Тайм-менеджмент

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

Амурский государственный  университет

(ГОУВПО «АмГУ»)

 

 

Факультет Экономический

Кафедра ЭиМО

Специальность 080901 - Бухгалтерский  учет, анализ и аудит

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

на тему: Тайм – менеджмент (time-management)

по дисциплине Управление персоналом

 

 

Исполнитель студент группы  772		М.Н.Шудренко
Руководитель		В.П.Федун

 

 

 

 

 

Благовещенск 2010

 

ВВЕДЕНИЕ

Как бы там ни было, своим  временем управляют все. Вопрос только в том, насколько эффективно им это  удается делать. Ведь проблема управления временем куда шире, чем банальное  составление графика или схемы  выполнения проекта.

Особенно остро задача эффективного тайм-менеджмента стоит  перед руководителями – они управляют  не только своим собственным временем, но и рабочим временем своих подчиненных. Менеджер ранжирует цели и задачи, которые он ставит перед людьми, по признаку "важность-срочность" для того чтобы как можно быстрее  и эффективнее достигать поставленной цели. Именно он планирует общее  время (ресурс, который отводится  на достижение конкретной цели) и выбирает задачи, которые целесообразно делегировать подчиненным. Кстати, делегирование  полномочий – один из главных способов экономии времени руководителя. Ибо  единственный шанс для руководителя разгрузить себя и мотивировать людей  – это передать ответственность. Но для этого необходимо четко  поставить цели, определить критерии их достижения – иначе невозможно будет ни оценить ход процесса, ни определить, достигнут ли результат. Если эффективная система управления временем отсутствует, человек ходит  на работу как в кино: утром приходит и не знает, что с ним будет  в следующий момент. Каждый день – премьера, а эпизоды/действия могут  развиваться по любому сценарию. Это  очень интересно, но не очень продуктивно. Задача же руководителя заключается  в том, чтобы активно продвигать свою организацию, а значит, ставить  цели и предугадывать ход событий. Управленцы среднего звена и топ-менеджеры  должны не столько воспринимать влияние  на компанию извне, сколько развивать  бизнес путем активного воздействия  на окружающую среду. Другими словами, менеджер может быть футбольным мячом, которым играют обе команды футболистов  и который понятия не имеет, куда полетит в следующий момент. А  может быть форвардом, ведущим мяч  и прекрасно знающим, кому и когда  необходимо дать пас. Здесь необходимо отметить, что управление временем – весьма сложная и индивидуальная система.

 

1 Что такое  тайм-менеджмент?

Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

• Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
• Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
• Реализация — конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
• Контроль достижения цели и выполнения планов.

Задача  тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности  и целенаправленности. Начинать нужно с решения первоочередных задач и делать все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, эффективность снижается в 5 раз.

Моцарт мог работать над  тремя композициями сразу и создавать  настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн  или Верди могли работать только над одним произведением в  какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Можно использовать закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

2 Пожиратели времени

 Помимо собственно планирования времени одной из важных функций тайм-менеджмента является борьба с так называемыми "пожирателями времени". Специалисты выделяют около 20 видов таких пожирателей, но мы остановимся лишь на наиболее опасных. Попытки добиться слишком многого. Это постановка изначально недостижимых целей и перфекционизм. Очень часто бывает, что люди затрачивают на решение довольно простой задачи большое количество времени и труда. А она вовсе не требует такого суперисполнения.

Личная  дезорганизация и отсутствие самодисциплины. Это неравнозначные понятия. К советам по поводу борьбы с первым пожирателем относятся такие как: держите стол чистым, ведите лист "что нужно сделать", сортируйте задачи и т.п. Слабые места в самодисциплине и организации можно легко выяснить, сделав "фотографию" своей рабочей недели или трудового дня. Какое времяпрепровождение кажется нам наиболее неприемлемым? Вот с этого нужно начинать борьбу с этим видом пожирателя времени.

Неспособность сказать "нет". Чтобы преодолеть некий барьер, старайтесь говорить "нет" как можно чаще, в том числе и своему руководителю. Если просьба застала врасплох, досчитайте до 10, а потом все равно скажите "нет". Коротенькое слово надо произносить в несколько этапов. Сначала просто произнесите его, потом – приведите доводы, почему вы так сказали, и в завершение предложите альтернативу.

Откладывание. Суть проблемы в том, что мы откладываем то, что нужно сделать, до той поры, когда становится уже поздновато что-либо сделать качественно. Если откладываются важные задачи, если это цикличный процесс, повторяющийся изо дня в день, мы теряем уважение к себе, мучаемся угрызениями совести. Существуют определенные схемы, по которым наглядно можно определить, что потенциал качественного выполнения важной задачи уменьшается прямо пропорционально времени. То-бишь сложные задачи ни в коем случае нельзя откладывать на конец рабочего дня, недели или месяца. Начинать нужно в первой половине дня, когда мы еще не устали, полны сил, не загружены текущей работой. Тогда требования задачи и наш потенциал совпадут. И сделать мы сможем намного больше.

Совещания. Если процедура совещания выстроена неправильно, возникает дефицит времени и информации. Кто, как правило, проводит совещания в организации? В основном ее руководящее звено. И то, что лучшие люди организации, призванные принимать важнейшие решения, так непродуктивно тратят свои силы и время, очень обидно. Вообще-то совещания в большинстве организаций – это один из основных пожирателей времени. Человек зачастую не в состоянии повлиять на часть пожирателей времени, ибо они зависят не только от него, но и от его коллег и руководства. Однако никто не запрещает ему бороться со своими личными пожирателями, организовывать собственное время. Для этого есть огромное количество помощников – специальные ежедневники (тайм-планеры), компьютер, часы с будильником, электронные записные книжки. В конце концов, можно писать важные вещи на бумаге и вешать ее перед глазами. В сфере делового общения можно дать простой, но эффективный совет: когда вы даете человеку свою визитку, то скажите, в какое время вам удобно звонить. И ваш собеседник сделает то же самое. Таким образом вы сэкономите время друг друга, избежав звонков в неурочное время и бесконечных: "линия занята".

3 Интересные вопросы тайм-менеджмента

Что значит "съесть лягушку"?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может  служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку  с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное  напряжение и нежелательные последствия.

Нужно действовать без  лишних раздумий и промедлений - просто взять и сделать. Это даст Вам  заряд бодрости на целый день.

Что экономит неожиданно много времени?

Слово "нет". Самое главное слово для организации собственного времени - это вежливое "нет". Учитесь отказывать и говорить "нет" задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное  время. Отмечайте занятия, которые  являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и  газет).

Составьте рейтинг таких  никчемных занятий, назвав его "Я  больше никогда не буду этого делать", и заносите туда те дела, которые  не приносят Вам никакой пользы и  не приближают Вас к цели.

Какие вопросы - вопросы личной эффективности?

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия  имеет та или иная задача, и что  произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса  в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы  позволят удвоить Вашу производительность.

На  что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие  результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных  людей на столе царит дикий  хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом.

Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора - один из самых эффективных инструментов управления временем.

4 Техники управления временем

1)  Система Франклина. Рассмотрим базовые принципы классической системы управления временем, идею создания которой приписывают Бенджамину Франклину. Эти принципы предусматривают, что любая большая задача, стоящая перед человеком, дробится на подзадачи, а те в свою очередь – на еще более мелкие подзадачи. Визуально это можно изобразить в виде многоступенчатой пирамиды, а применение системы – как процесс возведения этой пирамиды. Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей, – человек определяет свои жизненные ценности (иными словами, то, чего он хочет от жизни). Для одного – это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого – благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего – слава и высокий социальный статус. Для четвертого – власть. Для пятого – познание. Для шестого – служение во имя человечества… Список можно продолжать до бесконечности, тем более что у каждого человека существует некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей – наиболее важный в построении пирамиды: если на этом этапе будет допущена ошибка (например, будут выбраны "познание" и "служение людям", хотя на самом деле предпочтительны "известность" и "высокий социальный статус"), то впоследствии человека неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причем не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо также убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу. Следующий этап – построение второго этажа пирамиды. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны "известность", "власть" и "высокий социальный статус", то может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой высокую цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка. Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план – что необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели. Например, для того чтобы стать президентом США, надо сначала стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов страны, иметь солидную партийную и финансовую поддержку и незапятнанную репутацию, быть известным публике, блестящим оратором, благополучным женатым человеком, получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, выполнению какого именно пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Еще более важно обозначить конкретный срок – если человек говорит себе: "Когда-нибудь я обязательно куплю машину (напишу книгу, пойду учиться в университет…)", он может тянуть годами и в результате так и не достичь цели, но если он назначает себе конкретный срок, то значительно увеличивает шансы добиться своего. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: "До конца 2004 года закончить с отличием Гарвардский университет по специальности "социология и политология". Это, во-первых, даст мне престижное высшее образование, и во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми". Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: "Что я могу сделать в эти годы для достижения намеченных в генеральном плане целей?". В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также отметить, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели. Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: "Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?". Таким образом пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: "Окончить Гарвард", то в краткосрочный план войдут такие пункты, как "Подать документы в университет", "Пройти курсы подготовки к экзаменам" и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней. Наконец, шестой этаж пирамиды – план на день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача "Подать документы в Гарвардский университет" разбивается на такие подзадачи: "Выяснить, какие документы и кому надо подать", "Оформить необходимые документы", "Отослать документы" и "Убедиться, что документы получены", каждую из которых можно назначить на какой-то определенный день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а комплектуется из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения каждой задачи. Все эти планы отнюдь не являются чем-то постоянным – наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день скорее всего автоматически будет изменен несколько раз в течение дня. Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости – корректироваться) не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год. Тогда же стоит критически взглянуть и на поставленную вами высокую цель (Привлекает ли она вас по-прежнему? Не хотите ли вы внести какие-то коррективы?) и даже попытаться переосмыслить зафиксированные вами жизненные ценности.

2) Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра — техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям — важности и срочности.

• Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
• Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
• Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т. п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
• Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни.

После определения важного  дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

3) Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». В приложении к управлению временем это правило звучит так: 20 % дел (и затраченного времени) дают 80 % результатов; 80 % дел (и затраченного времени) дают 20 % результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20 % дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

4) Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность: