Необходимость документирования управленческих процедур

ВВЕДЕНИЕ:

Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации. Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия. Необходимость приобретения практических навыков в разработке, согласовании и контроле грамотно оформленных с технической и, следовательно, правовой позиции управленческих документов, вызвала потребность в изучении данного курса в высших учебных заведениях.

В этой работе рассматривается круг вопросов, т.е.: документирование управленческой деятельности: состав и реквизиты управленческих документов, их оформление, оформление реквизита-адресата организационно-распорядительной документации, составление текстов документов.

Целью является ознакомление с нормативно-законодательными требованиями и сложившейся хозяйственной практикой документирования, систематизации и использования, быстрый поиск при необходимости предъявления документов. В процессе изучения должны быть получены практические навыки по составлению, оформлению документов, проведено ознакомление с порядком работы с документацией.

3.3. СОСТАВ И РЕКВИЗИТЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. В составе организационно-распорядительных документов (ОРД) принято выделять три группы по признаку их значения и применения в управленческой деятельности:

1 .организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция работнику;

2 распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция;

3 информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная и        объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или руководителем структурного подразделения. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Организационные документы, с точки зрения срока действия относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационных документов может возникать один раз в несколько лет.

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления от управляющего органа к управляемому, то есть от вышестоящего к подведомственному, от руководителя к структурным подразделениям и работникам.

Порядок заполнения организационно-распорядительных документов регламентирован стандартом ГОСТ Р. 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Дополнения и изменения к ГОСТу вносились постоянно, поэтому действующая на момент изучения предмета версия может быть получена из любой информационно-справочной системы («Гарант», «Консультант»…).

1.2 ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Организационные документы. Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции и функции предприятия, организацию его работы, прав, обязанности и ответственности руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами. К организации относятся:

                       учредительные документы (устав и договор), составляемые при создании документа;

                       структура и штатная численность;

                       штатное расписание;

                       правила внутреннего трудового распорядка (или положение о персонал);

                       положение о структурных подразделениях;

                       должностные инструкции работникам;

В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Здесь указывают все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ согласовывается на бланке предприятия, подписываются заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.

Изменения в СТРУКТУРУ И ШТАТНУЮ ЧИСЛЕННОСТЬ вносят приказом директора. Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в ШТАТНОМ РАСПИСАНИИ. Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в ПРАВИЛАХ ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА или в ПОЛОЖЕНИИ О ПЕРСОНАЛЕ. Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия. Если в структуру предприятия входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции права и обязанности, ответственность подразделения. Текст положения должен содержать следующие основные разделы:

1. «Общие положения»
2. «Основные задачи»
3. «Функции»
4. «Права и обязанности»
5. «Ответственность»
6. «Взаимоотношения. Связи»
7. «Организация Работы»

         Положение о структурном подразделении предприятия разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем директора предприятия, юристом и утверждается директором. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ директора предприятия Правовое положение работников предприятия регламентируется ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. ТЕКСТ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ состоит из следующих разделов:

1. «Общие положения»
2. «Функции»
3. «Права» «Ответственность»
4. «Взаимоотношения. Связи по должности»

Количество разделов в должностной инструкции может варьироваться, однако круг вопросов не может быть меньше рекомендованного или противоречить по содержанию нормативным актам («Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37 (в ред. Постановлений Минтруда РФ) с дополнениями и изменениями на дату разработки документа, отслеженными по системе «Гарант»).

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений – специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку. Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ директора предприятия.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается распорядительным документом – приказом директора.

Распорядительные документы. Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредством издания ПРИКАЗОВ директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка - это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

  По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать РАСПОРЯЖЕНИЯ И УКАЗАНИЯ. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ", СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ", "РЕКОМЕНДУЮ".

Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью ПРОТОКОЛОВ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ СОВЕЩАНИЙ у руководства предприятия. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами. Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: ВВОДНОЙ И ОСНОВНОЙ. ВВОДНАЯ ЧАСТЬ содержит постоянную информацию (слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ" печатаются от нулевого положения, от 2-го положения ставят тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" печатают от нулевого положения, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже.