Автор работы: Пользователь скрыл имя, 17 Апреля 2014 в 00:12, шпаргалка
Работа содержит ответы на вопросы для экзамена (зачета) по «Базам данных и делопроизводству»
1. Структура и функции систем управления базами данных.
База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.Обрабатывает структурированные данные централизованный программный механизм, который называется системой управления базами данных. Система управления базами данных (СУБД) - это программный механизм, предназначенный для записи, поиска, сортировки, обработки (анализа) и печати информации, содержащейся в базе данных. В компьютерной базе данных информация представляется в виде таблицы, очень похожей на электронную таблицу. Названия столбцов, представляющих «шапку» таблицы, называют именами полей или реквизитами, а сами столбцы - полями. Данные в полях называют значениями реквизитов или значениями полей. Для описания поля, кроме его имени используются следующие характеристики и свойства полей:Тип поля. Подобно электронной таблице, работающей с тремя типами полей: текстовый, числовой и формула, в таблицах используется несколько большее количество типов полей. Длина поля – максимально возможное количество символов. Точность (для числовых типов полей) – количество знаков после запятой. Маска ввода – форма средства автоматизации ввода, в которой вводятся данные в поле. Например, одно и то же значение имеют поля даты: 03.03.95 или 03.03.1995, или 03-март-1995, но отличаются по формату. Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается в поле при попытке ввода ошибочных данных. Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных. Пустое и обязательное поле – свойство поля, определяющее обязательность заполнения поля при наполнении базы данных. Индексированное поле – дополнительное имя поля, позволяющее ускорить операции поиска и сортировки записей. Строки данных таблицы называются записями (рис.3).Таким образом: Поле - это элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации - реквизиту. Запись - совокупность логически связанных полей, представленных одной строкой таблицы. Файл (таблица) – совокупность экземпляров записей одной структуры. Основные функции системы управления базами данных: Определение структуры создаваемой базы данных, ее инициализация и проведение начальной загрузки. Как правило, создание структуры базы данных происходит в режиме диалога. СУБД последовательно запрашивает у пользователя необходимые данные. В большинстве современных СУБД база данных представляется в виде совокупности таблиц. Рассматриваемая функция позволяет описать и создать в памяти структуру таблицы, провести начальную загрузку данных в таблицы. Предоставление пользователям возможности манипулирования данными (выборка необходимых данных, выполнение вычислений, разработка интерфейса ввода/вывода, визуализация). Такие возможности в СУБД представляются либо на основе использования специального языка программирования, входящего в состав СУБД, либо с помощью графического интерфейса. Обеспечение независимости прикладных программ и данных (логической и физической независимости).Важнейшим свойством СУБД является возможность поддерживать два независимых взгляда на базу данных – "взгляд пользователя", воплощаемый в логическом представлении данных, и его отражения в прикладных программах; и "взгляд системы" – физическое представление данных в памяти ЭВМ. Обеспечение логической независимости данных предоставляет возможность изменения (в определенных пределах) логического представления базы данных без необходимости изменения физических структур хранения данных. Защита логической целостности базы данных. Основной целью реализации этой функции является повышение достоверности данных в базе данных. Достоверность данных может быть нарушена при их вводе в БД или при неправомерных действиях процедур обработки данных, получающих и заносящих в БД неправильные данные. Для повышения достоверности данных в системе объявляются так называемые ограничения целостности, которые в определенных случаях "отлавливают" неверные данные. Так, во всех современных СУБД проверяется соответствие вводимых данных их типу, описанному при создании структуры. Система не позволит ввести символ в поле числового типа, не позволит ввести недопустимую дату и т.п. Защита физической целостности. При работе ЭВМ возможны сбои в работе (например, из-за отключения электропитания), повреждение машинных носителей данных. При этом могут быть нарушены связи между данными, что приводит к невозможности дальнейшей работы. Развитые СУБД имеют средства восстановления базы данных. Важнейшим используемым понятием является понятие "транзакции". Транзакция – это единица действий, производимых с базой данных. Управление полномочиями пользователей на доступ к базе данных. Разные пользователи могут иметь разные полномочия по работе с данными (некоторые данные должны быть недоступны; определенным пользователям не разрешается обновлять данные и т.п.). В СУБД предусматриваются механизмы разграничения полномочий доступа, основанные либо на принципах паролей, либо на описании полномочий. Синхронизация работы нескольких пользователей. Достаточно часто может иметь место ситуация, когда несколько пользователей одновременно выполняют операцию обновления одних и тех же данных. Такие коллизии могут привести к нарушению логической целостности данных, поэтому система должна предусматривать меры, не допускающие обновление данных другим пользователям, пока работающий с этими данными пользователь полностью не закончит с ними работать. Основным используемым здесь понятием является понятие "блокировка". Блокировки необходимы для того, чтобы запретить различным пользователям возможность одновременно работать с базой данных, поскольку это может привести к ошибкам. Для реализации этого запрета СУБД устанавливает блокировку на объекты, которые использует транзакция. Существуют разные типы блокировок – табличные, страничные, строчные и другие, которые отличаются друг от друга количеством заблокированных записей. Чаще других используется строчная блокировка – при обращении транзакции к одной строке блокируется только эта строка, остальные строки остаются доступными для изменения. Управление ресурсами среды хранения. БД располагается во внешней памяти ЭВМ. При работе в БД заносятся новые данные (занимается память) и удаляются данные (освобождается память). СУБД выделяет ресурсы памяти для новых данных, перераспределяет освободившуюся память, организует ведение очереди запросов к внешней памяти и т.п. Поддержка деятельности системного персонала. При эксплуатации базы данных может возникать необходимость изменения параметров СУБД, выбора новых методов доступа, изменения (в определенных пределах) структуры хранимых данных, а также выполнения ряда других общесистемных действий. СУБД предоставляет возможность выполнения этих и других действий для поддержки деятельности БД обслуживающему БД системному персоналу, называемому администратором БД.
2. Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.
Система управления базами данных (СУБД) — совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.
Основные функции СУБДуправление данными во внешней памяти (на дисках);управление данными в оперативной памяти с использованием дискового кэша;журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев;поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).Современная СУБД содержит следующие компоненты: ядро, которое отвечает за управление данными во внешней и оперативной памяти, и журнализацию, процессор языка базы данных, обеспечивающий оптимизацию запросов на извлечение и изменение данных и создание, как правило, машинно-независимого исполняемого внутреннего кода, подсистему поддержки времени исполнения, которая интерпретирует программы манипуляции данными, создающие пользовательский интерфейс с СУБД, сервисные программы (внешние утилиты), обеспечивающие ряд дополнительных возможностей по обслуживанию информационной системы.
Классификации СУБД
По модели данных:
По степени распределенности:
По способу доступа к БД
Доступ СУБД к данным осуществляется через локальную сеть. На данный момент файл-серверные СУБД считаются устаревшими.
Клиент-серверная СУБД располагается на сервере вместе с БД и осуществляет доступ к БД непосредственно, в монопольном режиме. Все запросы обрабатываются централизованно.
СУБД, которая может поставляться как составная часть некоторого программного продукта, не требуя процедуры самостоятельной установки. Предназначена для локального хранения данных своего приложения и не рассчитана на коллективное использование в сети.
Прежде чем выполнять какие-либо действия по обработке данных, необходимо создать новую или открыть существующую базу данных.
Для создания базы данных сразу же после запуска Access 2002 в диалоговом окне Microsoft Access выберите кнопку Новая база данных. В следующем диалоговом окне выберите папку и имя файла, под которым создаваемая база данных будет храниться, после чего нажмите на кнопку Создать. В диалоговом окне с именем создаваемой базы данных выберите способ создания таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера, Создание таблицы путем ввода данных и дважды щелкните мышью на выбранном способе. Либо нажмите на кнопку Создать панели инструментов и в следующем диалоговом окне выберите способ создания: Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц и нажмите на кнопку ОК. Теперь Вы можете непосредственно приступить к созданию базы данных.
Для создания новой базы данных с помощью шаблона при открытом главном окне Access из меню Файл следует нажать на кнопку Общие шаблоны…. В открывшемся окне Шаблоны имеются две вкладки: Общие и Базы данных. Первая вкладка содержит пиктограммы баз данных, а вторая - пиктограммы стандартных шаблонов, одним из которых Вы можете воспользоваться при создании базы данных. При выборе пиктограммы Новая база данных и нажатии кнопки ОК откроется диалоговое окно Файл новой базы данных, в котором необходимо ввести имя файла и определить на каком диске и в какой папке он будет храниться. Нажатие кнопки Создать приводит к появлению диалогового окна, в котором можно выбрать один из способов создания базы данных, описанных выше. Access автоматически добавляет расширение имени файла .mdb для всех файлов, содержащих базу данных.
Для открытия существующей базы данных сразу же после запуска Access в появившемся диалоговом окне выберите нужный Вам файл и нажмите на кнопку Открыть. Если файл не отображается в окне Открытие файла, то нажмите на кнопку Другие файлы. В результате откроется диалоговое окно Открытие файла базы данных (рис. 3) со списком всех баз данных, расположенных в активном каталоге. При необходимости вначале следует выбрать диск и папку, где находится mdb-файл, а затем дважды нажать мышью имя файла базы данных, который требуется открыть.
Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Таблица содержит три основные колонки: Имя поля, Тип данных, Описание.
При создании таблицы на первом этапе необходимо определить, в каком режиме Вы будете ее создавать. Для создания таблицы используются режимы Конструктор или Мастер таблиц.
При выборе режима Мастер таблиц появляется диалоговое окно Создание таблиц (рис. 4). В нем из списка Образцы таблиц можно выбрать нужные Вам для работы таблицы, из списка Образцы полей можно выбрать готовые поля данных, которые затем будут помещены в таблицу. Выделение и помещение в таблицу нужных полей осуществляется нажатием кнопок > и >>. Кнопки < и << позволяют удалить поля, уже назначенные для новой таблицы.
При выборе режима Конструктор Вы активизируете режим разработки структуры таблицы. Окно конструктора таблиц (рис. 5) делится на две основные части. В верхней части Вы указываете имя, тип и описание каждого поля, а в нижней - свойства этих полей. В Access 2002 имена полей могут иметь длину до 64 символов. Помимо латинских букв имя поля может включать в себя кириллицу и некоторые спец. символы - подчеркивания, пробелы и т.д. (за исключением точек, восклицательных знаков и угловых скобок). Количество полей и их имена задаются при формировании структуры файла данных. При создании очередной записи Вы можете заполнять поля в произвольном порядке. Некоторые поля Вы можете оставить незаполненными.
Кроме имени любое поле характеризуется своим типом. Тип поля определяет характер данных, которые могут заноситься в данное поле.
В Access 2002 используются поля следующих типов: Текстовый, Поле МЕМО, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка.
Поле типа Текстовый представляет собой строку, состоящую из букв, цифр, спец. символов (%, &, #, =) и любых других печатных символов. Ширина текстового поля ограничена 255 позициями.
Поле типа МЕМО содержит текст переменной длины и обычно слишком длинный, чтобы храниться в текстовом поле. Поле МЕМО может содержать до 65 535 символов.
Поля типа Числовой содержат произвольные числовые значения (целые или десятичные). Числовые поля лучше использовать, если Вы хотите выполнять операции вычисления над значениями полей.
Поля типа Дата/время содержат значения даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года.
В полях типа Денежный можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от десятичной точки и 4 разрядов справа от точки.
Поле Счетчик содержит число, которое автоматически увеличивается на единицу, когда в таблицу добавляется новая запись.
Поля типа Логический позволяют сохранить логические значения Да или Нет.
Поля объектов OLE содержат объекты, помещенные в Вашу таблицу из других приложений Windows, которые поддерживают OLE. Размер поля может быть свыше 1 Гб, ограничение только свободным дисковым пространством.
В полях типа Гиперссылка могут храниться адреса Web-страниц, расположенных в Internet, intranet или на локальном компьютере. После щелчка на таком поле Access автоматически запускает броузер и выводит нужную страницу.
Для того чтобы перейти к столбцу Тип данных нажмите клавишу Tab. По умолчанию Access 2002 присваивает полю текстовый тип данных. Стрелка в поле сообщает Вам, что Вы можете выделить нужный тип данных из списка. Щелкните на стрелке, указывающей вниз, чтобы открыть список типов данных полей.
В нижней части окна, как было отмечено, отображаются свойства каждого поля. Важнейшим из них является Размер поля, посредством которого можно ограничить, например, количество вводимых в поле символов.
Сигналом того, что Access готова принять информацию о первом поле, будет маленький треугольник в левом углу первой строки и мигающий курсор в первом столбце первой строки. Для перехода из колонки в колонку в таблице можно использовать мышь, клавиши Enter, Tab или клавиши управления курсором. После того как Вы закончили описывать первое поле Вашей таблицы, нажмите клавишу Tab, и курсор автоматически переместится вниз в первый столбец второй строки. Теперь Вы можете описать второе поле и т.д.
При создании таблиц Access 2002 предлагает создать первичный ключ. Ключом называется поле (или группа полей), содержащее данные, однозначно идентифицирующие каждую запись в таблице. Ключ - это уникальный номер записи. Поле с таким статусом помогает Access упорядочивать данные в таблице, быстрее их находить и связывать таблицы друг с другом. Объявление первичного ключа препятствует вводу в таблицу повторяющихся блоков данных. Чтобы определить в качестве ключа иное поле, следует выбрать соответствующее поле, а затем - пиктограмму Ключевое поле на панели инструментов или запустить команду Ключевое поле из меню Правка. Поле можно сделать ключевым только в режиме разработки структуры таблицы. Во время ввода данных в поле, определенное в качестве первичного ключа, Access автоматически следит за тем, чтобы вводились только уникальные значения. Поэтому содержимое поля с первичным ключом обеспечивает однозначную идентификацию записи. Следует отметить, что Memo-поля и поля объектов OLE не могут быть первичными ключами.
После того как Вы оформили все поля необходимо их сохранить. Для этого выберите команду Сохранить или Сохранить как… или Экспорт… в меню Файл. При выборе команды Сохранить как… или Экспорт… появляется диалоговое окно, в котором Вы можете выбрать новое имя таблицы или новое имя файла и папку, где будет храниться Ваша база данных.
Ввод, редактирование, удаление записей и просмотр данных
Прежде чем ввести, изменить или удалить записи необходимо сначала перейти в режим правки. Для этого следует открыть окно базы данных, выбрать пиктограмму таблицы и дважды нажать мышью имя таблицы.
Каждая запись в таблице располагается в отдельной строке. В конце таблицы Access размещает пустую запись. Для создания новой записи следует нажать мышью пустую строку и приступить к вводу данных. В полях типа Счетчик ввод осуществляться не может, так как номер в них автоматически заполняется Access. Access 2002 автоматически сохраняет изменения, произведенные в записи, как только Вы покинете ее пределы.
Информация о работе Шпаргалка по «Базам данных и делопроизводству»