Совершенствование информационного обеспечения в организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО «Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского»

Физико-технологический институт

Кафедра экономики и менеджмента

 

 

 

 

Курсовая работа по дисциплине

«Экономическое управление организацией»

Тема: «Совершенствование информационного обеспечения в организации»

 

 

 

 

 

 

Студентка группы ФТИ-45            Искендерова А.А. / ________

 

Кандидат эк. наук                      Чаусова Л.А. / ________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Калуга

2014

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………	3
Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием …………………………………………………..	5
1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения ..	5
1.2 Технология информационной деятельности .………………………….	10
1.3 Технология формирования информационного обеспечения процесса принятия решения…………….	13
Глава 2. Анализ информационного обеспечения управления АКБ «Фора-Банк» (ЗАО).……………………………………………………	19
2.1 Общая характеристика АКБ «Фора-Банк» (ЗАО).………………………...	19
2.2 Технико-экономические показатели …………………………………...	24
2.3. Анализ системы документооборота……………………………………	28
Глава 3. Совершенствование информационного обеспечения в АКБ «Фора-Банк»(ЗАО).………………………………………………………	30
3.1 Направления совершенствования системы информационного обеспечения ………………………………………………………………….	30
3.2 Мероприятия по совершенствованию системы информационного обеспечения АКБ  «Фора-Банк» (ЗАО)………………………...	34
Заключение…………………………………………………………………...	38
Список использованной литературы……………………..	40

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Успех организации в большей мере зависит от наличия необходимой, достоверной и достаточной информации о состоянии контролируемых процессов, скорости ее преобразования в директивы, планы, проекты и действия.

Обоснованный выбор требуемого уровня качества информационного обеспечения является сложной задачей проектирования информационных систем, поскольку занижение этого уровня ведет к нецелесообразности проведения работ, а завышение этого уровня – к потерям.

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. [13]

По-моему мнению, актуальность выбранной темы курсовой работы связана с тем, что информация уменьшает степень неопределенности, позволяет принимать обоснованные управленческие решения. А также, хорошее информационное обеспечение это  залог успеха и конкурентоспособности фирмы. Именно  оно  порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Цель данной курсовой работы становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием.

Реализация цели моей курсовой работы неразделимо связана с решением ряда приоритетных задач. К задачам можно отнести:

• Определение общего понятия об информационном обеспечении управления;
• Изучение технологии информационной деятельности;
• Выявление сущности, цели и задач информационно-управляющей системы;
• Определение видов информационного обеспечения системы управления персоналом
• Раскрытие методов повышения эффективности информационно-управляющей системы.

Объектом исследования является АКБ «Фора-Банк» (ЗАО).

Предметом исследования является система информационного обеспечения в АКБ «Фора-Банк» (ЗАО).

При анализе системы информационного обеспечения используются методы системного, структурного и факторного анализа. В ходе  исследования использованы учебники по экономике организаций, маркетингу, менеджменту, финансам и некоторые периодические издания.

Курсовая работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы и приложений. Работа иллюстрирована расчетами, таблицами, рисунками.

Курсовая работа изложена на 41 листе машинописного текста, включает 3 рисунка и 5 таблиц.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления предприятием.

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения.

Информация - один из ключевых ресурсов, без которого невозможна эффективная деятельность. Информация (лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.[26] В теории управления, как правило, выделяют определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.

Информация  выступает как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. К слову, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.[27]

Для оценки качества информационного обеспечения необходимо оценить следующие объективные, технические и субъективные показатели.  

I.  Технические показатели (позволяют измерять и оценивать качество информационного обеспечения с технологической точки зрения):

1.  Объем информации (это количество технических средств, персонала);

2.  Производительность (это характеристика информационной системы, выраженная показателем объема, времени и частотой выполнения той или иной операции, направленной на достижение основной цели деятельности – получение максимальной прибыли);

3.  Время выполнения информационной процедуры (показатель, который определяется с момента начала операции до момента ее завершения, т.е. полный информационный процесс);

4.  Вероятность ошибки (это показатель характеризует качество технического канала связи при осуществлении процедуры коммуникации, низкое качество канала ведет к потере информации);

II. Субъективные  показатели:

1.  Полнота информации (это мера достаточности информации для достижения поставленной цели деятельности);

2.  Достоверность информации (это соответствие необходимой информации истинным фактам, необходимым для успешной работы организации);

3.  Релевантность (данный показатель характеризует соответствие информации потребностям решаемой задачи);

4.  Своевременность (характеризует время в течение которого информация имеет полезность для решения каких-либо предметных задач данной организации);

5.  Толерантность (показатель, характеризующий удобство предоставления для восприятия и использования информации);

6.  Важность информации для решения задач (показатель, характеризующий значимость информации для решения предметных задач).[6]

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме.  Это простая схема передачи информации в одном направлении.

 

 

 

 

Рис. 1.1 Простая схема передачи информации в одном направлении.

 

 

С помощью совершенствования информационного обеспечения достигаются следующие задачи:

1. Экономия расходов путем снижения фонда заработной платы; коммунальных услуг; стоимости программного обеспечения; расходов на оформление договоров; расходов на перераспределение сырья и пр.

2. Устранение возможных расходов в будущем, а именно: избежание будущего роста численности персонала; уменьшение требований к обработке данных; снижение стоимости обслуживания и пр.

3. Приобретение нематериальной выгоды: улучшение качества информации; повышение производительности; улучшение и ускорение обслуживания; новые производственные мощности; улучшение контроля; минимизация просроченных платежей; максимальное использование программного обеспечения.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). [5]

Таблица 1.1 Влияние качества информации на субъекта и объекта управления

п	Субъект	Объект
1.	Повышение эффективности управления напрямую зависит от полноты и своевременности получения информации	Вовремя доставленная исполнителю информация является одним из главных условий успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей
2.	Повышение конкурентоспособности организации («Кто владеет информацией, тот владеет миром»)	Повышение ответственности за невыполнение поручения в условиях достаточности информации
3.	Ускоряется реакция на изменения условий рынка
4.	Упрощение ускорение процесса выполнения функций

 

 

 

 

 

После рассмотрения влияния информации на управленческий процесс, логично перейти к проблемам информационно обеспечения управления. В настоящий момент можно выделить следующие:

деятельность компании в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;

невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;

трудно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;

не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;

документы "движутся" медленно; неизвестна стадия, на которой находится процесс; важные бумаги теряются;

появляются дублирующие или противоречивые документы;

поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;

иногда функция информационного обеспечения слабо интегрирована в систему управления;

недостаточный уровень обработки информации, неверная трактовка «нужной» и «ненужной» информации.[15]

Очень важно выделить информационную функцию как одну из важнейших. В рамках данной функции управлению необходимо определить схему информационного обеспечения управления, создать необходимую инфраструктуру, обеспечить надлежащий контроль поступающей и обрабатываемой информации.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом, особое значение играет обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: