Влияние информационно-коммуникационных технологий в управлении субъектами малого бизнеса

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Петрозаводский государственный университет»

Кольский филиал

 

Кафедра бизнес-информатики

Влияние информационно-коммуникационных технологий в управлении субъектами малого бизнеса

Выпускная квалификационная работа

 

студентки 4 курса (гр. 2)

очного отделения

факультета ИПМ

специальность 080500.62 –  
     Бизнес-информатика

Азизовой Анастасии Талибжановны

 

Научный руководитель:

Дяченко Н.Г.

Оценка публичной защиты работы:

 

 

 

 

Апатиты 
2014

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Стремительный рост и дифференциация спроса на все виды информации, в том числе научную, техническую и в большей степени экономическую, а также повышение требований к содержанию и формам представления данных являются серьезными стимулами развития рынка информационных и коммуникационных технологий. Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности любых предприятий и организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Автоматизированная информационная технология представляет собой совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Автоматизированное рабочее место специалиста - это инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Оно имеет проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область, и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами. Продуктом труда работников управления являются решения, документы, действия, посредством которых принимаются и осуществляются важные стратегические решения, даются распоряжения и создаются необходимые для предприятия документы. Посредством различной техники начальные исходные данные обрабатываются и превращаются в составляющие нужной конечной информации. Использование информационно-коммуникационных технологий произвело переворот в получении, обработке, использовании, накоплении и передаче информации. Удобные информационно-коммуникационные технологии полностью изменили характер предпринимательской деятельности. Эволюция технологий сильно влияет на ведение бизнеса, меняя инфраструктуру промышленности и бизнес - операций, а также создавая предпосылки для возникновения конкурентных преимуществ у тех организаций, которые внедряют ИКТ в свои бизнес процессы. Принятие ИКТ на малых и средних предприятиях предоставляет возможность быстрого доступа, оценки, обработки и распространения больших объемов данных и информации об инфраструктуре бизнеса. Следовательно, только малые и средние предприятия, использующие соответствующие последнему слову науки технологии, имеют возможность выхода на международный рынок и оставаться конкурентоспособными несмотря на вызовы глобализации, либерализации и НТП.

Все вышесказанное убедительно доказывает актуальность изучения этой темы.

Целью работы является разработка рекомендаций по автоматизации управленческой деятельности АСУ-1.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие основные задачи:

1. Проведение анализа рынка информационно-коммуникационных технологий;

2. Исследование специфики управленческой деятельности ООО «АСУ-1» ;

3. Исследование потребностей в использовании ИКТ в управленческой деятельности ООО «АСУ-1».

Предметом исследования данной дипломной работы являются информационно-коммуникационные технологии обеспечения управленческой деятельности.

Объектом исследования является организация АСУ-1.

Теоретической основой написания дипломной работы послужили труды отечественных и зарубежных авторов области информационно-коммуникационных технологий, информационных технологий в менеджменте, а также в области систем принятия решений. Аналитической основой работы являются внутренние документы организации АСУ-1 .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ  ПОДДЕРЖКИ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

 

1. Общие основы формирования системы управления организацией

 

Функционирование современных организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых типовые и могут быть сравнительно просто решены специалистами с помощью обычных технологий разработки и реализации решений. Для разрешения нетиповых проблем требуются специальные технологии-разработки решений, и, наконец, решение части проблем может быть не по силам как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует организацию как один из самых сложных объектов для изучения и познания. Особый интерес представляет система управления организацией. Ее изучение и совершенствование – постоянная задача руководителя.

Система управления (СУ) – совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

Для системы управления организаций необходимо:

1) разработать миссию организаций;

2) распределить функции производства и управления;

3) распределить задания между работниками;

4) установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых ими функций;

5) приобрести или модернизировать технологию производства;

6) наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;

7) организовать производство.

Осуществление перечисленных  мероприятий требует создания СУ, которая должна быть согласована с системой производства организации.

 

Таблица 1.1

Система управления организаций.

Организация
Система управления
Производством	Обслуживающей деятельностью	Управленческой деятельностью
Система производства

 

Система управления состоит из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники управления. Методология управления включает цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления.

Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления.

Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала.

Техника и технология управления включают компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.

Методология и процесс управления характеризуют управленческую деятельность как процесс, а структура и техника управления – как явление. Все элементы, входящие в СУ, также должны быть профессионально организованы для эффективной работы компании в целом. На рис.1 представлена структура элементов системы управления организацией.

Рис .1. Структура элементов системы управления организацией.

Основными элементами, составляющими систему управления организацией, являются: цель, процесс управления, метод, коммуникации, задача, закон, принцип, организационные отношения, функция, технология, решение, характеристики информационного обеспечения, система документооборота, организационная структура.

Цель – идеальный образ желаемого, возможного, необходимого и исторически приемлемого для компании. Процесс управления – последовательность этапов формирования и осуществления воздействия для достижения цели.

Метод – способ воздействия на человека и коллектив. Выбирается исходя из приоритетов потребностей и интересов человека или коллектива.

Коммуникации – процесс взаимодействия или противодействия в системе «человек – человек», «человек – компьютер» посредством передачи информации.

Задача – конкретная проблема, вытекающая из цели, требующая разрешения.

Закон – необходимое и устойчивое отношение между явлениями. Бывают законы природы, общественного развития и общественных институтов (государств). Законы не имеют альтернатив.

Принцип – основное положение какой-либо теории, учения, мировоззрения. Принципы имеют альтернативы.

Организационные отношения – различные виды воздействий на человека, в том числе административные, функциональные, патронажные.

Функция – порученная человеку работа, услуга или обязанность.

Технология – совокупность способов и процессов для выполнения заданных функций.

Решение – результат мыслительной деятельности человека, приводящий к выводу или действиям.

Характеристики информационного обеспечения – параметры объема, ценности, достоверности, насыщенности и открытости информации.

Функциональные структуры – схемы взаимодействия функций, необходимых для успешной деятельности компании.

Система документооборота – принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.

Организационная структура – схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.

На рисунке 2 подробно  представлена взаимосвязь элементов системы управления.

Рис. 2. Взаимосвязь элементов системы управления

Цели организации разделяют на группу конкретных задач, которые объединяют по сфере деятельности: экономические, технические, социальные, экологические задачи и т. д. Для решения задач формируют набор функций или операций, которые необходимо выполнить. Так, для решения экономических задач необходимо выполнение следующих функций: бухгалтерский учет, труд и заработная плата, маркетинг и др. Для решения ряда различных задач могут потребоваться одинаковые функции. Поэтому весь набор функций анализируется, группируется и затем составляется функциональная структура организации. В зависимости от условий функционирования организации процесс выполнения функций может быть циклическим и разовым, непрерывным и дискретным, последовательным и параллельным. Выбранная схема процесса определяет приоритет тех или иных организационных отношений. Исходя из функциональной схемы, процесса и организационных отношений, определяют состав персонала по численности и квалификации. Этих данных достаточно, чтобы построить организационную структуру управления (линейно-функциональную, иерархическую, матричную и др.). Зная перечень всех должностей, выполняемых функций и подчиненность, можно рассчитать техническое оснащение рабочего места персонала. После этого в соответствии с делегированными полномочиями работники могут разрабатывать, согласовывать, принимать, утверждать и реализовывать решения. Кроме того, практически на все элементы распространяются законы и правила (принципы) профессиональной деятельности. С этого момента организация считается приступившей к работе.

Организация имеет всегда хотя бы одну общую цель, достичь которую стремятся все члены трудового коллектива. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели были реальными и выполнимыми. На рисунке 3можно увидеть процесс претворения организацией своих целей в жизнь.

 
Рис.3. Процесс претворения организацией своих целей в жизнь

На практике в процессе планирования руководство организацией разрабатывает цели и сообщает их членам коллектива. Однако этот процесс не имеет односторонней направленности, так как в выработке тактических целей принимают участие все члены трудового коллектива

Рис. 4. Методика совместного определения целей организации

Процедура совместного определения цели (рис.4) является главным мотивом и координирующей силой организации, так как в результате этого каждый член организации знает, к чему он должен стремиться. Задача – это предписанная работа или часть работы (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технологической точки зрения задачи предписываются не работнику, а должности. В соответствии со структурой организации каждой должности предписан ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации (Рис. 5)

Рис. 5. Взаимосвязь должностей, структуры и целей

Организационные отношения – воздействие, взаимодействие или противодействие между элементами организации внутри и вне ее при создании, функционировании, развитии и разрушении.

 
Рис. 6. Среда организационных отношений: В – взаимодействие; П – противодействие

Элементы организации – составные неделимые части, которые лежат в основе конкретной организации, или ее первичные компоненты, которые достаточны для появления организации как нового целостного явления.

Организационные отношения могут складываться на уровне:

1)здравого смысла;

2)взаимного уничтожения;

3)заранее спроектированного  взаимодействия.

Организационные отношения (Рис. 7) могут быть вертикальными (по уровням управления) и горизонтальными (по выполняемым функциям). Принята следующая классификация организационных отношений: структурные и процессорные.

Рис. 7. Типология организационных отношений