Коммуникационная система организации

 

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Филиал Федерального государственного образовательного учреждения

высшего профессионального  образования

«Московский государственный университет культуры и искусств» 

в городе Норильске

 

Направление «Управление персоналом»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

Теория организации

 

Коммуникационная система  организации

 

 

 

 

 

 

 

 

Студентки 5 курса,  группы УП

Шаркий Светланы Евгеньевны

Проверил: Астраханцева С.В.,к.п.н., доцент

 

 

 

 

 

 

 

 

Норильск, 2012

 

Содержание

Введение………………………………………………………….…..…………...3

1. Определение коммуникации и ее средства……………….……………...4
2. Коммуникационная система  в организации, значение и функции…....5
3.   Направления коммуникаций……………………………………………..7
4. Элементы коммуникации……………………………………………...…..8
5. Модели коммуникации и типы коммуникаций……………….…………9

Выводы…………………………………………………………………………...15

Список используемой литературы………………………………….…………..16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

              Каждый руководитель компании хотел бы иметь дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее — организация внутренних и внешних связей (коммуникаций). Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т. д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.       Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

 

1. Определение коммуникации и ее средства

 

     Коммуникацию можно  определить как использование  слов, букв, символов или аналогичных  средств для получения информации  об объекте или событии. Это  широкое понятие, включающее ряд  уточненных терминов: семантика  коммуникаций относится к значению  слов и символов; синтаксис коммуникаций  указывает на взаимосвязи между  используемыми символами; прагматика  коммуникаций связана с их  результативностью и эффективностью  при достижении определенных  целей.

     Существует ряд подходов  к группировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации: 1) несловесные персональные; 2) словесные  устные; 3) письменные персональные; 4) письменные групповые внутри  организации и за её пределами.  На современный подход к коммуникациям  в большой степени повлияло  развитие кибернетики. Руководитель  устанавливает критерии для подчиненных,  контролирует результаты действий  подчиненных и осуществляет их  корректировку. Процесс обратной  связи является важным этапом  коммуникации и принятия решения (рис. 1).

Рис. 1. Кибернетический  подход к управлению

 

     Для руководителя  организации любого типа важен  каждый из элементов процесса  коммуникации. Многие практики и  теоретики управления считают,  что формы, в которых осуществляются  коммуникации, зависят от того, что  известно о получателе (получателях)  информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи.

     Специалисты по коммуникациям  считают, что наиболее важным  фактором, нарушающим «общность»  в коммуникациях между источником  и получателем информации, являются  изменения, которые происходят  в ее кодировании и расшифровке.  Наиболее эффективные коммуникации  устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и  расшифровки информации являются  единообразными. Когда эти процессы  становятся разнородными, коммуникации  разрушаются. Н. Винер назвал  эту проблему энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п. В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки.

 

2.  Коммуникационная система  в организации, значение и функции

 

     Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

1) руководители тратят большую  часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов,  на это уходит 75-95% времени руководителей.  Поэтому они должны быть заинтересованы  в улучшении данного вида деятельности;

2) коммуникации необходимы для  эффективности управления;

3) коммуникации необходимы для  утверждения авторитета и выражения  воли руководителя;

4) хорошо налаженные коммуникации  содействуют обеспечению организационной  эффективности. Если организация  эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех  других видах деятельности.

    Принято различать четыре  основные функции коммуникативности  в группе или организации в  целом: контроль, мотивация, эмоциональное  выражение и передача информации. С помощью коммуникативности  осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д.

     Для большинства людей  их работа является первичным  источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется  в группе, является механизмом, с  помощью которого члены группы  выражают свое отношение к  происходящему. Тем самым коммуникативность  способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.                                                                                                                                       

 

 

 

 

 

 

3. Направления коммуникаций

 

     Коммуникативный поток  может перемещаться в горизонтальном  или вертикальном направлении.  Вертикальное направление, в свою  очередь, подразделяется на нисходящее  и восходящее.

    Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.

     Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

     Горизонтальное направление. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, так как позволяет экономить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других – происходит спонтанно.

 

4. Элементы коммуникации

 

     Источник. В организациях  источником коммуникации обычно  являются сотрудники со своими  идеями, намерениями, информацией  и целью коммуникации.

     Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

     Передача  сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.

     Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

     Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.

     Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

     Помехи и  барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: 1) отвлечения; 2) неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации; 3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы); 4) статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними; 5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.

 

5. Модели коммуникации и типы коммуникаций

 

 

Коммуникация в организациях –  это сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться как  действие, как взаимодействие и как  собственно процесс. В зависимости  от этого и различаются модели коммуникации.

Коммуникация как действие. Ее модель представлена на рис. 2. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. Модель, представленная на рис. 2, первоначально применялась к электронной коммуникации, однако использовалась также для описания коммуникации между людьми. Коммуникация рассматривалась как односторонний процесс. В этой модели нет места для обратной связи.

     Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели – коммуникации как взаимодействия (рис.3). Данная модель неоднократно критиковалась за неточность. Более поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми.

Коммуникация как процесс. Современные модели коммуникации являются более полными, поскольку отражают коммуникацию как процесс. Наиболее важное отличие состоит в том, что процесс коммуникации больше не рассматривается как линейный или циркулярный. Сутью модели коммуникации как процесса является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источника, и получателя информации. Развитие этой модели отражает трансформацию представлений о коммуникации: от линейной модели до модели процесса с акцентом на внутренние и внешние факторы.