Технология создания базы данных в среде СУБД MS Access на примере библиотеки

     МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 
 

     Федеральное агентство по образованию 
 

     ИНСТИТУТ  ТЕКСТИЛЬНОЙ И ЛЕГКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ

     ГОУ ВПО АлтГТУ им. И.И. ПОЛЗУНОВА 
 

     Кафедра менеджмента, предпринимательства  и

     информационных  технологий 
 
 

     КУРСОВАЯ РАБОТА

     по  дисциплине «Информатика» 
 
 

     Технология  создания базы данных в среде СУБД MS Access

     на  примере библиотеки 
 
 
 
 
 
 

     Выполнил

     студент        2 курса гр. 9-ЭУП 72                                         Шумских А.С.

                           №07441032                                           подпись           и.о.фамилия 
 
 
 

                                                                                    доцент       Фатеева Н.М.

                                                                      подпись     должность          и.о.фамилия 
 
 
 
 

     Барнаул 2008

     СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………….…………………………………...…...3

     1.Теоретическая часть………………………………………………………5

1. Современные средства информационно-управленческой деятельности…………………………………………………………..5

2. Основные положения технологии создания базы данных…………..6

     1.3. Эффективность использования информационной системы……...…9

             предрпиятия

     2. Практическая часть…………………………….…………...……..….…1 1

1. Общая характеристика задачи………………………....……………..1 1
2. Описание алгоритма задачи…………………………...………….….12
3. Выбор пакета прикладных программ…………………………….….12
4. Проектирование форм выходных документов………………….…..14
1. Описание структуры записи таблиц базы данных…………….…..14
2. Таблицы базы данных с исходными данными………………….....16
3. Схема данных…………………………………………………….….18
4. Запросы и формы………………………………………………..…...19
5. Отчеты по запросам и таблицам…………………...………..……...25

Заключение…………………………………...……………………….………….28

Список  литературы………………………………...…...…………..……………29

 

     

     Введение

     Задача  накопления, обработки и распространения  (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть «бумажной информатикой».

     Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин. Одним из примеров системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

     При решении очередной задачи система  нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, - остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы.

     Однако  возникают проблемы, одной из которых  можно назвать отсутствие квалифицированных  сотрудников.

     В той же библиотеке большинство сотрудников  женщины среднего возраста, овладение  навыками обращения с компьютером для них подчас является серьезной проблемой.

 

     

     Возможным решение такой проблемы является изучение пакета Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого программного обеспечения.

     Элементы  интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и «общаются» друг с другом «на одном языке».

     Использование пакета Microsoft Office значительно упрощает работу пользователей при создании корпоративных документов. При проведении расчетов не требуется привлечение сил программистов, пользователь способен сам составлять расчетные документы и решать несложные задачи.

     Основными плюсами пакета Microsoft Office является простота использования и интегрированность входящих в его состав программ.

     Например, при работе с базами данных Access создание отчетов и передача данных в Microsoft Word возможна нажатием одной кнопки.

     Цель  данной работы - разработка и создание базы данных для автоматизации документооборота библиотеки.

     В работе решаются следующие задачи:

• рассмотреть современные средства информационно-управленческой, деятельности;
• рассмотреть основные положения технологии создания базы данных;
• рассмотреть эффективность использование информационной системы предприятия;
• Разработать и создать базу данных для автоматизации документооборота библиотеки.

     Данная  база данных содержит 4 таблицы, 5 запросов, 3 отчета и 1 форму.

 

      1. Теоретическая  часть

     1.1. Современные средства  информационно-управленческой

     деятельности

     Прежде  всего, для эффективного функционирования компании, которая использует информационные системы в своей работе, ей необходимо определенное техническое оснащение.

     К современным техническим средствам автоматизации информационно- управленческой деятельности относятся: персональные компьютеры, объединенные в сети; текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности); копировальные машины; коммуникационные средства, телефонная техника; средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации; средства для обмена информацией — электронная почта; локальные компьютерные сети.

     Все, перечисленное выше, вкупе с соответствующим  программным обеспечением помогает в управлении предприятием. Взять, к  примеру, документооборот, который является неотъемлемой частью деятельности любой компании. Раньше, чтобы найти какой-то документ приходилось иметь дело со стопками бумаг, а теперь, имея на вооружении персональный компьютер и специальные программные средства, это делается в считанные секунды. Какие же программные средства можно отнести к таковым?

     Это, конечно же, текстовые редакторы (Microsoft Word), электронные таблицы (Microsoft Excel). Для облегчения хранения информации и для её структурирования используются базы данных (Microsoft Access).

     Если  предприятие имеет несколько  филиалов, то для оперативного управления ими могут понадобиться такие средства как почтовые клиенты (Microsoft Outlook).

     Также определенный смысл имеет организация  локальной сети для связи между  собой различных отделов компании и выхода в сеть Internet.

     1.2. Основные положения технологии создания базы данных

     При переходе от автоматизации отдельных  процессов предметной области к  созданию автоматизированных информационных систем требуется не только взаимоувязка приложений, но и качественно новый  подход к организации данных.

     Автоматизированная система управления (АСУ) - это человекомашинная система, в которой с помощью технических средств обеспечивается сбор, накопление, обработка информации, формулирование оптимальной стратегии управления определенными компонентами и выдача результатов человеку или группе людей, принимающих решение по управлению.

     Информационная  технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой.

     Информационная  технология - это сочетание процедур, реализующих функции сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре с использованием средств вычислительной техники или, другими словами, совокупность процесса циркуляции и переработки информации и описание этих процессов.

     Сегодня проектирование информационных систем постепенно переходит от исследовательского процесса с непредсказуемыми последствиями к высокотехнологическому производству, нацеленному на гарантийный результат. Стадии проектирования, разработки и, частично, стадии предпроектного анализа и внедрения составляют процесс проектирования, являющийся сам по себе объектом анализа и управления. Существующая сегодня технология управления проектами позволяет хорошо структурировать этот процесс, используя известные формализмы и соответствующее программное обеспечение. От степени формализации обследования предприятия во многом зависит эффективность и технологичность всех дальнейших этапов проектирования. Для успешного завершения всех этапов проектирования необходимо четко представлять себе ответы на следующие вопросы: какие данные необходимо собрать в процессе обследования; как их получить; в какой форме их представить и документировать; как и для чего их использовать в дальнейшем проектировании. На решение этих вопросов были во многом направлены появившиеся в конце 70-х гг. CASE-технологии, обеспечившие исследователей методической и программной поддержкой. Несмотря на существование различных нотаций для записи функциональной модели и программных систем, автоматизирующих этот процесс, практически все методики позволяют добиться главного — материалы обследования представляются в формализованном унифицированном виде, а сам процесс обследования становится технологичным, органично вписанным в цикл проектирования информационной системы.

     База  данных - это связанная информация, объединенная вместе по определенному  признаку. В данном случае мы рассматриваем  конкретный пример, где сущностями являются поставщики, материалы, товары, сотрудники и так далее.

     Для обслуживания базы данных и взаимодействия пользователя с базой используется система управления базой данных (СУБД). Основная особенность СУБД - это наличие процедур для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры.

     СУБД  должна предоставлять доступ к данным любым пользователям, включая и тех, которые практически не имеют и (или) не хотят иметь представления о:

• физическом размещении в памяти данных и их описаний;
• механизмах поиска запрашиваемых данных;
• проблемах, возникающих при одновременном запросе одних и тех же данных многими пользователями (прикладными программами);
• способах обеспечения защиты данных от некорректных обновлений
• поддержании баз данных в актуальном состоянии;
• и множестве других функций СУБД.
 

     В информационных системах, которые работают на персональных компьютерах, совместимых с IBM PC, большое распространение получили так называемые dBase-подобные системы управления базами данных (СУБД). Известно, по крайней мере, три семейства таких СУБД (dBase, FoxPro, Clipper), однако версии оригинальных систем и их адаптированных вариантов гораздо больше. Для пользователей существенным является то, что отличаясь между собой командными языками и форматов индексных файлов, все эти СУБД используют одни и те же оперативные файлы с расширением .DBF , формат которых стал на некоторое время своеобразным стандартом баз данных.

     В dBase-подобных базах данных фактически использован реляционный подход к организации данных, т.е. каждый файл .DBF представляет собой двумерную таблицу, которая состоит из фиксированного числа столбцов и переменного числа строк (записей). Однако в целом системы, построенные на основе файлов .DBF являются устаревшими.

     Среди современных реляционных систем наиболее популярны системы управления базами данных для Windows - Access фирмы Microsoft, Approach фирмы Lotus, Paradox фирмы Borland. Многие из этих систем поддерживают технологию OLE и могут манипулировать не только числовой и текстовой информацией, но и графическими образами (рисунками и фотографиями) и даже звуковыми фрагментами и видео клипами.