Повышение эффективности функционирования объекта управления

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ

АРМ – автоматизированное рабочее место

ОВИР – отдел виз и разрешений

ФИО – фамилия, имя, отчество

ИНН – идентификационный номер налогоплательщика

СУБД – система управления базами данных

БД – база данных

НСИ – нормативно-справочная информация

НДС – налог на добавочную стоимость

КПП – контрольно-пропускной пункт

ККМ – контрольно-кассовая машина

ВР – вид размещения

ТН – тип номера

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 ВВЕДЕНИЕ

 

В дипломном проекте рассмотрена разработка автоматизированного рабочего места «Администратор гостиницы». 

Целью создания системы  является повышение эффективности  функционирования объекта управления, а именно:

• формирование базы данных с информацией по работе администраторов гостиницы, создание системы управления базой данных;
• повышение производительности труда и снижение вероятности ошибок персонала за счет надежного оперативного информационного обеспечения и автоматизации рутинных операций на различных этапах работы;
• сокращение времени обработки информации и формирование необходимых отчетов и выходных файлов;

До настоящего времени практически весь учет работы и хранение данных в гостинице проводился на бумажных носителях, поэтому очевидно, что использование автоматизированной системы учета  гораздо актуальнее. В результате необходимо разработать АРМ администратора гостиницы, который представляет собой систему комплексной автоматизации деятельности гостиницы по размещению гостей и предназначен для облегчения работы персонала, а также для ускорения обслуживания клиентов.

Эксплуатация комплекса позволяет существенно упростить и сократить рутинную и бумажную работу сотрудников гостиницы и за счет этого повысить качество обслуживания. Сокращается время на оформление всех видов обслуживания и экономится время гостей. Выписка всех документов для гостей осуществляется автоматически, что практически исключает ошибки в документах.

Эксплуатация  программы не требует от пользователя предварительной компьютерной подготовки или специальных знаний. Работа ведётся  с привычными документами и объектами. Разрешения на поселение гостя и счета на оплату всех видов услуг автоматически формируются во время их оформления. Предусмотрена возможность получения стандартных форм отчётности в твёрдых копиях и на экране компьютера для самоконтроля по номерному фонду, расселению гостей и оплате, а также представление этой информации, упорядоченной по любому реквизиту.

Программа обеспечивает эксплуатацию комплекса с достаточной  для реальной работы надёжностью. Большинство  встречающихся неприятностей и  нештатных ситуаций (отключение питания, зависание или сбой компьютера, случайные ошибки пользователя и др.) не приводят к полному разрушению информации и невозможности продолжить работу. Как правило, работу можно продолжить с прерванного места. 

Первый раздел дипломного проекта – это исследование проблемы автоматизации гостиницы: т.е. анализ объекта, анализ существующей системы обработки информации и управления, описание систем аналогов (программ автоматизации подобного типа). Во втором разделе описана постановка задачи: характеристика задач, входная, нормативно-справочная и выходная информация. В третьем разделе изложен алгоритм функционирования автоматизированной системы обработки информации или управления объектом. В четвёртом разделе описан выбор программного и технического обеспечения. Пятый раздел – это руководство пользователя, которое включает в себя руководство программиста и руководство пользователя. Шестой раздел включает в себя организационно-экономическую часть, а седьмой раздел – охрану труда.

 

1 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ

Гостиничное хозяйство  в нашей стране является одной  из ведущей отраслей сферы услуг, которой с каждым годом придаётся  все большее значение. Рост международных  связей России, его авторитета, увеличение деловых контрактов с зарубежными  странами в области науки, культуры и техники, расширение международного сотрудничества во всех сферах производства предопределили большой приток иностранных гостей, специалистов различного профиля и представителей фирм. Бурный рост туризма – как отечественного, так и иностранного – особенно за последнее десятилетие, обусловил значительное развитие гостиничного хозяйства в России, повышение требований к содержанию гостиниц и организации в них сервиса. 

Гостиничное хозяйство  в нашей стране не имеет единого  руководящего центра, часть из них находится в ведении государства, а большая часть подчинена различным организациям. Например, в настоящее время в Сургуте существует 10 гостиниц и больше половины из них находится под ведомством предприятий:

Таблица 1.1 – гостиницы г. Сургута

№	Название	Ведомство	Адрес
1	Ермак	Сургутгазпром	пр. Набережный, 31
2	Заря	Сургутгазпром	ул. Мелик-Карамова, 12
3	Обь	Сургутгазпром	пр. Набережный, 16/1
4	Нефтяник	Сургутнефтегаз	ул. Нефтяников, 36
5	Северная	Сургутнефтегаз	ул. Кукуевицкого,1
6	Аэропорт	Аэропорт	Аэропорт
7	Геолог	Муниципальное предприятие	ул. Федорова, 60
8	Янтарь	Муниципальное предприятие	ул. Ленинградская, 11
9	Кедр	Муниципальное предприятие	ул. Островского, 14/1
10	Северавтосервис	Муниципальное предприятие	ул. Нефтеюганское Шоссе, 23

1.1 Общая характеристика  гостиницы «Ермак»

Гостиница «Ермак» размещается  в 3-этажном здании, построенном по индивидуальному проекту, имеет 32 номера, высшей и первой категории, в которых  можно единовременно разместить 50 человек. Современное инженерно-техническое оборудование и оснащение, наличие автоматики, международной и внутренней телефонной связи, в некоторых помещениях кондиционирование – всё это позволяет судить о высоком уровне предприятия, соответствующем мировым стандартам. Комплекс предприятий общественного питания включает: ресторан на 40 мест, банкетный зал на 40 мест, бар, буфет и столовая для персонала на 20 мест. Кроме того, имеются киноконцертный зал, парикмахерская с мужским и женским залами, бильярд, сауна, оздоровительно-восстановительный центр, детская комната.

Все подразделения составляют единый хозяйственный комплекс, во главе которого стоят директор и  его заместители. Управление гостиницей должно быть гибким, экономически целесообразным, обеспечивающим высокое качество и эффективность хозяйственной её деятельности. Так как гостиница «Ермак» является ведомственной гостиницей ООО «Сургутгазпром» (СГП), то СГП должно постоянно добиваться снижения расходов на эксплутационную деятельность, внедрять новые технологические схемы обслуживания, вычислительную технику по учёту и распределению номерного фонда, бригадную форму работы и стимулирования труда. Так же СГП имеет право распределять обязанности между должностными лицами, руководящими его производственной и хозяйственной деятельностью: заместителями директора, начальниками служб, отделов, главным бухгалтером, экономистом, главными инженерами, отделами кадров, планирования, совершенствования техники и технологий, материально-технического снабжения, финансов, труда и заработной платы.

Директор гостиницы, работая  под руководством вышестоящей организации, повседневно контролирует и проверяет  исполнения в гостинице как своих  приказов и распорядков, так и  вышестоящих органов; он руководит  подбором, воспитанием и обучением  кадров, обеспечением гостиницы оборудованием, инвентарём, материалами, следит за выполнением плана, рентабельностью, соблюдением финансовой, договорной, трудовой дисциплины. Отвечает за сохранность имущества гостиницы и вещей проживающих.

На директора возлагается решение таких вопросов, как

• обеспечение образцового содержания гостиницы,
• своевременное проведение капитального и текущего ремонта,
• внедрение прогрессивных методов и социальных норм труда,
• проведение мероприятий по охране и безопасности труда,
• созыв производственных совещаний.

Директору гостиницы  предоставляется право: распределять должностные обязанности между  руководителями подразделений, принимать, перемещать и увольнять работников, входящих в его номенклатуру, заключать  договоры, соглашения и другие сделки, необходимые для деятельности гостиницы, а так же право выдачи и принятия к платежу обязательств, пользоваться всеми видами банковских услуг, кредитом, открывать и закрывать расчётные текущие счета, распоряжаться ими, подписывать чеки, платежные поручения, акцептовать счета-фактуры, получать денежные средства и ценности.

В период отсутствия директора  один из заместителей руководит деятельностью  гостиницы, обеспечивает выполнение задач  и несет ответственность за деятельность гостиницы в этот период. В отсутствии директора и его заместителей решает неотложные эксплутационные вопросы и ликвидирует конфликтные ситуации между проживающими и персоналом гостиницы старший администратор.

Должностные инструкции администратора гостиницы  «Ермак»

I. Общие положения

1.1. Администратор гостиницы  назначается на должность и  освобождается от занимаемой  должности по представлению директора  гостиницы, приказом начальника управления.

1.2. В своей деятельности  администратор подчиняется директору  гостиницы. 

1.3. В своей деятельности администратор должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы гостиницы; правила и методы организации процесса обслуживания посетителей; ассортимент реализуемых услуг; прейскуранты цен на номера и места; правила приёма и обслуживания российских и иностранных граждан; основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.4. Администратор обязан  иметь высшее профессиональное  или среднее профессиональное  образование без предъявления  требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет. Необходимо знание иностранного языка.

II. Должностные обязанности  

2.1. Обязан предоставлять  места пребывающим в гостиницу. 

2.2. Обеспечивает создание  комфортных условий для посетителей.

2.3. Осуществляет контроль  за сохранностью материальных  ценностей.

2.4. Принимает меры  к предотвращению и ликвидации  конфликтных ситуаций.

2.5. Следит за своевременной  оплатой за проживание в гостинице.

2.6. Поселяет граждан  согласно письменным заявкам и по установленным льготам, тщательно сверяя данные паспорта или документа, заменяющего его, с заполненной регистрационной карточкой.

2.7. Рассматривает претензии,  связанные с неудовлетворительным  обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.

2.8. Обеспечивает чистоту  и порядок в помещениях и  на прилегающих к ним территориях.

2.9. Контролирует соблюдение  работниками гостиницы трудовой  и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.10.Информирует руководство  гостиницы о недостатках, имеющихся  в обслуживании посетителей, принимает меры по их ликвидации.

2.11.Соблюдать требования  охраны труда.

2.12.Правильно применять  средства индивидуальной и коллективной защиты, пожаротушения.

2.13. Обязан немедленно  извещать своего непосредственного  или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем в гостинице, или об ухудшении своего здоровья.

2.14. Обязан проходить  периодические медицинские осмотры,  проверку знаний и обучение  требований охраны труда.

2.15.Знать и  выполнять инструкцию о мерах пожарной безопасности, порядок эвакуации проживающих и материальных ценностей, ознакамливает прибывающих в гостиницу с правилами пожарной безопасности.

III. Права

В ночные и утренние часы в отсутствие дирекции обязан решать все вопросы, связанные с эксплуатацией гостиницы, режимом экономии энергоресурсов, соблюдением персоналом выполнения своих служебных обязанностей, и принимать меры к ликвидации различных конфликтных ситуаций.

IV. Взаимоотношения с  другими сотрудниками

Дежурный диспетчер: текущий ремонт, вызов электрика, связиста, сантехника, плотника и других специалистов по ремонтным работам в гостинице

V. Оценка работ и  ответственность

5.1. Администратор несёт  материальную ответственность и  ответственность в дисциплинарном  порядке за сохранность денежных  средств документов, данных паспортов.

5.2. Несёт ответственность  за охрану труда и пожарную безопасность.

5.3. Администратор несёт  ответственность в административном, дисциплинарном порядке за правильность и точность расчётов с проживающих.