Система контроля в организации и оценка ее эффективности

Содержание 

Приложения 51

Введение

     Контроль — это одна из основных функции управления, представляющая собой процесс обеспечения достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений.

     При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке.

     Слово «контроль» заимствовано из французского языка. Полного смыслового аналога  этому слову в русском языке  нет.

     Контроль  означает:

     1) проверку кого-либо или чего-либо, чтобы удостовериться в соответствии чему-либо;

     2) надзор, наблюдение в целях проверки;

     3) испытание знаний, свойств для  выяснения их пригодности к  чему-либо.    Таким образом, в упрощенном понимании контроль — это целенаправленные практические действия, которые позволяют убедиться в правильности чего-либо.

     Такие действия, естественно, не возникают  сами по себе или каким-то сверхъестественным путем. Контроль, как известно, осуществляют люди через специально созданные  для этого структуры, наделенные определенными полномочиями. Полномочия дают власть, в том числе и органы управления. Власть — легитимный источник всякого контроля. Властное воздействие представляет собой такую взаимосвязь, в процессе которой люди, социальные институты в силу разных причин (материальных, экономических, социальных, политических и других) добровольно (осознанно) или по принуждению (воли, авторитета, права, насилия и др.) признают верховенство других людей.

       Не случайно американские специалисты  в области менеджмента утверждают, что слово «контроль», как и слово «власть», рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает в первую очередь ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т. п. — в общем, все то, что прямо противоположно свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия контроль понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для работника, то чаще всего люди ответят вам, — это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, - означало бы упустить из виду основную задачу управления. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

     В теории управления социально-экономическими процессами контроль рассматривается  в качестве одной из основных функций субъекта управления. В контроле так же, как в процессе принятия решений, субъект управления наиболее полно и ярко реализует свой волевой императив, свои властные правомочия. Управляющее воздействие контроля проявляется, прежде всего, в том, что под его влиянием поведение управляемой системы (объекта управления) удерживается или изменяется в рамках заданной цели, требований законов, нормативов, стандартов, регламентов и многих других установлений. Действенность контроля, его властная сила утверждаются путем применения различных санкций, неотвратимость и «жесткость» которых зависит от «тяжести» допущенных нарушений. Поэтому по своей сути контроль всегда нацелен на улучшение качества и повышение эффективности управления.

      Актуальность  темы исследования обусловлена тем, что возникновение и развитие функции контроля определяется общественным характером человеческой деятельности, объективной необходимостью распределения труда, в том числе и труда по управлению. Необходимость социального контроля вытекает из его главной задачи - проверять эффективность любой деятельности с учетом интересов общества. Поэтому функция контроля занимает важное место в процессе управления. Её осуществление - непременная составная часть организаторской работы руководителей аппаратов управления любого звена и уровня.

          Цель работы – сводится к тому, чтобы исследовать и проанализировать теоретические и методологические аспекты системы контроля в организации, а также выявить ее эффективность на примере Администрации ГО Первоуральск контрольно-организационного отдела.

     Достижение  цели подразумевало решение следующих задач:

     - раскрыть понятие системы контроля  в организации;

     - выделить принципы контроля и основные требования, предъявляемые к нему;

     - выявить значение эффективности контроля в организации;

     - исследовать и проанализировать систему контроля на примере Администрации ГО Первоуральск контрольно-организационного отдела;

     - сформулировать основные выводы  и рекомендации по итогам проведенного  исследования.

     Объект исследования – Администрация ГО Первоуральск.

     Предмет исследования – изучение системы контроля в Администрации ГО Первоуральск и оценка ее эффективности.

     Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложения. Основной текст изложен на 46 страницах. Во введении раскрыта актуальность темы, сформулирована цель, задачи, объект и предмет исследования.

     Первая  глава данной работы посвящена теоретическим и методологическим основам системы контроля в организации, в ней же исследуются функции, принципы и эффективность контроля. Во второй главе раскрывается сущность системы контроля в Администрации городского округа Первоуральск, а также система контроля в контрольно-организационном отделе Администрации городского округа Первоуральск.

     В заключении обобщены результаты исследования и обзор проделанной работы, сформулированы основные выводы и рекомендации.

Глава 1. Методологические основы системы контроля в организации

1.1. История возникновения контроля в России 

     В ходе исторического развития контроля как функции управления постепенно формировалась определенная категория людей — социальный слой тех, кто профессионально занимается контрольной деятельностью в органах государственной власти и управления, в корпорациях и на предприятиях, в организациях и других социальных институтах. Одновременно формировалась специальная область человеческого знания, помогающего квалифицированно и эффективно осуществлять эту управленческую функцию.

     В России первые сведения о контроле как особом виде управленческой деятельности относятся к 50-м гг. XVI в., когда по указу царя Алексея Михайловича был создан Приказ тайных дел. Управлял Приказом сам царь. Этому Приказу были даны широкие полномочия, в том числе наблюдение за выполнением боярами должностных обязанностей, проверка деятельности «служилых людей» Приказов, воевод и других. В 1657 г. был образован Счетный приказ, которому царь поручил контролировать финансовую деятельность других Приказов.

     В начале XVII в.в. России впервые появилась должность контролера — исполнителя обособившейся управленческой функции. Эта должность была введена в Санкт-Петербурге в портовой таможне Коммерц-коллегии для контроля над взиманием торговой пошлины. Но государство уже тогда контролеров не жаловало. Известно, что Петр I при учреждении лесной стражи повелел «оклады им положить минимальные, ибо должность сия воровская». С тех пор контрольная деятельность становилась все разнообразнее и шире, но отношение государства к контролерам, по существу, осталось прежним. В современной России контрольной деятельностью в управлении занимаются тысячи специалистов и государственных служащих различного профиля. Тем не менее, из реальной практики известно, что исполнимость, например, правовых норм, и, прежде всего законов, все еще оставляет желать лучшего.

     Разумеется, соблюдение законов, других управленческих решений или непочтительное отношение  к ним во многом зависит от правовой культуры, законопослушания самих граждан. Но главное все же состоит в  том, чтобы в обществе в целом  был налажен и четко функционировал механизм действенного контроля, реально обеспечивающий исполнение управленческих решений. Без этого просто невозможно поступательное движение российского общества по пути социально-экономического прогресса. 

1.2.  Контроль как функция социального управления 

      Рассматривая  понятие контроля и его систему  в организации, необходимо вначале определить место контроля в управленческой деятельности. Главный смысл контроля состоит в том, чтобы добиться выполнения стоящих задач, предупредить возможные ошибки, упущения и недостатки.

      Как известно, процесс управления носит  циклический характер. Этот процесс  начинается с постановки целей, задач  и заканчивается выполнением  этих задач, достижением определенного результата. Но в процессе осуществления каждого цикла, независимо от того, в какой области жизни он осуществляется, субъект управления совершает ряд определенных, последовательно сменяющих друг друга операций. Последовательность операций, совершаемых субъектом, связана с тем, что процесс управления расчленяется на определенные стадии, следующие друг за другом. Причем каждая из этих стадий обладает относительной самостоятельностью. Действие субъекта управления, соответствующее последовательно сменяющимся стадиям управленческого цикла, представляет собой функцию управления, а совокупность этих функций - содержание управленческого процесса.

      Этими функциями являются:

      - выработка и принятие управленческих решений;

      - организация их исполнения;

      - учет и контроль.

      Естественно, что ни одна из функций сама по себе или простая сумма функций не дают представления об управлении, только в неразрывном единстве они образуют единый управленческий цикл. На социальную систему постоянно действует целый ряд противоречивых воздействий - организующих и дезорганизующих, сознательных и стихийных, статистических и динамических. Положительные и отрицательные влияния этих воздействий, как на отдельные циклы, так и на функционирование системы в целом, выявляются в ходе контроля и проверки исполнения - самостоятельной стадии организаторской работы.

      Необходимость контроля вытекает из его главной  задачи - проверять и повышать эффективность  любой деятельности с учетом интересов  общества, а потому функция контроля занимает важное место в процессе управления. Его осуществление является непременной составной частью организаторской работы руководителей аппаратов любого назначения, звена, уровня. Выдающийся советский ученый в области организации управления П.М. Керженцев в свое время отмечал, что «самое трудное и самое важное в работе - это поставить правильный контроль над ней».