Учёт расчётов с подотчётными лицами на примере СПК «Ульдурга» Еравнинского района

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГОУ ВПО  “БУРЯТСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ

АКАДЕМИЯ им. В.Р. Филиппова”

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Кафедра бухгалтерского учёта и  аудита

Дымбрылова Оксана Владимировна

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

На тему:       «Учёт расчётов с подотчётными лицами»

( на примере  СПК «Ульдурга» Еравнинского  района)

 

специальность 060500 «Бухгалтерский учёт и аудит»

 

 

                                                                                              

Дипломный руководитель                                                                   

ассистент                                                                                                  И.А. Билтуева

 

Консультант  по правовому

обоснованию, старший преподаватель.                                               

 

                                                                                                                   Е.Д. Бардонова                             

 

Допущен к защите

«____»______________2004 г.

 

Зав. кафедрой бухгалтерского учёта  и аудита

к.э.н., и.о. доцента                                                                                   И.Б.Цыренова      

 

 

 

Защита состоялась «___»_________________2004 г.

 

Оценка ___________________

 

 

 

 

Улан-Удэ

2004

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

Введение                                                                                                  3

Обзор литературы                                                                                   5

Глава 1. Сущность расчётов с подотчетными лицами 

1. Понятие и сущность подотчетных сумм                               8
2. Нормативная база ведения расчетов с подотчетными лицами                                                                                      9                                                                                             

Глава 2. Экономическая  характеристика СПК «Ульдурга» 

       2.1. Природно-климатические  условия                                        12

       2.2. Экономические показатели                                                    13

       2.3. Организация  бухгалтерского учета. Учетная  политика.     19

Глава 3. Учет расчетов с подотчетными лицами.

       3.1.  Задачи  учета расчетов с подотчетными  лицами                 26

       3.2. Первичный  учет расчетов с подотчетными  лицами.           27

       3.3. Расчеты по  командировочным расходам.                             30

       3.4. Синтетический  и аналитический учет расчетов  с    

              подотчетными лицами.                                                           36      

Глава 4. Правовое обоснование.                                                          45

Выводы и предложения.                                                                       56

Список используемой литературы.                                                     60

Приложение.

 

 

 

 

Введение.

Перестройка управления экономикой, переход к рыночным отношениям, использование  различных форм собственности невозможны без существенного повышения роли учёта и контроля.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведут на каждом предприятии, и основную долю занимают командировочные расходы.

Подотчетными лицами являются работники  предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные расходы и командировочные, а выданные денежные средства называются подотчетными суммами. 

В процессе работы хозяйства могут  возникнуть хозяйственные расходы, которые не могут быть оплачены с  расчётного счёта или из кассы. К этим расходам относятся закупка в торговле материальных ценностей, оплата услуг или товаров, реализуемых частными лицами или сторонними организациями (например, автоуслуги), командировочные расходы и т.п.

Целесообразность произведённых  расходов подтверждается руководителем предприятия, направившим работника в командировку, о чём делается соответствующая запись в авансовом отчёте. В командировочном удостоверении делается заверенная печатью отметка о дне возвращения работника из командировки, и авансовый отчёт вместе с командировочным удостоверением передаётся в бухгалтерию предприятия.

Вопросы учёта расчётов   с  подотчётными лицами регулируются нормативными документами.

Целью дипломной работы является рассмотрение практического ведения учёта  расчётов с подотчётными лицами и расходов  подотчётных сумм, какими нормативными документами необходимо руководствоваться при учёте в настоящее время.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности бухгалтер решает вопросы  правильного учёта и налогообложения  командировочных расходов. Возникает необходимость  проверки правильного оформления авансовых отчётов и прилагаемых к нему документов. При этом возникают вопросы, что считать служебной командировкой, целевое ли использование денежных средств, целесообразны ли произведенные расходы. Командировочные расходы согласно действующему законодательству  нормируются государством и относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно  находятся под пристальным контролем вышестоящих органов.

На предприятии часто возникает задолженность подотчётного лица по выданным авансам и задолженность самого предприятия работнику за перерасход. Необходимо выяснить причины их возникновения и найти верное решение погашения задолженностей. Такие проблемы происходят при аудиторской проверке расчётов с подотчётными лицами.

Объектом исследования является хозяйственная  деятельность СПК “Ульдурга” Еравнинского района за 2001-2003 г.г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Обзор литературы.

 

Учет расчётов с подотчётными лицами достаточно хорошо изучен и обобщен в экономической прессе и специальных изданиях. В публикациях на тему расчётов с подотчётными лицами рассматриваются действующие  нормативные  документы,   порядок оформления первичных документов и организация учёта. Определённо такие публикации имеют значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учёт в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчётности.

Соколова Г.Е. (14) в статье “Командировка  во всеоружии” пишет, что перед тем  как отправить работника в командировку, Госкомстат предлагает оформить сразу три документа. Это служебное задание (форма №Т-10а), приказ о направлении в командировку (форма №Т-9) и командировочное удостоверение (форма №Т-10). За каждый день командировки работнику полагается суточные. Их размеры руководитель может либо утвердить приказом, либо включить в общее положение о командировках. Также она выделяет, что руководитель предприятия может установить разные нормы суточных для разных категориях работников, единственное, что при этом нужно учитывать, это минимальные нормы , утвержденные постановлением Правительства Р.Ф. от 8 февраля 2002 года №93 . Устанавливать работникам меньше суточные  приведенных там размеров нельзя.

Также, Соколова Г.Е в статье “Нестандартные командировки” пишет, что во время командировки работник может жить не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящиеся к гостиничному комплексу. В этом случае расходы по найму жилья может подтверждать документ составленный в произвольной форме ( Постановление ФАС Севера -Западного округа от 4 июня 2003 года по делу № А56 – 26589/ 02. Важно лишь, чтобы в нем были указаны стоимость проживания, дата, наименование организации и стояла подпись.

Волошин Д.А (16) в статье “Как налоги платить с командировочных” пишет, что суточные превышающие установленные нормы, не уменьшают налогооблагаемый доход фирмы  и что суточные не облагаются налогом на доходы с физических лиц, только в пределах норм, установленных законодательством. Также он отмечает, что расходы по найму жилого помещения исключаются из налогооблагаемой базы по НДФЛ, но аналогично ЕСН это правило действует в том случае, если работник представил счет из гостиницы. Если оправдательные документы отсутствуют, то расходы превышающие установленные законодательством нормы, включаются в налогооблагаемый доход работника.

 Волков Н.Г. (21) в статье «Учётная  политика организации» предлагает  проект учётной политики применительно  к акционерному обществу, который  обосновывается действующим законодательством  и правилами бухгалтерского учёта. Также он выделяет, что руководитель предприятия может в случае, когда размер расходов на служебные командировки известен заранее или может быть определён, разрешить оплату этих расходов по расчёту, утверждённому им и подписанному командированным работником.

Захарова М.Н. (26) разъясняет, что  расходы по проезду транспортом  общего пользования включают  расходы  по проезду на таком транспорте, кроме такси, к станции, пристани или аэропорту, если указанные объекты  находятся за чертой населённого  пункта. Таким образом, расходы по оплате проезда работника на автобусе в месте его командировки в себестоимость не включаются. Также она отмечает, что за командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

 Козлова Е.П. (30) раскрывает основные  принципы и методологические  основы организации ведения бухгалтерского  учета,  приводит рекомендации  МФ РФ по переходу на международную  систему учёта. В частности ею даются рекомендации в случаях, когда размер расходов на служебные командировки (расходы по найму жилого помещения и проезд к месту командировки и обратно) известен заранее, руководителю предприятия предоставляется право разрешать оплату расходов без подтверждающих документов. По прибытию из командировки надлежащее оформленное командировочное удостоверение сдается им в бухгалтерию, отчет об израсходованных суммах не представляется.

Луговой А.В. (32) в статье «Учёт денежных средств» отмечает обязательное документирование кассовых операций, соблюдение установленного порядка  применения и заполнения унифицированных форм первичной учётной документации, наличие правильно оформленных организационно- распорядительных документов, подтверждающих полномочия лиц на осуществление операций с денежной наличностью. 

Суханова Г.Н. (38) отмечает, что необходимо помнить о том, что приказом по предприятию суммы выданных подотчётных  сумм должны быть возвращены в оговорённые  сроки, невозвращенные остатки денежных средств на командировочные расходы могут быть включены в облагаемый доход работника с удержанием  налога  на доходы с физических лиц. Также условно все командировочные расходы с точки зрения регулирования нормативными документами можно подразделить на расходы по командировкам внутри страны и на территории иностранных государств.

 

 

 

 

Глава 1. Сущность расчётов с подотчетными лицами.

1.1 Понятие и сущность подотчетных  сумм.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности на предприятии выдаются денежные средства в подотчёт работникам предприятия на совершение хозяйственных операций. Работники, получившие на подотчёт денежные средства, считаются подотчётными лицами, а выданные денежные средства называются подотчётными суммами.

Расходы подотчётных  сумм имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, телефонов;
• закупки сельхозпродукции;
• командировочные расходы на территории РФ и за границу;
• представительские расходы.

Выдача наличных денежных средств  на хозяйственные нужды предусмотрена  сметой предприятия. Значительная доля расходов в структуре подотчётных  сумм отводится командировочным  расходам. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и места её назначения. Срок командировки работника определяется руководителем, но он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения работника в пути. Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного  года.

Выдача наличных денег  производится на основании служебной записки  в форме аванса в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

 Деньги для выдачи  в подотчёт получают в кассу с расчётного счёта, а затем из кассы выдают подотчётному лицу по расходному кассовому ордеру.

 Средства на операционные  и хозяйственные расходы могут  быть выданы только ограниченному кругу лиц (по распоряжению) в установленных для каждого работника размерах и на определённые в распоряжении сроки. На предприятии должен быть определён список подотчётных лиц, получающих наличные деньги на административно-хозяйственные нужды, утвержденный приказом руководителя. С каждым работником, внесённым в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключён договор с лицами, получающими денежные средства на хозяйственные и операционные расходы о материальной ответственности. Они должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов.