Сущность и функции контроля в менеджменте

                                                 ВВЕДЕНИЕ    

    Рыночные отношения выдвинули объективную необходимость значительного повышения внимания к вопросам организации контроля на промышленных предприятиях. Именно на уровне предприятия, где создается нужная обществу продукция, сосредоточены наиболее квалифицированные кадры, решаются вопросы экономного расходования ресурсов, применения высокопроизводительной техники, технологий. На предприятии с целью снижения до минимума издержек производства и реализации продукции разрабатываются бизнес - планы, применяется маркетинг, осуществляется эффективное управление - менеджмент. Предприятие теперь выступает в роли собственника средств производства и продуктов труда, его дальнейшее развитие во многом зависит от сохранности этих средств и эффективности их использования. Таким образом, контроль должен осуществляться в первую очередь в интересах самого предприятия, его собственников, а также непосредственно работников.

Контроль организации  исполнения управленческих решений - это  система наблюдения, проверки, оценки и коррекции положения дел  на основе разработанных критериев (показателей). Руководителю важно знать  динамику ситуационных изменений, чтобы  вовремя включиться в управление рабочим процессом сверху при  повторяющихся сбоях или предупредить подчиненных о надвигающейся  угрозе срыва. В то же время управленческий контроль предполагает совместное устранение и сверху и снизу случайных  негативных ситуаций, которые постоянно  возникают в работе.

Цель данной работы –  исследовать теоретические и  практические аспекты контроля в  менеджменте.

Для достижения поставленной цели требуется решить следующие  задачи:

1.раскрыть понятие, сущность и значение контроля;

2.рассмотреть виды и методы контроля;

3.исследовать процесс контроля и проблемы его осуществления;

4.рассмотреть принципы контроля в управлении организации.

1. Сущность и  функции контроля.

Слово «контроль» (controle) в переводе с французского имеет несколько значений, среди которых: проверка чего – либо, обеспечение или проверка правильности тех или иных действий в области производства (контроль качество продукции) и управления (контроль качества управления – функция управления); проверка исполнения принятых решений или обязанностей, которые возложены на данную организацию, учреждение или должностное лицо: учреждение, проверяющее деятельность какого – либо другого учреждения или ответственного лица, отчетность и т.п.

По своей сущности контроль представляет собой систему управленческих мер по наблюдению за ходом и проверке результатов деятельности, осуществляющую уполномоченными на то субъектами управления с целью выявления и устранения отклонений в этой деятельности от установленных требований или заданных параметров.

Процесс контроля заключается  в обосновании стандартов деятельности, измерении и оценки фактически достигнутых  результатов и проведении корректировок  в случае, если эти результаты существенно  отклоняются от поставленных целей  и задач или отличаются от установленных  стандартов.

Контроль в менеджменте  организации является относительно самостоятельной управленческой функцией. Специфика контроля как управленческой функции заключается в том, что он реализует в той или иной форме идею обратной связи, которая в общем виде предоставляет собой передачу информации с выхода объекта управления на вход управляющей системы, По его данным производится корректировка ранее принятых решений,  планов, организационных условий их выполнения , а также норм и нормативов деятельности. Реализация контроля позволяет решать следующие основные задачи:

-определение фактического  состояния и соответствия деятельности  контролируемого органа, требованиям  соответствующих законов, подзаконных  актов РФ, ведомственных нормативно  – правовых актов, основополагающим  принципам деятельности.

- предупреждения, своевременное  выявление и исправление ошибок, устранение недостатков, в работе  по реализации действующих программ, планов работы, принятых или управленческих  решений.

-оказание объектам контроля  помощи в решении стоящих перед  ними задач и совершенствовании  менеджмента их организаций.

-повышение в контролируемых  объектах исполнительской дисциплины  и ответственности, изучение и  оценка деятельности конкретных  должностных лиц для улучшения  расстановки и осуществление  деятельности.

В роли субъекта контроля в  зависимости от ситуации могут выступать  учредители организации, акционеры, ее топ – менеджеры, линейные руководители различного уровня, специализированное подразделение организации или  специально выделенный работник, отдельные работники, гос. Органы, общественные организации, межгосударственные органы и международные организации.

В качестве объекта могут  рассматриваться организации, ее подразделения, филиалы, представительства, а также  отдельные работники. Предметом  контроля могут стать технические  характеристики, кол-во и качество продукции , ее запасы на складе, иные материальные ценности, служебные документы, настроения и поведения людей, в частности, качество выполнения ими своих служебных обязанностей, ступень удовлетворенности работой, информационные и финансовые потоки и т.д. Объем контроля определяется составом направлений, линий, участков деятельности одного объекта контроля. Масштаб контроля – отражает, с какой точностью осуществляется контроль, каков состав контролируемых параметров и сколько однородных объектов контроля подвергается проверке одновременно. Охват контроля – это количество подчиненных, охватываемых контролем со стороны руководителя. Параметры контрольной информации – объем, точность измерений, современность и частота поступления необходимых для осуществления контроля сведений. Затраты на контроль – средства, связанные с организацией и осуществлением контрольной функции.

Под регулированием понимается процесс выработки корректирующих мер и реализации принятых организационно – технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем. Задача регулирования – актуализация или обновление плановых заданий, нормативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации. Функция контроля переходит в функцию регулирования в момент принятия решения по корректированию выявленных отклонений.

Рациональная организация  контроля заключается в использовании  таких его форм, которые в максимальной степени предотвращают появление  неблагоприятных ситуаций, отклонений от установленных стандартов, ошибок, а так же позволяют эффективно корректировать деятельность организации, и ее подразделений. Важную роль контроль играет для предупреждения кризисных ситуаций, а с другой – для поддержания и развития достигнутого успеха в деятельности организации.

2. Виды контроля в управлении организаций.

Многообразие задач контроля в управлении организаций обуславливает  разнообразие его видов. В зависимости  от соотнесения по времени с исполняемым  управленческим решением различают  следующие виды контроля: предварительный, текущей, заключительный и последующий.

Предварительный контроль имеет  целью предупреждения нежелательных  последствия или неожиданных  отклонений в ходе исполнения решения  и сводится, главным образом, к  оценке наличия и достаточности  организационных предпосылок и  иных условий для практической реализации решения, готовности к этому объекта  менеджмента. Предварительный контроль позволяет своевременно внести при  необходимости соответствующие  коррективы  в проект решения  или в намеченный порядок его  выполнения. Он осуществляется до фактического начала работ, проводится до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений.

Задача предварительного контроля состоит в том, чтобы  выяснить готова ли организация или ее подразделения к выполнению тех или иных задач. Он используется для проверки качества комплектующих изделий, сырья и материалов, идущих в производство, а также в отношении деятельности подчиненных, компетентность, а также добросовестность которых вызывает у руководителя определенные сомнения. Предварительный контроль призван предотвращать потенциальные ошибки и несоответствие установленным стандартам и требованиям, создавая тем самым уверенность, что данная работа или процесс будет происходить должным образом. Однако при этом  затягивается процедура принятия решений и возникает возможность смещения ответственности. В случаи неудачи исполнитель может ссылаться на контролера, указывая, что обязанность последнего – предотвращать подобные ошибочные действия. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое написание должностных инструкций, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных – все это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать так, как задумано.

Основным средством осуществления  этого контроля является реализация определенных правил, процедур и линий  поведения. В организациях предварительный  контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Так, анализируются деловые и  профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей, устанавливается минимально доступный уровень образования или стаж работы в данной области. При приеме на работу с кандидатом провидится собеседование, выявляется, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям.

В отношении материальных ресурсов вырабатываются стандарты  допустимого качества поступающих  материалов, материалы проверяют на соответствие стандартов, тщательно выбираются поставщики для заключения договоров.

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является финансовый план. Проработка финансовых вопросов стадии его становления  дает уверенность в том, что организация  в процессе работы будет иметь достаточные финансовые средства.

Текущий контроль осуществляется в процессе исполнения решения и предназначенных для выполнения на ранних стадия возможных негативных отклонений от заданных параметров этого процесса, которые могут существенно затруднить исполнение решения или создать реальную угрозу его исполнению. Он позволяет корректировать уже принятое решение и регулировать организацию управления его исполнением.

В наибольшей степени текущий  контроль характерен для производственных процессов, где благодаря ему  выявляется необходимость в регулировании  хода производства. Объектами текущего контроля являются соблюдение норм и  нормативов, действующих на производстве, соблюдение распорядка работы, движение изделий  рамках технологического процесса, уровень текущих затрат денежных средств, наличие запасов сырья, материалов, не изготовленной и готовой продукции, качество продукции. Этот вид контроля требует быстрого и постоянного поступления информации по каналу обратной связи. Так, бригадир обнаруживает ошибки в работе подчиненных ему рабочих и немедленно сообщает им об этом. В результате рабочие исправляют допущенные ошибки и усиливают свое внимание к качеству выполнения операции.

Текущий контроль важен в  учет финансовых и материальных ресурсов. В управлении персоналом текущий  контроль осуществляется в виде контроля работы подчиненного его непосредственным руководителем. Масштабы контроля не должны здесь превышать определенного  предела , при котором он начинает восприниматься подчиненными как проявление недоверия и подозрительности, как мелочная опека, что обычно подрывает мотивацию к эффективной работе.

Заключительный контроль осуществляется как выполнение решения. Предназначен прежде всего, для оценки состояния и результатов работы за контролируемый период, исполнение решений субъекта менеджмента, определения достигнутых конечных результатов и их соответствия заданным параметрам. Сфера его применения  - это контроль качества произведенной продукции, и оценка результата деятельности как линейного, так и функционального персонала. В первом случаи он абсолютно необходим, во втором – его целесообразность определяется тем, насколько важны в конкретном случае сильные и слабые стороны данного вида контроля. Сильная сторона заключается в том, что здесь не затягивается процедура принятия решений, исполнитель имеет возможность действовать под свою полную ответственность, что предоставляет ему возможность самореализации. Слабой стороной является, то, что вероятность допустить ошибку здесь выше, чем при предварительном и текущем контроле. Это обстоятельство может не играть решающей роли, когда цена ошибки невелика. Вместе с тем нейтрализации этой слабости обеспечивается высокой компетентностью исполнителей.

Заключительный контроль позволяет также выявлять положительный  опыт работы, вскрывать причины и  условия допущенных недостатков  в целях их устранения, всесторонне  оценивать сами решения и обеспечивать дополнительную мотивацию деятельности исполнителей на основе оценки конечных результатов. Этот вид контроля дает информацию для дальнейшего планирования.

Осуществление указанных  трех видов контроля позволяют делать обоснованные выводы относительно состояния  контролируемого объекта и определять конкретные меры по устранению выявленных недостатков и совершенствованию его деятельности. Для устранения недостатков и выполнения иных рекомендаций объекту контроля устанавливаются определенные сроки. По истечении этих сроков осуществляется последующий контроль. Этот вид контроля позволяет проверить исполнение рекомендаций субъекта контроля, сделанных по результатам любого из первых трех видов контроля.

По объему вопросов, охватываемых контролем, и его масштабу в управлении организацией различают общий, специальный  контроль и самоконтроль. Общий контроль охватывает все основные направления, линии, участки деятельности, одного объекта контроля или одновременно нескольких.

Специальный контроль затрагивает  лишь одно направление, какую-либо линию  или сторону деятельности организации. Наряду с субъектами контроля данной организации, специальный контроль могут осуществлять в пределах предоставленных полномочий руководители и соответствующие функциональные подразделения аппарата вышестоящего органа управления.