных им законах: 1. Все, что может плохого случиться, случится. 2. Даже если ничего плохого не может случиться, все равно плохое случится. И действительно случается, если пренебрегают контролем.      

  Контроль является одной из  важнейших функций управления, как  говорится - доверяй, но проверяй. Поэтому этот вопрос хорошо  изучен в экономической литературе.

Целью работы является изучение функции контроля в системе менеджмента организаций.   
      Задачи работы: 

1. изучение  теоретических основ функции  контроля в управлении организацией;  

2) практический анализ контроля  в системе менеджмента конкретной  организации.   
Предметом анализа является контроль как функция управления.   
Объект анализа - торговая организация ООО "ЛАД".  
 

 

 

 

Содержание

      Введение.

1 Глава. Функционирование системы контроля в организации.

1. Значение контроля как одной из функции управления.
2. Виды и методы контроля.
3. Методы повышения эффективности контроля.

2  Глава. Анализ организации  контрольных  процессов в организации.

                 2.1. Анализ контрольных функции  и уровня их исполнения в  основных видах деятельности  организации.

2. . Оценка эффективности контроля в организации.
3. Глава. Совершенствование методов контроля и повышение их эффективности.

           3.1. Организационные методы контрольной  деятельности.

           3.2. Совершенствование технического  и информационного обеспечения  контрольных служб.

           3.3.  Меры повышения отдачи от  проведения контрольных мероприятий  и методы повышения раскрываемости  злоупотребления.

Выводы и предложения

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Глава. Функционирование системы контроля в организации.
1. Значение контроля как одной из функции управлеия.

Для того, чтобы определить значение контроля в процессе управления требуется разобраться в функциях управления. Для большего удобства будем их рассматривать по уровням управления.

Если следовать классикам  менеджмента, то можно утверждать, что  основными функциями управления менеджеров высшего звена (Top-menager) являются следующие: планирование, организация, контроль.

Планирование – это  процесс подготовки на перспективу  решений о том, что должно быть сделано, в какие сроки и какие  ресурсы следует привлечь. Говоря о планировании, как правило, подразумевают  средне- и долгосрочный периоды, в  этом случае результатом планирования являются цели организации на данный отрезок времени.

Многие авторы считают, что  следует различать функцию организации  с руководством и мотивацией. Но каждый из них составляет свой список управленческих функций, так, например, Г. Файоль в своей книге "Общее и индустриальное управление" выделяет в функции управления планирование, организацию, командование, координирование, контроль. В рамках данной работы делается попытка объединить все взгляды на функции управления и рассмотреть возможность включения в функцию организации, как совокупности действий для достижения цели, всех смежные с ней функций, а именно: координацию, мотивацию и руководство.

Контроль для менеджеров высшего звена заключается в  определении отклонений от намеченных целей. При этом, как правило, их не интересуют ни причины, ни виновники  создавшихся проблем.

При рассмотрении функций  менеджеров низшего звена необходимо отметить, что все их действия направлены, в первую очередь, на достижение тех  целей и за счет тех ресурсов, которые были определены уровнем  выше. В связи с этим основной обязанностью менеджеров низшего звена (low-menager) становится подготовка и реализация управленческих решений, которая, в свою очередь, состоит из функций:

- подготовка управленческих  решений (постановка проблемы, выявление  альтернатив, выбор из них лучшей, подготовка необходимой документации);

- организация выполнения  решения (постановка задачи работникам, обеспечение необходимыми ресурсами,  мотивация, координирование);

- контроль исполнения  решения.

Таким образом, следуя классической теории менеджмента, можно утверждать, что контроль – это одна из важнейших  функций менеджмента, заключающаяся  в сопоставлении плановых и фактических  показателей, с помощью которой  проводятся корректирующие действия по достижению намеченных результатов.

Это следует из классических теорий управления. Однако, по мнению автора, следует глубже рассмотреть место  контроля среди функций менеджмента. Еще в 1958 году в журнале "Академия менеджмента" вышла статья Г. Кунца "Предварительный отчет о принципах планирования и контроля", где была выдвинута идея контроля, ориентированного на будущее, посредством не корректирования уже имеющихся результатов, а предупреждения будущих отклонений. Более подробно речь об опережающем контроле пойдет дальше, а здесь необходимо отметить, что данный метод контроля невозможен, без внедрения контроля во всех сферах деятельности руководителя, на всех этапах разработки и продвижения программы.

Из современных теорий следует, что контроль необходим  на всех этапах деятельности руководителя: при разработке планов проверяется  соответствие требуемых ресурсов с  имеющимися, экстраполируются ошибки прошлых аналогичных работ; при  организации работ проверяется  компетентность сотрудников. Таким  образом, контроль из обособленной функции  становится вспомогательной подфункцией  – этапом управленческой деятельности при выполнении различных функций. Контроль, на мой взгляд, – это  процедура сопоставления плановых и фактических показателей.

Если следовать этому  принципу, то в конечном звене цепи "планàорганизацияàконтроль" контроль служит лишь средством, сводящим воедино информацию, полученную с помощью промежуточного контроля и, таким образом, подводящим итоги и оценивающим конечный результат, то есть носящим информационную функцию.

В том случае, если оценка работников производится не по конечному  результату, а по текущей деятельности, то конечный контроль вообще может  не выделяться в отдельный этап управленческого  процесса, но как уже отмечалось выше, это может привести к возникновению  некоторых трудностей.

Процесс контроля

"Контроль состоит в  подтверждении того, что все идет  в соответствии с утвержденным  планом, существующими директивными  документами и действующими принципами. Иными словами, контроль –  это процесс проверки и сопоставления  фактических результатов с заданиями."

Для осуществления процесса контроля необходимо заранее, еще на этапе планирования провести работу, а именно: выбрать носители контрольной  информации, ее тип и единицы измерения, стандарты и масштаб допустимых отклонений.

Далее, при получении результатов  проводится сопоставление факта  с планом, и заключительным этапом в процессе контроля следует "обратная связь", предполагающая доведение  информации до пользователей.

Рассмотрим подробнее  этапы проведения контроля.

В качестве носителей контрольной  информации может выступать всякий объект, характеристики которого могут  меняться в результате проведения работ, если же материального носителя не существует, то в его качестве рассматриваются  объекты, непосредственно не являющиеся продуктом труда, а отражающие некоторую  рабочую информацию. В качестве носителей  контрольной информации можно выделить либо непосредственно продукт труда (швеллер –для производственного  рабочего или бизнес-план – для  работника консультационной фирмы), либо документы, фиксирующие результаты труда (акт приемки или заключенный  договор).

При выборе контрольного объекта  необходимо учитывать, о каком типе информации он может предоставить данные. В интересах контроля, как правило, рассматривают следующую информацию:

- время проведения работ;

- использованные материальные  ресурсы;

- методы достижения результата;

- качество и количество.

Грубо говоря, выбор единиц измерения заключается в подборе  метода записи контролируемой информации, наиболее полно отвечающему сложившимся  традициям и упрощающего обработку  данных. Так для подсчета количества обслуженных клиентов можно выбрать  двоичную систему измерения, но это  неудобно и вообще неуместно, люди привыкли использовать десятичную систему, поэтому  осмысление и сопоставление информации в десятичной системе будет происходить  гораздо быстрее. Так же для определения  отработанного работником за год  времени не стоит проводить измерения  в терциях.

Стандарты представляют собой  эталоны, нормативные значения, с  которыми впоследствии будут сравниваться наши фактические результаты.

При выборе стандартов, а  также единиц измерения важно  учесть то обстоятельство, что некоторые  виды работ не могут быть оценены  количественно, а качественная оценка сопряжена с различными трудностями. Особенно огромное значение этому должно придаваться именно в непроизводственном секторе, так как в нем качественная оценка занимает ведущее значение.

Для определения масштабов  допустимых отклонений важно исходить из следующего: если масштаб взят слишком  маленьким, то организация будет  реагировать на очень небольшие  отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Такая  система контроля имеет место  в сильно бюракратизованных организациях, "может парализовать и дезорганизовать работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать достижению целей. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания и сильно влиять на конечные результаты.

Обратная связь играет ключевую роль в обеспечении целесообразности (по классическим – эффективности) контроля. Для того, чтобы система  контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации, как установленные стандарты, так  и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать  вовремя и доводиться до сведения ответственных работников в виде, легко позволяющем принять необходимые  решения и действия. Решение этого  вопроса должно опираться на процесс  достижения максимальной эффективности  коммуникаций в организации.

1.2 Виды и методы  контроля.  
Виды контроля: 
Предварительный – вид контроля, осуществляемый до фактического начала работы. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организации предварительный контроль осуществляется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. 
 
^ Текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы, позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиваться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации. Для того, чтобы осуществить текущий контроль аппарату управления нужна обратная связь. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует больших затрат. 
 
^ Заключительный контроль – осуществляется после того, как работа выполнена или истекло отведённое для неё время. При заключительном контроле либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечению определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми результатами. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них заключается в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Эта процедура позволит также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля заключается в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационное вознаграждение с достижением определённых уровней результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. 
^