Совершенствование организации труда персонала

Продукт управленческого  труда — управленческие решения и практические действия, необходимые для обеспечения функционирования объекта в требуемом режиме. Поскольку управленческие воздействия на все сферы деятельности осуществляются через членов производственного коллектива, приоритетное значение имеет управление живым трудом, т.е. целесообразной деятельностью всех членов коллектива. Однако следует учитывать, что более полные результаты управленческих воздействий могут быть достигнуты только с учетом их распространения не только на живой, но и на овеществленный труд, так как производство соединяет эти две его стороны. Такой подход особенно актуален в рыночных условиях, когда возможно преобразование отдельных структурных подразделений крупных предприятий и объединений в самостоятельные предприятия, а коллектив становится хозяйствующим субъектом находящихся в его распоряжении средств  производства.

Содержание  управленческого труда применительно к конкретному объекту определяется составом функций управления. К их числу можно отнести: определение целей и планирование, организацию исполнения, координацию и стимулирование деятельности исполнителей, учет и контроль исполнения. Каждая  функция отражает определенную форму и способ управленческого воздействия на управляемый объект, обусловливая соответствующие стиль и методы управления.

В зависимости  от функциональной роли в процессе управления выделяют три основные категории -персонала управления руководителей, специалистов и других служащих. Каждой выделенных групп персонала управления присущи свои особенности с точки зрения содержания их труда, характера умственной деятельности и влияния на результаты деятельности коллектива, членами которого они являются, и производственного процесса в целом.

  Организация труда руководителя тесным образом связана с организацией всех процессов управления в аппарате, находящемся в его подчинении, и существенным образом влияет на успех управления в целом.

 2.3. Организация управленческого труда

Цели и содержание работы руководителя, специалиста следует рассматривать с точки зрения организации в целом и самого работника. Если цели деятельности работника определены нечетко или он плохо их себе представляет, можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной работы.

Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные условия для повышения его эффективности — эти задачи приобретают сегодня особенно важное значение. В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной   деятельности,   содержит   чисто   организационные, технические элементы, определенная часть которых является общей для многих профессий. Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрения организации,   используемых  методов,   принципов  и  приемов работы. Второй стороной организации личного труда являются техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной работы.

Области знаний,  изучающую  организацию личного труда  работника, основанную на использовании достижений науки передового опыта, применении технических средств и позволявшую наилучшим образом установить взаимодействие между работником и используемыми техническими средствами в процессе выполнения должностных обязанностей, называют персональным менеджментом.

Научную основу персонального менеджмента  составляет сумма знаний об организации личного труда, накопленная в практике управленческой деятельности и представленная в виде принципов, способов, методов организации трудовой деятельности персонала управления. Персональный менеджмент как наука; выявляет факторы и условия эффективной работы руководителя, специалистов и других служащих. На этой базе разрабатывается теория, содержанием которой являются принципы, формы и методы рациональной деятельности людей в процессе управления.

Однако следует помнить, что труд руководителя, специалиста  не только объективно обусловлен, он носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что, одной стороны, организация их работы подчинена определенным закономерностям, принципам, правилам, а с другой — эти правила сами требуют творческого осмысления для определения степени их применимости с учетом складывающейся производственной ситуации. Соответствующие принципы и правила служат здесь лишь исходным пунктом для работы руководителя, специалиста над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и умений, методов организации своего труда.

Исходя из принятого  определения, персональный менеджмент включает научно обоснованное решение  следующих взаимосвязанных вопросов:

организация труда в  аппарате управления (разделение тру 
да, регламентация труда по содержанию, регламентация труда 
по времени), выбор систем и методов работы;

специфические   проблемы   организации   личного   труда 
(планирование и распределение рабочего времени, управление 
потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т.д.);

организация и оснащение  рабочих мест;

организация   использования   средств  вычислительной   и 
оргтехники.

Перечень представленных вопросов определяет состав задач и направлений работы в этой области. Организация процессов труда персонала управления заключается в проектировании и внедрении рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических

|средств.

Научная организация труда  персонала управления предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении работниками должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений.

Регламентация труда означает установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить эффективную работу, если руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и  методами работы. Устаревшие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

   Среди круга  вопросов персонального менеджмента  особое значение имеют планирование и распределение рабочего времени, а также проблемы организации личного труда персонала управления. Рациональный индивидуальный рабочий стиль каждого работника является важным условием эффективной работы аппарата управления. Планирование труда руководителя, специалиста осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период, либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.

Типовыми составляющими  труда руководителя, специалиста, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение и использование рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производятся оперативно с учетом складывающейся обстановки, на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений. Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу 
рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако следует помнить о том, что от организации и оснащена рабочего места во многом зависит эффективность труда специалистов всех категорий независимо от характера и условий их деятельности. Рабочее место человека, занятого умственным трудом, — это часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда. Задача совершенствования рабочего места включает оснащение его всем необходимым в соответствии    с   характером    работы,    рациональное   расположение необходимого оснащения, создание комфортных условий работы, 
предотвращение вредного воздействия на человека неблагоприятных; 
факторов внешней среды. 

В настоящее время 40—60% рабочего времени руководителей  и специалистов затрачивается на выполнение таких функций, которые могли бы выполняться специалистами более низкой квалификации. Много времени теряется на поиск необходимой информации, данных и документов. Работа персонала управления нуждается в совершенствовании. Оно должно заключаться в первую очередь в автоматизации  рутинных операций  путем  широкого  использования в практике повседневной деятельности руководителей и специалистов  средств вычислительной и оргтехники. Автоматизация выполняемых функций позволит сэкономить не менее 15% рабочего времени. Комплексная автоматизация труда руководителей, специалистов и других служащих должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий. Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации. Организация труда работников аппарата управления представляет собой сложный и многогранный процесс. Важнейшей проблемой для любого работника сегодня является рациональное использование рабочего времени. Поэтому начальным этапом научной  организации управленческого труда является изучение использования рабочего времени работников аппарата управления, которое позволяет выявить его потери, их причины, разработать новые формы и методы выполнения работ.

3. Понятие регламентации труда, принцип регламентации труда

Регламентация – основное средство организации управленческих процессов, с помощью которого предприятие функционирует как система, ориентированная на определенные результаты.

Принцип регламентации означает установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций, нормативов, в соответствии с которыми осуществляется деятельность персонала. На практике очень важно определить оптимальную степень регламентации трудовой деятельности служащих, а также четко установить круг вопросов, при решении которых необходима жесткая, целенаправленная регламентация.

Многообразие направлений регламентации  управленческого труда можно  систематизировать по следующим  основным группам:

• Функции управления
• Организационные структуры управления
• Технология управления
• Методы организации управления
• Информация
• Кадры управления
• Технические средства управления
• Решения

3.1. Организационные формы регламентации труда управленческого персонала

Целесообразность всей совокупности действий по совершенствованию и  развитию форм регламентации управленческого труда определяется наличием и проработкой организационного механизма реализации этой деятельности. Совершенствовать процессы управления целесообразно периодически (через каждые два-пять лет). Для анализа состояния и разработки мер по совершенствованию управления необходимы знания и мастерство. Поэтому в организациях должны быть специальные структурно-обособленные подразделения для решения вышеперечисленных задач.

Их решение определяется множеством факторов, таких как:

вид предприятия (организации);

особенности производственно - хозяйственной деятельности;

масштаб производства;

численность управленческого  персонала.

финансовые возможности  организации.

Таким образом, организационные формы  регламентации управленческой деятельности «привязаны» к особенностям конкретного объекта.

Кроме того необходима выработка  методического подхода, учитывающего особенности формирования и функционирования подразделений такого рода с учетом вышеперечисленных факторов.

Разработке и реализации организационных форм управления процессами совершенствования управленческого труда персонала посвящены работы отечественных и зарубежных исследователей и накоплен определенный теоретический и практический опыт решения данных проблем. Как правило, управление организацией строится по следующим основным направлениям:

• производство (подсистема производственного руководства);
• снабжение и сбыт (подсистема управления внешними хозяйственными связями);
• финансы (подсистема экономического руководства);
• инжиниринг (подсистема технического руководства);
• кадры (подсистема управления персоналом).

Административно все вышеперечисленные  подсистемы возглавляются руководством организации, включая высший руководящий состав (top-management), руководителей подразделений всех уровней и мастеров производственных участков. Этот персонал составляет подсистему линейного руководства.

Схематично  система управления организацией представлена на рис. 1.2. Первоначально в системе управления организацией существовали только основные подсистемы управления и подсистема линейного руководства. Далее с ростом управленческого аппарата и объемов управленческих работ, информации и документооборота появляются подсистемы обеспечения управления, призванные организовывать и контролировать деятельность управляющей системы.

К ним  относятся:

• правовое обеспечение,
• информационное обеспечение,
• обеспечение техническими средствами управленческого труда,
• методическое и нормативное обеспечение,
• делопроизводство.

Подсистемы, представленные на рис. 1.2., играют ведущую роль среди вышеперечисленных объектов, так как существование любой организации зависит от насыщенности ее инфраструктуры, ориентированной на связь с внешним миром и взаимодействие внутри себя. Функционирование этих подсистем направлено на совершенствование и развитие управленческой деятельности.