Влияние информационно-коммуникационных технологий в управлении субъектами малого бизнеса

К структурным организационным отношениям относятся воздействия, взаимодействия и противодействия.

Воздействие определяется как однонаправленное действие по передаче приказа, распоряжения, совета, просьбы от одного объекта (субъекта) управления к другому. Например, руководитель выдает работу исполнителю – это воздействие от субъекта к объекту; или мастер цеха просит главного инженера организации помочь ему – это воздействие от объекта к субъекту.

Взаимодействие – это положительное действие обратной связи (положительная реакция) со стороны человека (объекта управления) на воздействие.

Противодействие – это отрицательное действие обратной связи со стороны человека на воздействие.

Организационные отношения складываются в процессах организации: производства в целом или его отраслей; труда на предприятии; сферы обращения; создания, реформирования, реорганизации, реструктуризации и ликвидации. Внешняя среда включает условия и организации, в том числе политические, экономические и экологические условия; конкурирующие организации, поставщиков и потребителей, социальную инфраструктуру и т.д. Создание благоприятной атмосферы взаимодействия организации с внешней средой и во внутренней среде – это задача профессионального управления.

 

1.2. Коммуникации в системе управления

 

Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Информация – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации. Руководитель почти всё время тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2. Сообщение, собственно  информация, закодированная с помощью символов;

3. Канал, средство передачи информации;

4. Получатель, лицо, которому  предназначена информация и которое  интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи;

2. Кодирование и выбор канала;

3. Передача;

4. Декодирование.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках. В целом можно выделить следующие этапы коммуникационного процесса:

1. Формирование идеи. Отправитель решает, какое сообщение сделать предметом обмена. Трудности возникают при передаче необдуманной идеи. Чтобы обмен информацией прошел эффективно, учитываются ситуационные факторы, воспринимающая сторона и последствия коммуникационного процесса.

2. Кодирование и выбор канала. Идея превращается в сообщение, т.е. кодируется с помощью символов. Типу символов должен соответствовать канал передачи: передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, видеоленты и т.д. Более эффективными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы). Для уверенности поступления информации к получателю пользуются 2-3 каналами.

3. Передача информации. Эффективность  коммуникаций зависит от важности  и своевременности идеи, умения  ее правильно закодировать и после выбора оптимального канала связи донести до получателя. Для этого ее передают выбранному каналу связи. Это исключительно физическая передача сообщения.

4. Декодирование. Получив  сообщение, адресат декодирует его. В процессе декодирования символы отправителя превращаются в мысли получателя. Если символы отправителя и получателя совладают, получатель осознает идею отправителя. Если реакция на идею не требуется, то на этом процесс обмена информацией завершается.

Для подтверждения результата коммуникации необходима обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются ролями. Обратная связь позволяет понять, в какой мере было понято и воспринято изначальное сообщение, она повышает эффективность коммуникационного процесса и способствует подавлению искажения смысла сообщение.

Коммуникация подразделяются на две группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями. К первой группе относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции и т.п. Возникновение коммуникаций внутри организации в виде собраний, обсуждений и т.д. являются реакцией на воздействие внешней среды. Ко второй группе относятся:

1) межуровневые коммуникации - коммуникация осуществляется по вертикали и по горизонтали между подразделениями. Сверху вниз передается информация о принятых решениях, текущих задачах, рекомендации, снизу вверх - информация о ходе производственного процесса, загрузке оборудования, поступлении сырья в виде отчетов;

2) коммуникации между  различными подразделениями - обмен  информацией для координации  задач и действий подразделений  организации. Координируется деятельность  рабочих групп по контролю  за издержками, сбытом продукции. Руководители информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Устанавливаются равноправные отношения между подразделениями.

3) коммуникации «руководитель-подчиненный» - это обмен информацией о способах  деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, проблемах, изменениях, результатах и т.д. Оказывают непосредственное влияние на производственный процесс;

4) коммуникации между  руководителем и рабочей группой - важный компонент для достижения  эффективности управления. Участие  в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать правильные отношения группы с руководителем, а руководителю - более активно вовлекать подчиненных в дела организации;

5) неформальные коммуникации - мнения, складывающиеся в неформальных  группах и поступающие к руководителю по неформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения, предупреждать конфликтные ситуации.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

-вертикальные, когда информация  перемещается с одного уровня иерархии на другой;

-горизонтальные между  различными подразделениями, предназначающиеся  для координации деятельности  различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

- восходящие, когда информация  передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

- нисходящие, осуществляемые  сверху вниз. Этот тип коммуникаций  непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят также на вербальные (словесные) и невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

Цели коммуникаций:

- обеспечение эффективного  обмена информацией между субъектами  и объектами управления;

- совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена  информацией;

- создание информационных  каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;

- регулирование и рационализация  информационных потоков.

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, которые должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

Электронные коммуникации.

За последние десять лет произошли кардинальные изменения в информационных технологиях, охватывающих появление новых продуктов, применение компьютеров и способов хранения информации. Конец 80-х и начало 90-х годов называли «зарей информационной эры», когда использование информации считалось важнее процесса ее создания, хранения или передачи с помощью электронных средств. Это был естественный переход от компьютерной эры, в ходе которой вычислительная мощность и возможности ЭВМ выросли до беспрецедентных размеров, а стоимость вычислений резко снизилась. Сегодня такие же колоссальные изменения происходят в области телекоммуникаций. Люди имеют возможность доступа к информации, совместного ее использования и передачи с такой скоростью и так дешево, как никогда раньше. Непосредственное отношение к компьютеризированным управленческим информационным системам имеет телекоммуникационный взрыв. Действительно, границы между компьютерными технологиями и телекоммуникациями становятся менее заметными. В настоящее время компьютеры осуществляют коммуникации, а телекоммуникационные сети становятся более компьютеризированными. В дополнение к компьютерам в телекоммуникационных системах используют телефоны и телевизионные технологии, беспроводные мобильные радиосистемы, использующие оптоволоконные кабели. Телекоммуникационные системы предполагают, что пользующиеся ими люди выполняют свою работу или часть ее на дому, а связь с офисами поддерживается посредством компьютерных линий связи. Исследования показывают, что преимущества телекоммуникаций для работников заключаются в отсутствии отвлекающих моментов, уменьшении затрат времени и денег на общение, возможности снизить расходы на рабочую одежду, проводить больше времени с членами семьи или обеспечить уход за ними. Выгоды для организаций состоят в повышении производительности труда, в снижении потребности в рабочих площадях, в возможности привлечения талантливых людей, живущих в отдаленных местностях, в повышении уровня лояльности работников.

Электронная почта представляет собой коммуникативную компьютерную систему, позволяющую мгновенно передавать сообщения конкретному и множеству адресатов, которые будут храниться в их персональном компьютере до тех пор, пока их не прочтут. С помощью системы Интернет (стремительно растущей информационной среды, связывающей компьютерные сети в глобальном масштабе) миллионы людей могут получать информацию практически обо всем, что их интересует, и потенциально осуществлять коммуникации с любым человеком, имеющим компьютер. Электронная почта может быть использована для передачи компьютерных файлов, а также для обмена по электронному стандарту. Организации, предоставляющие услуги электронной почты, имеют доступ к различным базам данных, что дает пользователю возможность получать самые свежие новости и финансовую информацию, отчеты о кредитоспособности, производить электронные банковские операции и даже приобретать товары, не выходя из дома. Основными преимуществами систем электронной почты являются высокая скорость передачи, удобство пользования. Однако самым существенным недостатком выступает отсутствие непосредственного личного контакта, связанные с этим трудности точной передачи информации, интерпретации эмоций и чувств. В организациях наряду с электронной почтой и интеллектуальными автоответчиками используются электронные доски объявлений для передачи рутинной информации, для уменьшения бумажной работы и хранения необходимой информации. Помимо поддержания контактов электронные доски объявлений могут стать полезными в повседневной работе компаний. Некоторые компании создают виртуальные, не нуждающиеся в помещениях и рабочих столах офисы, в которых основными средствами производства являются компактные коммуникационные средства — электронная почта, сотовые телефоны, портативные компьютеры, факсимильные аппараты, модемы, системы проведения видеоконференций. Вооруженные ими сотрудники могут выполнять работу не только на дому, но практически в любом месте — в офисах заказчиков, в автомобилях, в ресторанах и т.д. Однако не следует забывать о риске утраты возможностей социальных взаимодействий.

Модели коммуникаций.

Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс. В зависимости от перечисленных подходов и различаются модели коммуникаций :

1. Коммуникация как действие  ориентирована на выполнение  ряда операций, обеспечивающих передачу определенной информации от одного субъекта к другому. В этой модели источник разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя, который их раскодирует, или интерпретирует. В этой модели нет места обратной связи, т.е. коммуникация понимается как одностороннее действие.