Аудит и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

Расходы по проезду к  месту командировки и обратно  к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

При утере проездных  документов работник должен написать заявление о возмещении ему израсходованных  средств с указанием даты и  времени отправления транспортного  средства, его вида и номера, стоимости  билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или о невозмещении. На себестоимость по статье «командировочные расходы» в таких случаях относится минимальная сумма затрат (минимальный тариф) на проезд в указанном направлении на основании справки транспортного предприятия, а сумма сверх нее относится на счета учета затрат по субсчетам «исключаемые из себестоимости при налогообложении». Суммы, возмещенные работнику при утере проездных документов, полностью включаются в его совокупный доход для удержания налога на доходы физических лиц. На суммы, возмещенные сверх минимального тарифа, начисляются взносы во внебюджетные фонды.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 24 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и от них при возвращении из командировки.

В ОАО «Павловский сахарный завод» сотрудники не направляются в командировки за пределы России.

2.4 Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

 

Одним из направлений  внутреннего бухгалтерского контроля является инвентаризация расчетов с  подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п.11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40. С 1 января 2012 г. Положение     № 40 утратило силу в связи с утверждением Банком России 12.10.2011 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации № 373-П.

 При инвентаризации подотчетных сумм в ОАО «Павловский сахарный завод» проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение). Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Павловский сахарный завод» проводится чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах. В ОАО «Павловский сахарный завод» инвентаризация расчетов с подотчетными лицами проводится бухгалтером 1 раз в месяц. Но в исследуемой организации отсутствует утвержденный руководителем порядок проведения инвентаризации.

По общему правилу  максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, а неизрасходованные остатки  денежных средств сданы в кассу, ограничен тремя рабочими днями.

Задачи проверки расчетов с подотчетными лицами заключаются в проверке инвентаризационной комиссией следующих вопросов:

- выдача денежных средств  сотрудникам, не указанным в  списке лиц, которым в соответствии  с приказом руководителя учреждения  могут быть выданы деньги на  хозяйственные расходы;

- выдача денежных сумм  из кассы под отчет лицам,  не являющимся работниками организации;

- выдача денег под  отчет лицам, не отчитавшимся  в срок по ранее полученным  авансам;

- несоответствие фактического  расхода подотчетных сумм целям,  на которые они были выданы;

- выдача подотчетных  сумм без оснований;

- систематическая выдача  сумм под отчет без необходимости  с последующим возвратом их  в кассу;

- неистребование денежных сумм с подотчетных лиц, не отчитавшихся в установленный срок;

- списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов.

В исследуемой организации  имеются в наличии надлежаще  оформленные командировочные удостоверения, реквизиты в них заполнены  полностью, имеются все необходимые  печати.

Маршруты командирования, длительность пребывания в командировке соответствуют данным, указанным в удостоверении.

Сплошная проверка авансовых отчетов заканчивается сверкой оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в журнале-ордере № 7 и Главной книге. Общее требование к ведению учета - это соответствие оборотов и равенство сальдо синтетического счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и всех аналитических счетов, открытых к данному счету. Выполнение данного требования реализуется на практике при подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц, и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не сальдируется и может одновременно иметь дебетовое и кредитовое сальдо. В частности, выданные под отчет суммы одному работнику, отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а задолженность организации перед другим работником, допустившим подтвержденный первичными документами перерасход подотчетных сумм, учитывается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое и кредитовое сальдо аналитических счетов счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не компенсируют и не поглощают друг друга. При окончательном расчете с подотчетными лицами первый работник должен либо представить авансовый отчет, либо возвратить подотчетные суммы в кассу организации, а второй работник - получить средства в возмещение перерасхода подотчетных сумм.

Результаты инвентаризации расчетов с контрагентами, подотчетными лицами и персоналом организации сводятся в ОАО «Павловский сахарный завод» в один акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17).

Он составляется на основании  актов сверки и справки о дебиторской  и кредиторской задолженности (приложение к форме № ИНВ-17) в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии.

По результатам инвентаризации расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерской справке-расчете на основании приказа директора об урегулировании инвентаризационных разниц бухгалтер произведет запись:

- списан остаток неизрасходованной суммы, выданной под отчет и своевременно не возвращенной работником:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Иванову А.А. выдали под  отчет 7 000 руб. Командировка не состоялась. Работник не представил в установленные  сроки авансовый отчет и не возвратил сумму в кассу. В  организации был издан приказ об удержании суммы из заработной платы Иванова А.А. Его заработная плата – 5 000 руб.

Бухгалтер ОАО «Павловский сахарный завод» сделал в учете следующие бухгалтерские записи:

1) выдана под  отчет сумма на командировочные  расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»               7 000 руб.

Кредит счета 50 «Касса»                                                           7 000 руб.;

2) отражена как  недостача подотчетная сумма,  отчет по которой не предоставлен  в установленный срок:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»   7 000 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»             7 000 руб.;

Поскольку задолженность  превышает сумму возможного удержания  из заработной платы за один месяц, бухгалтер сделал следующие записи в учете:

3) отражена задолженность подотчетного лица на основании приказа директора:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» -

                                                                                                       7 000 руб.

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 7 000 руб.;

4) начислена  заработная плата работнику:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»                     5 000 руб.

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»    5 000 руб.;

5) удержан НДФЛ из заработной платы работника:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»        650 руб.

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»                     650 руб.;

6) удержана часть  задолженности: (5 000 – 650) х 20 % = 870 руб.

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»         870 руб.

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» -

                                                                                                        870 руб.;

7) выплачена  зарплата с учетом удержаний:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»       3 480 руб.

Кредит счета 50 «Касса»                                                             3 480 руб.

В приказе руководителя о возмещении сотрудникам командировочных  расходов, кроме лимитов расходования средств на проезд и аренду жилья, может быть предусмотрена компенсация данных расходов с использованием корпоративной пластиковой карты.

В соответствии с п. 1.4 Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П (в ред. 23.09.2008 № 2073-У) банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом [13].

В этом случае, кроме тех  документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще предоставить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

Расчетная банковская карта  является персонифицированным средством платежа. Использование банковской карты позволяет работнику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на карточном счете организации. Выдача банковской карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов. Такие операции отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

1) выдана под отчет  работнику организации расчетная  карта по номинальной стоимости:

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса», субсчета 3 «Денежные документы»;

2) получены наличные  денежные средства с использованием пластиковой карты:

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»

Кредит счета 57 «Переводы  в пути»

Использование организацией счета 57 «Переводы в пути» обусловлено тем, что квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица;

3) возвращена расчетная  банковская карта по номинальной стоимости подотчетным лицом:

Дебет счета 50 «Касса», субсчета 3 «Денежные документы»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3    Аудит и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

3.1 Проверка правильности документального оформления расчетов с подотчетными лицами

 

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих  расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

К авансовому отчету прилагаются  командировочное удостоверение, оформленное  в установленном порядке, документы  о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы  по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поезде. При этом отчитаться должно каждое лицо, которому выдавались из кассы деньги. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно – кассовой машины) и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Суммы, указанные в отчете работника ОАО «Павловский сахарный завод» и принятые к бухгалтерскому учету, могут расходиться.