Документационное обеспечение деятельности органа местного самоуправления (на примере Верхнеярославского сельского совета Сосновского

Проекты постановлений и распоряжений главы сельсовета вносит на рассмотрение начальник Общего отдела, который несет ответственность за качество исполнения внесенных документов.

Текст Постановления, Распоряжения или Приказа содержит заголовок к тексту и распорядительную часть. В проектах Постановлений и Распоряжений главы сельсовета пишутся полные официальные названия органов и организаций. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое Распоряжение и Постановление соответствуют основному документу.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий. Справки бывают внешними и внутренними. Внешние Справки предоставляются в администрацию Сосновского района, внутренние выдаются сотрудникам сельсовета и жителям села. Справка состоит из следующих реквизитов:

- название адресата;

- название вида документа;

- текст;

- подпись и печать.

В некоторых случаях адресат не указывается.

2.4 Процессы работы с документами

Документы поступают в сельсовет двумя способами: на бумажных носителях и в электронном виде.

Документы на бумажных носителях поступают в Общий отдел, где с ними знакомится начальник отдела и сотрудники. После этого документы направляются для ознакомления главе сельсовета. После ознакомления главы сельсовета документы возвращаются в Общий отдел для учета, регистрации и передачи сотрудникам для исполнения.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются документы, поступающие из района, обращения граждан.

Контроль исполнения включает в себя:

- постановку на контроль;

- предварительную проверку и  регулирование хода исполнения;

- снятие с контроля;

- направление исполненного документа  в дело.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Однако на практике после принятия, обработки и регистрации документ подшивается в дело, а не ставится на контроль. В некоторых случаях документы лежат в папках у начальника Общего отдела.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. Входящих- с момента их поступления, внутренних – с момента их подписания. По поручению главы сельсовета по подготовке проектов Постановлений до 20 дней, Распоряжений до 10 дней.  По обращениям граждан, поступившим в сельсовет и требующим дополнительного изучения и проверки – до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней.

Документ считается исполненным после подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям, если не имеется дополнительных поручений и документ не возвращен на доработку.

Снятие документа с контроля производится при отсутствии резолюции руководителя, принявшего решение о постановке на контроль.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела является основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) и временного (меньше 10 лет) хранения.

При составлении номенклатуры дел  руководствовались Уставом, планами и отчетами о работе за прошедшие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации сельсовета, их виды, состав и содержание.

Номенклатура дел составляется начальником Общего отдела, согласовывается, подписывается главой сельсовета и представляется в архивный отдел сельсовета.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

- предназначена для систематизации  документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

- содержит информацию о сроках  хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел, в  соответствии с этим номенклатура  дел может использоваться при  регистрации документов – индекс  дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

- имеет справочное значение  при изучении структуры организации;

- является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- может быть использована во  время разработки и построения  справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки[26].

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел[26]. Исполненные документы сдаются исполнителем для формирования их в дела. Номер дела, в которое подшивается документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел начальник Общего отдела  соблюдает следующие правила:

- помещает в дело только исполненные  документы в соответствии с  заголовками дел по номенклатуре;

- раздельно группирует в дела  документы постоянного и временного  хранения;

- помещает в дело телефонограммы  на общих основаниях.

Оформление дела – подготовка дела к хранению. Полному оформлению подлежат дела постоянного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки  дела по установленной форме;

- нумерацию страниц в деле;

- составление в необходимых  случаях внутренней описи документов  дела;

- внесение уточнений в реквизиты  обложки дела.

На обложке дела указываются реквизиты:

- название организации;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- дата;

- количество страниц в деле.

Внутренняя опись документов подписывается начальником Общего отдела.

Перед сдачей документов на архивное хранение Они отбираются на постоянные и временные. Отбором документов занимается начальник Общего отдела и консультант по юридическим вопросам.  Документы постоянного хранения и по личному составу  передаются в архив района. Остальные документы хранятся в администрации сельсовета. Для хранения документов имеется комната с несколькими шкафами, в которых находится вся документация сельсовета. На папках с делами имеется надпись о названии документов для быстрого поиска.

Подводя итог вышеизложенному можно сделать вывод:

В документировании  управленческой деятельности Верхнеярославского сельсовета имеются некоторые ошибки и недочеты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕЛЬСОВЕТА

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обусловливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

В ходе анализа работы с документами в администрации Верхнеярославского сельсовета были выявлены недостатки:

- отсутствие четкого контроля, хранения документов, что приводит к их потере;

- недостаточная компетентность  сотрудников в области документационного обеспечения управления;                     

- отсутствие у граждан села  информации о деятельности Верхнеярославского сельсовета.

Для устранения вышеперечисленных нарушений необходимо:

- на основании современных нормативно-методических документов по делопроизводству усовершенствовать инструкцию по делопроизводству  и внести в нее соответствующие дополнения и изменения;

- повышать уровень знаний работников в области документирования управленческой деятельности и работы с документами.

Что касается отсутствия информации у населения о деятельности сельсовета, то это проблема не только Верхнеярославского сельсовета, но и федеральных и муниципальных органов власти. Проблема информационной открытости и прозрачности органов власти всех уровней не однажды затрагивалась Президентом и Правительством и как следствие одобрение правительством Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года (одобрена распоряжением Правительства РФ от 6 мая 2008г.  N 632-p) [10].

Нужно сказать о предпосылках создания электронного правительства.

Формирование электронного правительства в Российской Федерации стало возможным благодаря широкому распространению информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в социально-экономической сфере и органах государственной власти.

Так, по уровню распространения персональных компьютеров среди населения и доступности сети Интернет Россия стремительно сокращает отставание от развитых стран. Повышается уровень компьютерной грамотности. Высокими темпами развивается электронный бизнес и электронная коммерция. ИКТ все шире используются в повседневной жизни, в медицине и здравоохранении, образовании и науке.

Практически завершен этап первоначального оснащения органов государственной власти современной вычислительной техникой и создания соответствующей информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры обеспечения их деятельности. Многие ведомства в настоящее время внедряют комплексные информационные системы управления и переводят ведомственный документооборот в электронный вид. Практически все органы власти поддерживают ведомственные сайты и размещают на них общую информацию о своей деятельности. К настоящему времени разработаны технические решения по построению защищенной системы межведомственного электронного документооборота, создана и введена в опытную эксплуатацию первая очередь, включающая 18 объектов. В рамках реализации административной реформы ведется описание функций и процессов государственного управления, реализуются отдельные проекты по реорганизации и оптимизации административных процессов в отдельных ведомствах.

Вместе с тем, результаты внедрения ИКТ в органах государственной власти в настоящее время носят преимущественно внутриведомственный характер, что не позволяет значительно улучшить межведомственное взаимодействие и повысить качество государственных услуг, предоставляемых гражданам.

Практически отсутствуют государственные услуги, которые могут быть получены гражданином или организацией без непосредственного посещения государственного органа.

До настоящего времени не сформирована единая инфраструктура межведомственного обмена данными в электронном виде[18].

Действующие государственные информационные системы формировались отдельными органами государственной власти в условиях отсутствия единой нормативной правовой и нормативной технической базы. Содержащиеся в них сведения недоступны другим органам государственной власти для оперативного использования, что на практике приводит к значительным временным задержкам при межведомственном обмене информацией, многократному сбору и дублированию информации в разных системах. При этом часть информации оперативно не обновляется, что приводит к противоречивости данных, содержащихся в государственных информационных системах.

Использование недокументированных форматов данных, протоколов обмена, иных закрытых информационных технологий, отсутствие единых классификаторов, справочников и схем данных ограничивают возможность применения автоматизированных средств поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах и затрудняют доступ граждан и организаций к государственным информационным системам. Это снижает оперативность подготовки управленческих решений, совместимость информационных систем, что отрицательно сказывается на качестве государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям.

Использование в деятельности органов государственной власти закрытых технологий, отсутствие единой государственной политики, опоры на идеологию открытых информационных систем (открытых стандартов) ведет к росту технологической зависимости ведомств от поставщиков средств ИКТ, снижает экономическую эффективность создания и развития информационных систем, нарушает права граждан и организаций на равный и недискриминационный доступ к государственным информационным системам[21].

Регламенты работы органов государственной власти практически не поддерживают оперативное информационное обновление Интернет-сайтов. Сайты нередко не содержат сведения о порядке и условиях оказания услуг гражданам и организациям. Отсутствует доступный единый реестр государственных услуг с информацией об условиях их получения, а также общая информационно-справочная система по взаимодействию населения с органами власти. Гражданам и организациям не доступна открытая информация, содержащаяся в ведомственных базах данных.