Аудит и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по применению. Утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000       № 94н (в ред. от 08.11.2010 № 142н).

7. Письмо Банка России от 04.10.1993 № 18 (ред. от 26.02.1996) «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

8. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. Утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П.

 

1.2 Международная  практика учета расчетов с контрагентами

 

Приведение российского  бухгалтерского учета в соответствие с требованиями МСФО настолько же сложно и многогранно, насколько важно и прогрессивно. В Европе эту проблему начали решать более 30 лет назад. В марте 1998 г. Правительство Российской Федерации приняло решение о реформировании бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами.

Были созданы Институт профессиональных бухгалтеров и  Международный центр реформы  системы бухгалтерского учета (МЦРСБУ) — некоммерческая негосударственная  организация, действующая в рамках программы перехода с российской системы бухгалтерского учета на МСФО. Они оказывают профессиональное содействие российским организациям, участвующим в процессе разработки новых правил учета на базе международных стандартов финансовой отчетности.

До недавнего времени наиболее крупным препятствием для ведения учета в полном соответствии с МСФО являлся несовершенный, устаревший План счетов. С 1 января 2002 г. все организации перешли на новый План счетов, утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 08.11.2010 № 142н). Принципиально новым для Плана счетов стало введение в его структуру группы счетов, предназначенных для управленческого учета. Их предполагалось вести наравне с финансовым учетом в рамках единой системы. Таким образом, российский бухгалтерский учет медленно, но верно сближается с мировой системой учета.

Основные различия между  МСФО и российской системой учета  связаны с разницей в конечных целях использования финансовой информации [9]. На Западе финансовая отчетность используется инвесторами, а также другими предприятиями и финансовыми институтами для принятия управленческих решений. В налоговые органы предоставляются только декларации по налогам, поскольку именно в них приводятся вся информация и все расчеты, связанные с исчислением налогов. У нас же отношение инвесторов и финансовых институтов к отчетности достаточно формально. Акционеры ее смотрят, утверждают на годовом собрании, но для принятия управленческих решений практически не используют (то есть отчетность не используется по своему прямому назначению). Для принятия же решений, как правило, специально подготавливается дополнительная информация (по сути, управленческая). Проблема заключается в том, что в сознании многих директоров и бухгалтеров закрепилось, будто российская финансовая отчетность составляется исключительно по требованию ФНС РФ и, таким образом, преимущественно учитывает интересы последней.

Один из принципов, являющийся обязательным в МСФО, но не всегда применяемый  в российской системе учета, —  это приоритет содержания над формой представления финансовой информации. В соответствии с МСФО содержание операций или других событий не всегда соответствует тому, каким оно представляется на основании их юридической или отраженной в учете формы. В соответствии с российской системой учета операции, как правило, учитываются строго в соответствии с их юридической формой, а не отражают экономическую сущность операции. Примером, когда в российской системе учета форма превалирует над содержанием, является случай отсутствия надлежащей документации для списания основных средств, что не дает оснований для их списания, несмотря на то, что руководству известно, что такие объекты более не существуют по указанной балансовой стоимости.

Порядок отражения  на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций имеет принципиальное значение. Он зависит от правильности анализа хозяйственной операции. Анализ хозяйственной операции бухгалтером (в отечественной практике не используется) позволяет правильно отразить ее на счетах и представить действительное влияние этой операции на финансовые результаты компании.

Известно, что  в международной практике каждая компания, проанализировав группы хозяйственных  операций, которые являются преобладающими в ее экономической жизни, формирует  свой план счетов (рабочий план счетов). Причем номенклатура счетов достаточно широкая и может насчитывать несколько тысяч наименований. Следовательно, в мировой учетной теории и практике размыта граница между синтетическим и аналитическим учетом. Если видов расходов в компании достаточно много, по каждому из них открывают свой счет и имеется информация о характере всех расходов. Определяя наименование счета, предполагают, что оно должно ясно отражать суть учитываемых на них операций.

Хозяйственные операции в бухгалтерском учете  отражаются на счетах, которые в мировой практике рассматриваются с двух позиций. С одной стороны, с их помощью реализуется правило двойной записи: сумма по каждой хозяйственной операции отражается по дебету и кредиту счетов, суммы которых в любой момент времени равны. С другой стороны, счет рассматривается как важная составная часть общей совокупности элементов, позволяющих сохранить информацию о каждой хозяйственной операции.

Поскольку основными  объектами бухгалтерского учета  компании являются активы, пассивы, капитал, доходы и расходы, на каждый из них открывают счета. Причем первая цифра любого счета, входящего в рабочий план счетов, обозначает отношение к элементам финансовой отчетности. Код счетов активов начинается с цифры один, пассивов — с цифры два, капитала — с цифры три, доходов — с цифры четыре, расходов — с цифры пять. Номера (коды) счетов могут иметь несколько цифр в зависимости от размеров компании и, следовательно, номенклатуры счетов для отражения всего возникающего комплекса хозяйственных операций. Однако в большинстве компаний используется четырехуровневая система кодирования.

Счета активов представляют такие, которые используются для отражения в учете увеличения или уменьшения имущества компании. Видами имущества, отраженными на таких счетах, могут быть денежные средства, товарно-материальные запасы, рыночные ценные бумаги, собственность, здания, оборудование, долгосрочная и краткосрочная дебиторская задолженности, инвестиции, прочие оборотные и внеоборотные активы. Приведем некоторые счета активов, используемые в англо-американской учетной системе US GAAP, отражающих дебиторскую задолженность организации:

- 1310 - Дебиторская задолженность  по реализованным товарам (услугам);

-   1311 - Дебиторская задолженность ассоциированных предприятий;

- 1312 - Дебиторская задолженность по реализации кредитных карточек;

- 1314 - Дебиторская задолженность  по лизинговым контрактам (аренде);

- 1315 - Дебиторская задолженность по инвестиционной деятельности;

- 1316 - Дебиторская задолженность по операционной аренде;

- 1317 - Дебиторская задолженность по роялти, гонорарам, комиссион-ным;

- 1318 - Проценты к получению;

- 1319 - Налоговые скидки и возвраты к получению;

- 1320 - Прочая дебиторская задолженность;

- 1330 - Поправки по безнадежным долгам.

Счета пассивов представляют такие, на которых отражаются операции по движению обязательств компании, выраженные в денежной форме. Такие денежные обязательства, как и в российской учетной практике, подразделяются на долгосрочные — сроком погашения более одного года и краткосрочные — менее двенадцати месяцев. Среди них выделяются следующие группы счетов бухгалтерского учета: краткосрочные и долгосрочные долговые обязательства, счета к оплате, налоги, подлежащие оплате, отсроченные налоги к оплате, начисленные обязательства, прочие текущие и долгосрочные обязательства и др.

Счета капитала используются для учета ресурсов, вложенных собственниками компании, и их изменений под влияние  разных причин. Такими причинами могут  быть результаты хозяйственной деятельности компании (получение прибыли или убытка по итогам отчетного периода) или изменения капитала по инициативе собственника (вложения средств, изъятие части капитала). Номенклатура счетов капитала в мировой практике формирования плана счетов небольшая по сравнению с их количеством по активам, пассивам, доходам и расходам, поскольку этот элемент финансовой отчетности наиболее устойчив к изменениям.

Счета доходов  представляют такие, которые оказывают  прямое влияние на увеличение прибыли, а следовательно, капитала организации. Известно, что получение прибыли является главной целью деятельности, и поэтому данные о сумме прибыли по источникам ее формирования должны находиться в центре внимания руководства компании. С этой целью счета доходов открывают по каждому виду доходов, и, следовательно, в любой временной период компании имеют информацию об их источниках.

Счета расходов используют для учета операций, приводящих к возникновению (по дебету счета) и списанию (по кредиту счета) сумм, уменьшающих прибыль и капитал компании. Поэтому в рабочих планах счетов они представлены развернуто, что дает возможность по данным счетов установить характер расходов. Номенклатура счетов расходов в плане счетов достаточно велика и может сравниться разве что с номенклатурой счетов активов. Это самые большие группы счетов элементов финансовой отчетности.

Как и в российской практике, в международном учете  хозяйственные операции оформляются  первичными учетными документами. Ими  являются чеки, квитанции, счета, счета-фактуры, поступления на регистр наличных средств и др. Однако в хозяйственной деятельности могут возникать операции, которые не фиксируются в документации (начисления процентов, фиксированная сумма комиссионных, посреднических и др.). Такие операции отражаются непосредственно в регистрах бухгалтерского учета со ссылкой на документ, являющийся основанием бухгалтерской проводки (договор, контракт и др.). Первичные документы имеют важное значение, поскольку применяются для сверки данных учета, при проведении аудита, используются в качестве доказательной базы для разрешения гражданских споров и в другой юридической практике.

На этапе  переноса данных первичного учета в  регистры бухгалтерского учета могут  также использоваться общий журнал и несколько специальных журналов. Они ведутся в хронологической последовательности. Но если общий журнал предназначен для фиксации единичных, не повторяющихся записей, а также записей на счетах, редко используемых в практической работе, то специальные журналы заполняются однородными повторяющи-мися операциями (по покупкам, продажам и др.).

Следующим этапом учетной регистрации в международной  практике является заполнение Главной  книги. Записи Главного журнала и/или  специальных журналов по дебету и  кредиту счетов и сумме распределяют между отдельными счетами Главной  книги. Происходит процесс систематизации записей. Хронологические записи преобразуются в систематические, обобщаются и используются для расчетов оборотов и остатков по тем счетам, которые ведутся в компании в соответствии с принятым рабочим планом счетов. Главная книга ведется по каждому счету. Данные Главной книги переносятся в пробный неоткорректированный баланс, составляемый по окончании отчетного периода после внесения всех записей в журналы и Главную книгу.

 

1.3 Современное состояние  бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

 

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных  частей, материалов, топлива за наличный  расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки  по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские расходы  [33].

При выдаче денежных средств  организация обязана:

- определить сумму  подотчетных средств и срок, на  который она выдается;

- получить от подотчетного  лица отчет о расходах в  срок не позднее трех рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

- выдать денежные средства  работнику под отчет при условии  полного отчета или по ранее  выданным авансам;

- запретить передачу  подотчетных денежных средств  от одного работника другому;

- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет [28].

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию.

Каждого сотрудника, чья  фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них [27].

Для правильного отражения  организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

- цель командировки;

- кто направляется  в командировку;

- место командировки;

- срок командировки;

- какие расходы допускается  нести работнику в служебной  командировке;

- условия командировки  за пределами России;

- порядок оформления  командировки;

- порядок учета расходов  по служебной командировке для  целей налогообложения [22].

Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого, командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.