Ведение деловой беседы

Содержание

 

 

1. Введение…………………………………………………………………….3

 

2. Ведение деловой беседы…………………………………………………...5

2.1. Тактика ведения деловой беседы…………………………….………5

2.2. Виды деловой беседы……………………………………………….11

2.2.1. Кадровые беседы……………………………………………….11

2.2.2. Дисциплинарные беседы………………………………………17

2.2.3. Организационные  беседы……………………………………...18

2.2.4. Беседы с посетителями………………………………………...19

    2.3. Подготовка к деловой беседе………………………………………..21

 

3. Заключение………………………………………………………………..23

 

Список использованной литературы………………………………………24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Введение

 

Наиболее распространенной формой общения считается беседа. В «Словаре современного русского литературного языка» дается определение слову «беседа»:

1. Разговор (обычно продолжительный); обмен мнениями. Дружеская, задушевная беседа. Официальный разговор с кем-либо. Предназначенный для печати, передачи по радио, телевидению и т.п. разговор, обмен мнениями журналиста с кем-либо; интервью.

2. Собеседование на  политические, научные и т.п. темы, рассчитанные на обмен мнениями между присутствующими, выяснение каких-либо вопросов.

Исходя из значений слова  беседа, можно утверждать, что беседа – это далеко не однозначное явление. Данными значениями подчеркивается диалогический характер беседы, обязательное участие в общении двух сторон. Абрамов Н., автор очень популярной в начале XX века книги «Дар слова», писал: «Если из двух собеседников только один дает, а другой все получает или отделывается незначительными ценностями, вроде да или нет, то беседа гаснет, не будет поддерживаться, а если не гаснет, то получается не беседа, а преподавание или допрос. Для того чтобы беседа носила ровный, приятный характер, каждый из собеседников должен давать и получать, говорящий и слушающий должны постоянно меняться ролями, чередоваться».

По сфере использования  беседы (разговоры) условно делят на бытовые и деловые.

Бытовые беседы связаны  с повседневной жизнью, с обиходом, с решением домашних, хозяйственных вопросов.

Деловые беседы ассоциируются  с общением на работе, с исполнением  служебных обязанностей, с решением производственных задач, организационных, коммерческих проблем и т.д.

Культура деловой беседы, как часть этики делового общения, приобретает все более важное значение в современной жизни России в связи с построением и дальнейшем развитием новых политических и социально-экономических отношений. Деловая беседа играет важную роль в различных видах профессиональной деятельности. Особую значимость она приобретает для людей, занятых в управлении. Как показывают исследования в области менеджмента, на общение, а следовательно, и деловую беседу расходуется 80% рабочего времени руководителей всех уровней. В связи с этим хочется привести высказывание Джона Рокфеллера: «Умение общаться с людьми – это такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо товар в этом мире».

Успешная деловая беседа во многом определяет исход делового общения, или иными словами, успешный исход дела, достижение участниками деловой беседы своих целей. Поэтому от участников деловой беседы требуется хорошее знание языка своей специальности, строгое отношение к использованию участниками речевых средств, соблюдение нравственно-этических норм и принципов, адекватное поведение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Ведение деловой беседы

2.1. Тактика ведения деловой беседы

 

Деловая беседа — это  форма межличностного общения, предполагающая обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленная на решение той или иной проблемы.

Хорошей иллюстрацией для  понимания, что представляет собой деловая беседа и как ее проводить является отрывок из романа Д. Гранина «Картина», где он подробно описывает, как один из руководителей городского масштаба готовится к деловой встрече с областным начальником. Перед Лосевым стоит очень сложная задача — убедить Уварова сделать Жмуркину заводь, участок, имеющий историко-художественную ценность для города, заповедным местом, не сносить дом Кислых, перенести строительство филиала в другое место. Лосев обратился за помощью к своему дяде Аркадию Матвеевичу, и они вместе разрабатывают стратегию и тактику предстоящего разговора:

Племянник Аркадия Матвеевича не переставал удивляться — справедливое, ясное дело, а сколько приготовлений, сложностей.

Какие же советы дает Аркадий  Матвеевич Лосеву? Выделим основные из них:

• продумать последовательность разговора;
• мотивировать просьбу;
• не поддаваться соблазну уговоров;
• дать возможность высказаться собеседнику;
• использовать «Метод Сократа», то есть приучить собеседника соглашаться;
• говорить о том, что интересует собеседника;
• стараться получить как можно больше информации от собеседника;
• продумать организационные вопросы, например, когда записаться на прием и т.п.

Анализ данного отрывка  помогает лучше понять, что же представляет собой деловая беседа и каковы ее особенности.

Успех беседы во многом зависит  от того, насколько хорошо собеседники  знают друг друга, правильно ли уяснили  особенности характера своего партнера и выбрали верный тон разговора  с ним.

П. Мицич в книге  «Как проводить деловые беседы»  дает любопытную классификацию возможных типов собеседников и советует, как лучше вести себя с партнером определенного типа:

Вздорный человек, «нигилист». Такой собеседник часто выходит за профессиональные рамки беседы. В ходе ее он нетерпелив, несдержан и возбужден. Своей позицией и подходом он смущает собеседников и неосознанно наводит их на то, чтобы они не согласились с его тезисами и утверждениями. По отношению к нему следует вести себя таким образом:

• обсудить с ним и обосновать спорные моменты, если они известны, до начала общей беседы;
• всегда оставаться хладнокровным и компетентным;
• неукоснительно следить за тем, чтобы по возможности решения формулировать его словами (при вашем содержании);
• когда есть возможность, предоставить другим опровергать его утверждения, а затем отклонить их;
• привлечь его на свою сторону, попытаться сделать из него позитивного участника беседы;
• беседовать с ним с глазу на глаз в перерывах и паузах переговоров и совещаний, чтобы узнать истинные причины его негативной позиции;
• в экстремальных случаях настоять на том, чтобы деловая беседа была приостановлена, а позднее, когда наиболее горячие головы, и в первую очередь «нигилист», остынут, продолжить ее;
• за столом или в зале заседаний поместить его в «мертвый угол».

«Позитивный» человек. Это, конечно, самый приятный тип собеседника, добродушный и трудолюбивый, он позволяет вместе с ним подвести итоги беседы и спокойно и обоснованно провести дискуссию. По отношению к нему нужно занять следующую позицию:

• вместе выяснить и завершить рассмотрение отдельных случаев;
• следить за тем, чтобы все остальные собеседники были согласны с этим позитивным подходом в данной деловой беседе;
• в трудных и спорных вопросах и ситуациях искать помощь и поддержку у собеседника этого типа;
• в группе собеседников посадить его там, где есть свободное место.

«Всезнайка». Этот думает, что он все знает наилучшим образом. Обо всем у него есть свое мнение, он всегда требует слова.

В общении с ним  следует придерживаться нижеперечисленных  правил:

• посадить его рядом с ведущим беседу;
• время от времени напоминать ему, что другие тоже хотят высказаться;
• попросить его, чтобы он дал и остальным собеседникам немного потрудиться над решением;
• дать ему возможность вывести и сформулировать промежуточные заключения;
• при смелых и рискованных утверждениях дать возможность остальным собеседникам выработать и выразить свою точку зрения;
• иногда задавать ему сложные специальные вопросы, на которые в случае необходимости может ответить тот, кто ведет беседу.

«Болтун». Такой собеседник часто бестактно и без всякой видимой причины прерывает ход беседы. Не обращает внимания на время, которое тратит на свои выпады. Чтобы его нейтрализовать, надо:

• как и «всезнайку», посадить поближе к ведущему беседу или к другой авторитетной личности;
• когда он начнет отклоняться в сторону, его нужно тактично остановить;
• когда он отойдет от темы беседы, спросить его, в чем он видит связь между только что сказанным и предметом обсуждения;
• спросить поименно участников беседы, каково их мнение;
• в случае необходимости ограничить время отдельных выступлений и всей беседы;
• следить, чтобы «болтун» не переворачивал проблемы «с ног на голову» только затем, чтобы посмотреть на них под новым углом зрения.

«Трусишка». Этот тип собеседника отличается недостатком уверенности в себе во время публичных выступлений. Он охотнее промолчит, боясь сказать что-нибудь такое, что, по его мнению, может выглядеть глупо или даже смешно. С таким собеседником нужно обходиться очень деликатно, с чувством меры:

• задавать ему легкие информативные вопросы;
• одобрить его, чтобы он развил свое замечание или вставленное слово в ряд предложений;
• помогать ему формулировать мысли;
• решительно пресекать любые попытки насмешки над ним или его высказываниями;
• применять ободряющие формулировки типа «все бы хотели услышать и ваше мнение»;
• специально благодарить его за любой вклад в беседу или замечание, но не делать этого свысока.

Хладнокровный, неприступный собеседник. Такой человек замкнут, часто чувствует себя вне времени  и пространства, а также вне  темы и ситуации конкретной деловой беседы, так как все это ему кажется недостойным его внимания и умственных усилий. Что делать в таком случае?

• любым способом необходимо: заинтересовать его в обмене опытом; спросить его: «Кажется, вы не совсем согласны с тем, что было сказано. Конечно, нам всем было бы интересно узнать, почему?»;
• в перерывах и паузах беседы попытаться выяснить причины такого его поведения.

Незаинтересованный собеседник. Тема беседы его вообще не интересует. Он бы охотнее «проспал» всю беседу. Поэтому нужно:

• задавать ему вопросы информативного характера;
• придать теме беседы интересную и привлекательную форму;
• задавать ему стимулирующие вопросы; попытаться выяснить, что интересует лично его.

«Важная птица». Такой собеседник не выносит критики — ни прямой, ни косвенной. Он чувствует и ведет себя как личность, стоящая выше остальных собеседников. Существенным элементом позиции по отношению к такому собеседнику является тактика, в соответствии с которой:

• нельзя позволять ему разыгрывать в ходе беседы роль гостя;
• нужно незаметно предложить ему и дать возможность занять равноправное с остальными участниками беседы положение;
• не допускать никакой критики в адрес присутствующих или отсутствующих руководителей и других лиц;
• всегда четко понимать, что речь идет только об одной деловой беседе, и помнить, кто является инициатором данной беседы;
• очень полезно в диалоге с таким человеком пользоваться методом «да — но».

«Почемучка». Кажется, что этот собеседник только для того и создан, чтобы сочинять и задавать вопросы независимо от того, имеют ли они реальную основу или надуманны. Он просто сгорает от желания спрашивать все и вся. Как справиться с таким собеседником? Здесь может помочь следующее:

• всегда все вопросы, относящиеся к теме беседы, сразу же направлять на всех собеседников, а если он один, то переадресовывать вопрос ему самому; на вопросы же информативного характера отвечатьсразу;
• сразу признавать его правоту, если нет возможности дать ему нужный ответ.