ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА
МОСКВЫ
ГБОУ СПО Колледж Индустрии Гостеприимства
Менеджмента № 23
Специальность
«Документационное обеспечение управления
и архивоведение»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по ПМ 01
Специальность: «Документационное обеспечение
управления и архивоведение»
На тему: «Организация контроля
выполнения документов»
Выполнила
Студентка группы 21-А
Удалова
Наталья Владимировна
Преподаватель
Мухина Н.С.
Срок сдачи_____________
Проверено______________
Оценка________________
Подпись_______________
Москва 2014
Оглавление
Введение
Документационное обеспечение
управления (делопроизводство) — это специфическое
направление деятельности, которое заключается
в составлении, оформлении документов,
их обработке и хранении. От того, насколько
правильно составлен и оформлен документ,
организована работа с ним, во многом зависит
своевременность и правильность принятия
управленческого решения. В документах
отражается и учитывается деятельность
организации, фирмы, предприятия. Поэтому
ведение многих документов предписано
законами.
Актуальность выбранной тематики
работы обусловлена тем фактом, что в настоящее
время для большинства российских государственных
организаций и коммерческих фирм характерно
отсутствие упорядоченной системы ведения
делопроизводства, несмотря на то, что
именно рациональное и четко организованное
делопроизводство, определяющее документационное
обеспечение управления организацией,
может существенно увеличить эффективность
деятельности предприятия.
Организация и ведение делопроизводства
требуют профессиональных знаний и навыков,
поэтому эту работу в фирме ведут специальные
подразделения (службы делопроизводства),
а в небольших организациях и фирмах -
секретари-референты (секретари).
В настоящее время для большинства
российских государственных организаций
и коммерческих фирм характерно отсутствие
упорядоченной системы ведения делопроизводства,
несмотря на то, что именно рациональное
и четко организованное делопроизводство,
определяющее документационное обеспечение
управления организацией, может существенно
увеличить эффективность деятельности
предприятия. Проблемы контроля исполнения
документов на предприятии, существующие
в современной организации, требуют тщательного
исследования.
Надлежащее оформление, правильная
организация работы с документами в учреждениях,
организациях, на предприятиях, обеспечение
архивного хранения документов – непременные
условия, которые обеспечивают законность
и правопорядок в обществе, стабильность
и защиту общественных интересов, прав
и свобод граждан, наконец, нормальную
деятельность государства. От организации
делопроизводства зависит оперативность,
надежность, экономичность управленческого
труда, культура работы, возможность использования
в будущем информации, зафиксированной
в документах.
Для эффективности управленческого
решения немаловажное значение имеет
регистрация, учет документов и контроль
их исполнения, который в настоящее время
вновь приобретает одно из первостепенных
значений. Многие руководители сегодня
понимают, что реорганизация организационной
структуры, регламентация деятельности
сотрудников, автоматизация управленческого
труда не даст ожидаемого эффекта без
жесткого контроля процесса управления.
Контроль позволяет вовремя
зафиксировать ошибки и принять меры по
их устранению еще до того, как организация
войдет в полосу кризиса.
Изложенные выше факты и определили
актуальность темы нашего исследования.
Объект исследования - процесс
организации контроля исполнения документов.
Предмет исследования – разнообразие
форм и видов контроля исполнения документов.
Гипотеза исследования – можно
предположить, что разнообразие форм и
видов проведения контроля исполнения
документов повышает эффективность использования
документов в дальнейшей деятельности
организации.
Цель исследования - выявление
зависимости между эффективностью работы
с документами и четкой организацией контроля
их исполнения.
Все работники в сфере управления
имеют дело с документами. От того, насколько
точно и в каком объеме производится контроль
исполнения документов, зависит принятие
управленческого решения и дальнейшая
работа организации.
Данная работа может быть интересна
специалистам-делопроизводителям и студентам,
изучающим документационное обеспечение
управления.
В организациях, использующих
систему электронной почты, предупреждение
исполнителю о документах с истекающим
сроком исполнения может отправляться
на компьютер исполнителя в автоматическом
режиме (с уведомлением о прочтении).
Специальные программы позволяют
выводить на экран список документов,
исполнение которых истекает в определенный
срок. Автоматизированная система контроля
легко позволяет просмотреть все задания
не только по срокам, но и по исполнителям
и таким образом видеть загрузку каждого.
Так как машина фиксирует все задержки
исполнения документов, программу можно
увязать с премированием сотрудников.
При использовании локальных сетей в учреждении
компьютер в любой момент может выдать
списки неисполненных документов, с истекающим
сроком исполнения, еще не просмотренных
исполнителем, с сортировкой по срокам,
по исполнителям, по видам документов.
Соответствующие аналитические справки
могут чески составляться компьютером
по заданной форме и поступать на компьютер
руководителя.
При создании (настройке) системы
регистрации рекомендуется сразу заложить
определенный перечень типовых справок
(отчетов, создаваемых в автоматическом
режиме). Это могут быть: справка (отчет)
об отправленных документах ( список отправленных
документов или количественные данные);
справка (отчет) о поступивших (входящих)
документах (список или количественные
данные); справка (отчет) о документах,
числящихся за исполнителями, т.е. находящихся
в стадии исполнения (полный список или
количественные данные); справка (отчет)
о количестве выполненных исходящих документов
(исполнителями, списочный или количественно);
справка ( отчет) о движении документов
(используемых для фиксации передачи документа
от исполнителя исполнителю); справка
(отчет) о неисполненных входящих документах
(списочный или количественно); справка
(отчет) о неисполненных исходящих документах,
(списочный или количественно); справка
(отчет) о ходе выполнения внутренних документов;
и т. п.
Для получения определенного
вида справки (отчета) в меню программы
выбирается соответствующий тип отчета,
а затем в открывшемся экране задаются
начальная и конечная даты интересующего
периода. Полученный отчет выводится на
экран компьютера и при необходимости
распечатывается. Процесс составления
и вывода на печать типовых справок (отчетов)
может быть полностью автоматизирован,
чтобы система самостоятельно выводила
на печать типовые отчеты с заданной периодичностью.
Задача сокращения объёма документооборота
имеет два основных аспекта — сокращение
количества создаваемых документов и
сокращение расхода ресурсов на производство
документов. Наиболее важным является,
естественно, первый аспект.
Главное условие сокращения
объёмов упорядочение документообразования.
Основным его методом является унификация
как отдельных групп документов, так и
всей системы документационного обеспечения.
На практике это выражается в создании
систем документации, строго устанавливающих
состав разрешенных к применению форм
и регламент пользования ими.
Реальным методом сокращения
неоправданного документопотока является
и повышение качества самих документов
как носителей нормативной и иной управленческой
информации. Текст документа, отражающий
управленческое действие, поручения, решения,
должен содержать только необходимую
информацию, чётко трактовать сущность
решения и определить реальные и обоснованные
сроки исполнения. На практике, к сожалению,
часты случаи, когда документ поступает
на исполнение с уже просроченными сроками,
когда суть вопроса так завуалирована,
что неясно, положительно или отрицательно
решён вопрос. Поэтому важно, чтобы при
подготовке документов максимально широко
использовались унифицированные формы,
текст которых уже продуман и рационализирован.
Имея задачу сокращения расходов ресурсов,
в том числе экономию труда работников
аппарата на подготовку и прочтение документов,
целесообразно сокращать текст за счёт
значительного уменьшения традиционных
различного рода вводных частей и преамбул,
исключения из служебной переписки немотивированных
персональных обращений и выражений благодарности
и т.п. Например, имеется практика отказа
от преамбулы в решениях коллегии и замена
её экземпляром справки, подготовленной
к заседанию по данному вопросу (преамбула,
как правило, является перепечаткой этой
справки).
Реальным методом сокращения
объёмов документации является также
построение эффективных информационно-поисковых
систем. Например, кадровый приказ печатается
в нескольких экземплярах и подшивается
в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии,
а может быть, и планового и производственного
отделов. Причина такой многотиражности
в трудности поиска: каждый специалист,
которому может понадобится этот документ,
предпочитает хранить его у себя, а не
начинать ненадёжный, а главное длительный
поиск. В результате объёмы документов
значительно увеличиваются. Разработка
хорошо отлаженной поисковой системы
позволяет резко сократить дублирование,
особенно при использовании компьютеров
и возможности получить любую имеющуюся
в организации информацию на своём рабочим
столе по сети. Бумажный документооборот
в ряде случаев может быть заменён использованием
телефонной связи и личной договорённости.
В данном случае необходимо воспитание
чувства личной ответственности за принятое
устное обстоятельство, обещание, высказанную
оценку. Особенно важен личный пример
руководителя любого ранга, демонстрирующего
умение держать слово и выполнять устные
обещания, восстановление традиции крепости
«честного купеческого слова», заимствование
международных традиций и обычаев высокого
доверия к документу.
1. Теоретические аспекты
организации контроля исполнения документов.
1.1 Понятие, значение и организация
контроля исполнения документов.
Контроль за исполнением документов
и принятых решений – одна из важнейших
функций управления, целью которой является
содействие своевременному и качественному
исполнению документов, обеспечение получения
аналитической информации, необходимой
для оценки деятельности структурных
подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
В контроле исполнения документов можно
выделить:
- контроль по существу решения вопроса,
выполнения поручения;
- контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу вопроса решения
вопроса осуществляет руководитель (организации
или структурного подразделения) или специально
уполномоченное лицо. Контроль по существу
– это оценка, насколько правильно, удачно,
полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов
осуществляется в крупной организации
подразделением или группой контроля,
входящей в службу документационного
обеспечения управления (ДОУ), в небольшой
организации – секретариатом или секретарем.
В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» закреплено
следующее определение: «Контроль исполнения
документов – это совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение
документов».
При этом основными задачами группы контроля
исполнения (сотрудника, осуществляющего
контроль) являются:
- отслеживание хода и фиксация фактического
исполнения входящих, исходящих и внутренних
документов, имеющих достаточно важное
значение, зафиксированных указаний руководства;
- обобщение сведений, получаемых в ходе
отслеживания процесса и результатов
исполнения, доведения этих сведений до
руководства в удобном формализованном
виде;
- выработка предложений по ускорению
документопотоков и укреплению исполнительской
дисциплины.
Иногда по решению руководства организации
контроль за исполнением документов может
быть возложен и на сотрудника, не состоящего
в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная
практика при подготовке распорядительных
документов, когда контроль исполнения
может быть возложен на любого из сотрудников
или взят руководителем на себя. Но централизация
контроля за исполнением документов при
этом является важным фактором его эффективной
постановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов
включает в себя несколько последовательных
этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения
документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование
хода исполнения;