Документационное обеспечение деятельности органа местного самоуправления (на примере Верхнеярославского сельского совета Сосновского

- определяет бюджетную, налоговую  и долговую политику сельсовета;

- осуществляет иные полномочия, предусмотренные федеральным и  областным законодательством.

Полномочия главы сельсовета прекращаются досрочно в случае: 1) смерти, 2)  отставки по собственному желанию, 3)  отрешения от должности правовым актом главы администрации Тамбовской области и др.

Администрация сельсовета – исполнительно-распорядительный орган сельсовета, наделенный настоящим Уставом полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления сельсовета федеральными законами и законами Тамбовской области.

 Администрацией сельсовета  руководит глава сельсовета на  принципах единоначалия.

 К полномочиям администрации  сельсовета относится:

- обеспечение исполнения полномочий  органов местного самоуправления по решению вопросов местного значения в соответствии с федеральными и областными законами, нормативными правовыми актами  сельсовета и администрации;

- подготовка проектов решений  сельсовета постановлений и распоряжений администрации сельсовета, иных муниципальных правовых актов;

- разработка планов комплексного  социально-экономического развития  сельсовета и обеспечение их выполнения;

- разработка проекта бюджета сельсовета, обеспечение  исполнения бюджета сельсовета и подготовка отчета о его исполнении;

- управление и распоряжение  муниципальным имуществом, объектами  муниципальной собственности в  соответствии с действующим законодательством;

- участие в охране окружающей  среды;

- организация и осуществление  муниципального контроля на территории муниципального образования;

- организация муниципальной службы  в соответствии с федеральным  законодательством, законодательством  Тамбовской области, Уставом и решениями сельсовета;

- осуществление иных полномочий, предусмотренных федеральными законами, законами и иными нормативными правовыми актами Тамбовской области.

Депутатом сельского совета является избранный в соответствии с законодательством представитель населения, уполномоченный осуществлять в сельском  совете полномочия, предусмотренные законодательством и Уставом сельсовета. Депутаты  избираются на срок полномочий сельского совета. Полномочия депутата начинаются со дня его избрания и прекращаются со дня начала работы сельсовета нового созыва. [5]

 

                    2.2 Организация работы Общего отдела сельсовета

Общий отдел является структурным подразделением администрации Верхнеярославского сельсовета. Общий отдел создан Распоряжением главы Верхнеярославского сельсовета 02.02.2011г. для улучшения качества работы с документами в администрации сельсовета и улучшении деятельности Верхнеярославского сельсовета. В своей деятельности Общий отдел подчиняется главе сельсовета. Ею был назначен начальник Общего отдела И.Д. Астафурова. В своей деятельности начальник Общего отдела руководствуется:

- Федеральным Законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» от 6 октября 2003г.

- Уставом Верхнеярославского сельсовета;

- Распоряжением главы сельсовета от 02.02.2011;

- Положением об Общем отделе;

- Инструкцией по делопроизводству.

Начальник Общего отдела:

- осуществляет руководство деятельностью  отдела;

- обеспечивает соблюдение дисциплины  работниками отдела;

- несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач;

- разрабатывает должностные инструкции  работников отдела;

- осуществляет работу с входящей  и исходящей документацией администрации;

- осуществляет работу с обращениями  граждан;

- осуществляет прописку и выписку граждан;

Осуществляет ведение первичного воинского учета в сельсовете, а именно:

- осуществляет постановку и  снятие с учета;

- оформляет документы на юношей  допризывного возраста;

- осуществляет сверку с военкоматом  Сосновского района.

Задачи и функции отдела:

- осуществление на территории  сельсовета исполнительно-распорядительных  функций в пределах своей компетенции.

- реализация решений органов  местного самоуправления на территории  Верхнеярославского сельсовета;

- осуществление мероприятий по экономическому и социальному развитию сельсовета;

- взаимодействие с органами  территориального общественного  самоуправления населения, общественными объединениями;

- осуществление контроля за  своевременным рассмотрением обращений граждан;

- организация приема, регистрации и обработки входящих и исходящих документов;

- разработка должностных инструкций  работников;

- разработка и правильное оформление  организационных и распорядительных документов администрации;

- внесение предложений по совершенствованию  методов работы с документами главе сельсовета;

- оформление, учет и хранение  в течение установленного срока  документов администрации;

- оформление и выдача жителям  информационно-справочных документов;

- организационно-техническое обеспечение  общего отдела (компьютеры, канцелярские принадлежности);

- организация личного приема  граждан главой  Верхнеярославского  сельсовета;

- прием граждан по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

- выполнение отдельных поручений  главы сельсовета;

- исполнение обязанностей главы сельсовета в случае отъезда или болезни главы сельсовета.

В состав Общего отдела кроме начальника входит бухгалтер и консультант по юридическим вопросам.

Таким образом, в Общий отдел входят кроме начальника, бухгалтер, специалист и консультант по юридическим вопросам. [3]

 

                2.3 Документирование управленческой деятельности

По сфере использования документы администрации Верхнеярославского сельсовета делятся на:

- организационные;

- распорядительные;

- информационно-справочные;

- письменные обращения граждан;

- документы по личному составу.

Организационные документы в Верхнеярославском сельсовете представлены Уставом Верхнеярославского сельсовета Сосновского района Тамбовской области, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников и другими инструкциями.

Устав сельсовета представляет свод правил, регулирующих деятельность сельсовета и его взаимоотношения с учреждениями, организациями и гражданами. Устав сельсовета состоит из нескольких глав. Первая глава «Общие положения». Второй главой является «Участие населения в осуществлении местного самоуправления».  Глава третья «Совет депутатов». Следующие главы: «Глава сельсовета», «Администрация сельсовета», «Избирательная комиссия сельсовета. Статус депутата, главы сельсовета», «Муниципальные правовые акты», «Муниципальная служба», «Муниципальное имущество», «Бюджет поселения», «Взаимодействие органов местного самоуправления. Взаимоотношения органов местного самоуправления с иными органами власти», «Ответственность органов местного самоуправления».

Положение об Общем отделе содержит реквизиты:

- название организации;

- гриф утверждения;

- название документа;

- текст;

- подпись;

Текст Положения состоит из разделов:

- общие положения;

- задачи и функции;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения.

Положение об Общем отделе регламентирует деятельность Общего отдела и работу с документами в Верхнеярославском сельсовете.

Должностные инструкции регламентируют положение, задачи, обязанности, права и ответственность каждого работника Верхнеярославского сельсовета.

Должностная инструкция состоит из реквизитов:

- название организации;

- гриф утверждения;

- текст;

- подпись;

Текст должностной инструкции состоит из разделов:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения.

В Верхнеярославском сельсовете согласно Постановлению экс-главы сельсовета от 09.12.2003 была утверждена Инструкция по делопроизводству.

Она состоит из следующих реквизитов:

- гриф утверждения (утверждено  Постановлением главы сельсовета);

- название документа;

- текст.

Текст инструкции состоит из разделов:

- общие положения;

- документация;

- общие требования к составлению  документов;

- требования к подготовке и  оформлению Постановлений и Распоряжений;

- особенности подготовки и оформления  отдельных видов документов;

- организация доставки документов;

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- организация документов в делопроизводстве;

- подготовка и передача документов в архив.

К распорядительным документам сельсовета относятся:

- постановления;

-распоряжения;

- приказы;

- решения.

Вышеуказанные документы состоят из реквизитов:

- название организации;

- название вида документа;

- дата и регистрационный номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

Организационно-справочные документы представлены в сельсовете:

- справка;

- служебные письма;

- протоколы.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

- входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанные непосредственно во входящем документе;

- исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации);

- внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для решения централизованных задач одной организации.

Процесс оформления управленческих документов происходит в соответствии с инструкцией по делопроизводству и требованиям ГОСТ 6.30-2003.

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью компьютерных технологий.

При подготовке документов используется текстовый редактор Word  с размером шрифта  N 14. При оформлении документов устанавливаются следующие размеры полей:

- левое – 30мм;

- правое -10мм;

- верхнее и нижнее – 20мм.

Межстрочный интервал составляет 1 или 1,5.

Если документ имеет более одной страницы, то все последующие страницы нумеруются.

Документы  оформляются на бланках формата A 4 и имеют обязательные реквизиты:

          - название организации (Верхнеярославский сельсовет Сосновского района Тамбовской области);

- название вида документа (должностная инструкция начальника Общего отдела);

- дата документа (07.10.2010) печатается от левой границы текста на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события;

- регистрационный номер документа  состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера;

- место издания.

Решения главы сельсовета и начальника Общего отдела по оперативным и организационным вопросам не относящиеся к муниципальным принимаются в форме распоряжений.