Аудит и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

Введение

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие их массового характера, небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций. С этих позиций выбранная тема выпускной квалификационной работы актуальна.

При помощи бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Цель настоящей работы - изучение организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и разработка мероприятий по устранению выявленных нарушений. Исходя из поставленной цели, определены следующие задачи:

- изучить теоретический  материал, нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;

- проанализировать организацию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии;

- разработать мероприятия по устранению выявленных нарушений.

Объектом исследования является открытое акционерное общество «Павловский сахарный завод» ст. Павловской (далее по тексту ОАО «Павловский сахарный завод»).

В процессе работы использовались методы: монографический, расчетно-конструктивный, экономико-статистический, документальная и фактическая проверка.

Источниками информации послужили данные годовой и бухгалтерской  отчетности, первичные документы ОАО «Павловский сахарный завод» за 2009–2011 гг., законы Российской Федерации, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, российские стандарты по бухгалтерскому учету, другие нормативные акты, а также работы российских ученых.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Теоретические вопросы  организации учета расчетов с  подотчетными лицами

1.1 Нормативное  и законодательное регулирование  бухгалтерского учета расчетов  с подотчетными лицами в России

 

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Федеральный закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические рекомендации, комментарии).

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы представляют в виде системы:

1-й уровень: законодательные  акты, указы Президента РФ и  постановления Правительства, регулирующие  прямо или косвенно организацию  и ведение бухгалтерского учета  в организации;

2-й уровень: стандарты  (положения) по бухгалтерскому  учету и отчетности;

3-й уровень: методические  рекомендации (указания), инструкции, комментарии,  письма Минфина РФ и других  ведомств;

4-й уровень: рабочие  документы по бухгалтерскому  учету самого предприятия.

Основным актом первого  уровня является Федеральный закон  «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 28.11.2011 № 339-ФЗ). Этот Закон определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» занял важное место в системе остальных законов, разработанных применительно к специфике рыночных отношений [7].

Указанный закон имеет большое  значение для развития бухгалтерского учета в стране, поскольку он:

- повышает юридический статус  норм бухгалтерского учета для  коммерческих и некоммерческих  организаций;

- закрепляет обязанности ведения  бухгалтерского учета в юридических  лицах;

- повышает статус норм бухгалтерского  учета до уровня статуса норм  другого законодательства.

Федеральный закон «О бухгалтерском  учете» состоит из трех разделов и  девятнадцати статей.

В первом разделе – «Общие положения» - дано определение сущности бухгалтерского учета, названы его объекты (имущество  организации, ее обязательства и  хозяйственные операции), указаны  задачи бухгалтерского учета, приведены  основные понятия, используемые в бухгалтерском учете (синтетический и аналитический учет, план счетов, бухгалтерская отчетность и т.п.).

В разделе указан также свод законодательных  актов Российской Федерации о  бухгалтерском учете: Федеральный  закон, устанавливающий единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, другие федеральные законы, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации. Определена сфера действия Федерального закона. Он распространяется на все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

Изложен порядок регулирования  бухгалтерского учета, в соответствии с которым общее методологическое руководство бухгалтерским учетом осуществляется правительством Российской Федерации, а органы, которым представлено право регулирования бухгалтерского учета, разрабатывают и утверждают планы счетов и инструкции по их применению, положения (стандарты) по бухгалтерскому учету и другие нормативные акты и методические указания по бухгалтерскому учету.

Ответственность за организацию  бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций возложена на руководителей организаций.

Во втором разделе – «Основные  правила ведения бухгалтерского учета» – изложены требования к  ведению бухгалтерского учета (обязательность двойной записи хозяйственных операций на основе рабочего плана счетов, осуществление учета на русском языке, в валюте Российской Федерации, обязательность формирования учетной политики и обязательность обособленного учета текущих затрат и капитальных и финансовых вложений), к документированию хозяйственных операций, ведению регистров бухгалтерского учета, оценке имущества и обязательств, порядку осуществления инвентаризации имущества и обязательств.

В третьем разделе – «Основные  правила составления и представления  бухгалтерской отчетности» - изложены основные требования к составлению бухгалтерской отчетности, определены ее состав, правила оценки статей бухгалтерской отчетности, порядок ее представления, основные правила составления сводной бухгалтерской отчетности и порядок хранения документов бухгалтерского учета.

К первому уровню системы так же следует отнести Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ.

На втором уровне системы  нормативных документов единственным регулирующим органом является Министерство финансов РФ, которое разрабатывает и утверждает положения по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ.

К третьему уровню нормативных документов РФ относят методические рекомендации и инструкции, разработанные Минфином РФ и различными ведомствами. Эти документы призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Например: приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» [14].

В связи с принятием Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П утратили силу ряд документов, в том числе Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России 22.09.1993№ 40.

Положение № 373-П вступило в силу с 1 января 2012 года.

Положение № 373-П определяет, в частности:

- порядок организации работы  по ведению кассовых операций;

- порядок приема и выдачи  наличных денег в кассу (из  кассы);

- порядок ведения кассовой книги для учета поступающих (выдаваемых) наличных денег;

- правила обеспечения порядка  ведения кассовых операций;

- порядок определения  лимита остатка наличных денег, который может храниться в кассе.

В главе 4, ст.4.4 Положения № 373-П сказано, что выдача подотчетной суммы может быть осуществлена при условии полного погашения по ранее полученным под отчет суммам. Для выдачи оформляется ордер по форме 0310002 с приложенным заявлением на выдачу средств с визой руководителя с разрешением на выдачу. Подотчетное лицо должно отчитаться не позднее трех дней с момента выхода на работу или с даты истечения срока, на который были выданы средства, путем заполнения авансового отчета с приложением документов.

К четвертому уровню относят рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:

- учетная политика организации;

- утвержденные руководителем  формы первичных учетных документов, графики документооборота;

- утвержденный руководителем рабочий план счетов бухгалтерского учета, регистры бухгалтерского учета;

- утвержденные руководителем  формы внутренней отчетности.

Концепция бухгалтерского учета в рыночной экономики России одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине РФ и Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29.12.1997.

Данная концепция определяет основы построения системы бухгалтерского учета в современных условиях хозяйствования. Она ориентирована на рыночную экономику и использование опыта других стран, международных принципов учета и отчетности, последние достижения науки и техники.

Концепция определяет основы организации и ведения бухгалтерского учета для организации всех видов деятельности, отраслей и организационно-правовых форм.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности организации часто необходимо приобретать материальные ценности, а также выполнять различные работы, оказывать услуги не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются денежные средства под отчет для совершения определенных действий по поручению организации.

Правильное отражение  в бухгалтерском учете данной операции дает возможность бухгалтеру не допускать нецелевого, нерационального и неэффективного использования средств, чему способствует знание законодательства по ведению бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Контроль расчетов с  подотчетными лицами проводится с целью выявления нарушений и злоупотреблений в данной области финансово-хозяйственной деятельности учреждений, ошибок и недостоверной информации в отчетности, нахождения и наказания виновных.

Назначение контроля расчетов с подотчетными лицами - это  проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.

Основные законодательные  и нормативные акты, используемые при расчетах с подотчетными лицами:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая принята Государственной Думой 21.10.1994 (в ред. от 06.04.2011 № 65-ФЗ).……

2. Гражданский кодекс  Российской Федерации. Часть вторая  принята Государственной Думой 22.12.1995 (в ред. от 21.11.2011 № 329-ФЗ).

3. Трудовой кодекс Российской Федерации. Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 22.11.2011 № 334-ФЗ).

4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ (в ред. от 28.11.2011 № 339-ФЗ).

5. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».