Аудит денежных средств

До заключения договора на аудиторскую проверку осуществляется предварительное планирование аудита, которое на практике часто называют предварительной экспертизой состояния дел клиента.

На стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие важные вопросы, в результате чего, можно будет определить, сколько аудиторов и на какой период требуется для проведения проверки кассовых операций организации:

1. Сколько касс в организации;
2. Имеет ли организация структурные подразделения и, как осуществляются расчеты с подразделениями в части выдачи заработной платы, сдачи наличности и т.п. Если организация имеет структурные подразделения, находящиеся в удаленных от головной организации местах, то передача денежных средств может осуществляться следующими способами:
• Денежные средства перечисляются на счет в банке. Кассир структурного подразделения получает денежные средства и приходует их в кассу структурного подразделения.
• Денежные средства для выплаты заработной платы перечисляются на банковские карточки работников структурного подразделения;
• Денежные средства перевозятся уполномоченными лицами. В данном случае должна быть обеспечена надлежащая охрана, которая будет сопровождать уполномоченного представителя. Поскольку этот вариант не дает полной гарантии сохранности денежных средств его применение нецелесообразно.
• Инкассация – перевоз денежных средств специальными организациями.
3. ведется одна или несколько кассовых книг у организации и подразделений;
4. какие операции проводятся через кассу (расчеты с подотчетными лицами, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с поставщиками и подрядчиками и т.п.);
5. сколько расчетных счетов у организации;
6. осуществляются ли расчеты с использованием иностранных валют и сколько валютных счетов у организации;

После проведения предварительной  экспертизы аудиторская организация определяет объем операций, осуществляемых по кассе организации, а затем метод проверки: сплошной или выборочный

Нормативно-правовые документы,  используемые для проверки операций с денежными средствами:

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ;
• положение ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.11.2011 г. №373-П;
• положение ЦБ РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 03.10.2002 № 2-П;
• приказ Министерства финансов Российской Федерации «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.1995 № 49;
• указание Банка России «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007 №1843-У (ред. от 28.04.2008) и др.

Источники получения  информации:

• Кассовая книга;
• приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО);
• отчеты кассира с приложенными первичными документами;
• расчетно-платежные ведомости;
• платежные ведомости;
• чековые книжки;
• банковские выписки;
• Главная книга;
• Бухгалтерский баланс организации, 2-й раздел актива;
• Отчет о движении денежных средств;
• акты инвентаризации наличных денежных средств;
• инвентаризационные описи ценных бумаг и бланков строгой отчетности;
• учетные регистры (ведомости) по сч. 50, 51, 55, 57 и др.;
• Положение об учетной политике.

Аудиторская проверка денежных средств состоит из нескольких этапов:

1. проверка кассовых операций аудируемого лица;
2. проверка расчетных счетов аудируемого лица;
3. проверка денежных документов.

3 Аудиторская проверка кассовых операций

В ходе аудита кассовых операций решаются следующие задачи:

1. оценка системы внутреннего контроля;
2. проверка поступления и расходования денежных средств;
3. проверка соблюдения кассовой дисциплины в организации;
4. ознакомление с условиями хранения наличных денег, ценных бумаг и других денежных средств.

Реализация каждой задачи включает выполнение определенных процедур. Так, в ходе проверки кассовых операций аудитору следует обязательно проверить:

• правильность документального оформления кассовых операций;
• соблюдение установленного лимита остатка денежных средств в кассе;
• правильность применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при расчетах с населением;
• полноту и своевременность оприходования денежных средств и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;
• правильность списания денег в расход и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

В ходе проверки необходимо проверить полноту, своевременность и правильность оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки и прочих доходов и расходов. Поступления из банков проверяются путем сверки данных, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Своевременность и правильность поступления выручки изучаются путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата. Остаток денежных средств по авансовым отчетам, внесенных в кассу, сверяется путем прослеживания соответствующих сумм по авансовым отчетам и приходным кассовым ордерам. При проверке операций по расходованию денежных средств из кассы аудитору необходимо обратить внимание на обоснованность выдачи денег, т.е. на наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников, оказание материальной помощи, на командировки, выдачу средств на представительские расходы и другие нужды. Также аудитор должен подтвердить целевое использование денежных средств.

На данном этапе целесообразно провести выборочный арифметический контроль правильности подсчета оборотов и остатков по счету, для чего сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц проверяемого периода по датам. В случае выявления ошибок аудитор выясняет, являются ли указанные ошибки непреднамеренными либо вызваны невнимательностью бухгалтера при подсчете. При этом аудитор руководствуется правилом (стандартом) аудиторской деятельности № 13.

Далее аудитор должен определить, носят ли выявленные нарушения систематический характер, и оценить их влияние на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности.

В процессе проверки кассовых операций аудиторы выясняют правильность их документального оформления: полноту заполнения реквизитов приходных и расходных документов; наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений и подчисток.

С 1 января 2012 года на территории РФ вводится новый порядок ведения кассовых операций, который должны соблюдать не только юридические лица (в том числе применяющие УСН), но и индивидуальные предприниматели. Именно с этого периода вступило в силу Положение ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ». 

В соответствии с этим положением определены правила:

• организации работы по ведению кассовых операций;
• приема и выдачи наличных денег в кассу (из кассы) организации (индивидуального предпринимателя);
• ведения кассовой книги для учета поступающих (выдаваемых) наличных денег;
• расчета лимита остатка наличных денежных средств в кассе;
• обеспечения порядка ведения кассовых операций.

Для ведения кассовых операций юридические лица, индивидуальные предприниматели должны установить лимит остатка наличных денежных средств, который может храниться в кассе. Под кассой имеется в виду место для проведения кассовых операций. Это место определяет руководитель юридического лица, индивидуальный предприниматель. Лимит определяется на конец рабочего дня после выведения остатка в кассовой книге.

Лимит определяет само юридическое  лицо, индивидуальный предприниматель, а не обслуживающий банк. Об установленном лимите в обязательном порядке следует издать распорядительный документ (к примеру, приказ, распоряжение).

Наличные деньги сверх  установленного лимита следует хранить  на банковских счетах в банках. Деньги в банк, инкассаторам или на почту должен сдавать уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель.

Накопление денег сверх  лимита допускается не только в дни  выплаты зарплаты, как раньше, но и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация осуществляет кассовые операции (п. 1.4 Положения). Последнее уточнение важно, поскольку часто встречается ситуация, когда бухгалтерия в выходные не работает, а структурное подразделение бизнеса работает и принимает платежи от физических лиц.

Кроме того, выплата заработной платы теперь может осуществляться в течение пяти рабочих дней (п. 4.6 Положения), а не трех, как было раньше.

Порядок расчета лимита кассы приведен в приложении. Лимит  рассчитывается по специальной формуле, в которой задействованы объемы поступления выручки, расчетный период (порядка 92 дней), а также период времени между днями сдачи наличных в банк. Впервые установлено, что этот период не должен превышать семи рабочих дней, а в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней. Исключение составляют только действия непреодолимой силы.

Приведена также формула  расчета лимита для случая отсутствия поступлений выручки.

Заметим, что в данном положении, в отличие от прежнего порядка, не указано, с какой периодичностью должен пересматриваться (устанавливаться) лимит остатка кассы.

В Положении нет требований по оборудованию специальной кассовой комнаты. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем (п. 1.11 Положения).

Кассовые операции могут  вести назначенные кассиры или  сам руководитель (п. 1.6 Положения). Контролирующая функция (вторая подпись) обычно доверяется второму лицу – главному бухгалтеру, бухгалтеру или иному работнику, назначенному приказом или распоряжением. При отсутствии бухгалтера это может делать и сам руководитель, особенно если он ведет кассу сам (п. 2.1 и 2.2 Положения).

Кассиру устанавливается  должностная инструкция или перечень прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись.

Если кассиров несколько, назначается старший (п. 1.6 Положения).

У назначенного кассира должны быть штампы с текстом, подтверждающим проведение кассовой операции, например, для проставления на корешке приходного ордера. Должны быть у него и образцы подписей лиц, которые могут подписывать кассовые документы и разрешать выдачу денег.

По-прежнему приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами. При этом отсутствует указание на необходимость вести регистрацию приходных и расходных кассовых документов.

В пункте 1.10 Положения  указано, что кассовые операции могут  вестись с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю.

Кассовые документы  могут оформляться вручную или  распечатываться на компьютере. Если кассовая книга ведется в электронном виде, то следует обеспечить сохранность ее данных на электронном носителе, и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных (п. 2.5 Положения).

В течение дня факт передачи денег между кассиром и старшим кассиром фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, бывшая форма КО-5, теперь называемая 0310005 (п. 2.4 Положения). При компьютерном ведении лист книги может распечатываться и подписываться кассирами, либо подписываться электронной цифровой подписью (ЭЦП) или иным аналогом собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Хранить кассовые документы  следует в течение сроков, установленных  законодательством об архивном деле в РФ. Согласно статье 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, кассовые документы и книги следует хранить менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).

Порядок выдачи денег  очень детально расписан, указано, что  и как должен делать кассир и получающее денежные средства лицо.

По-прежнему получателю денег следует предъявить документ, удостоверяющий личность. Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира (п. 4.2 Положения).

Особое внимание Центробанк уделил процессу пересчета денег, который должен производиться так, чтобы вторая сторона имела возможность наблюдать процесс. Также описаны действия кассира в случае, если вносимая сумма денег меньше суммы, указанной в приходном кассовом ордере.