Аудит и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [6].

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны:

- с покупкой товарно-материальных запасов, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по  приобретению запасов;

- с осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

- с подготовкой  и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

- с участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

- с другими аналогичными нуждами [20].

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Командировки, целью которых  является деятельность, не связанная  с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Работнику оформляется командировочное удостоверение. Наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке, которое может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные.

Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия. Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта.

Перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания.

По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. После утверждения отчета руководителем, он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы [28].

Положениями Трудового  кодекса РФ не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы.

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

К представительским  расходам относят расходы на:

- официальный прием и (или)  обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного  мероприятия) для указанных лиц,  а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное обслуживание доставки  этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время  переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не  состоящих в штате налогопла-тельщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий [27].

Состав представительских расходов налогоплательщика определен в  пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных постановлением в целях бухгалтерского учета, в Налоговом кодексе РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно пункту 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работника или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы.

С 1 января 2008 г. в Налоговый  кодекс РФ Федеральным законом от 24.07.2007 № 216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации (с изменениями и дополнениями)» были внесены изменения, касающиеся налогообложения суточных.

С 2008 г. суточные освобождаются от налога на доходы физических лиц в пределах следующих норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ):

- не более 700 руб. - за  каждый день нахождения в командировке  внутри страны;

- не более 2 500 руб. - за каждый день нахождения в командировке за пределами Российской Федерации.

Суточные, размер которых зафиксирован во внутренних нормативных документах организации, не облагаются страховыми взносами в соответствии с нормами п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ, а также в соответствии с Федеральным законом «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» от 24.07.2009 № 212-ФЗ (ред. от 28.11.2011 № 339-ФЗ). На суточные не начисляются пенсионные взносы (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации») и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ порядок и размер возмещения суточных определяются в коллективном договоре или локальном акте предприятия. Организации самостоятельно на основании постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» разрабатывают свои положения о командировках, в которых устанавливают размер суточных, порядок документооборота при направлении работников в командировки и иные моменты [10] .

С 2009 г. нормирование расходов на выплату суточных отменено. Организация  имеет право отнести на расходы  суточные, утвержденные коллективным договором или локальным нормативным актом, если они соответствуют требованиям ст. 252 Налогового кодекса РФ: расходы на командировки связаны с получением доходов налогоплательщиком, расходы документальное подтверждены.

 

 

 

 

 

 

2 Учет расчетов с подотчетными  лицами

2.1 Краткая  характеристика ОАО «Павловский  сахарный завод» ст. Павловской

 

Открытое акционерное общество «Павловский сахарный завод» расположено в станице Павловской Павловского района Краснодарского края по адресу: улица Ворошилова, 2.

Открытое акционерное  общество «Павловский сахарный завод» создано в результате преобразования товарищества с ограниченной ответственностью «Павловский сахарный завод» на основании постановления главы администрации Павловского района Краснодарского края № 1135 от 8 сентября 1995 года.

Уставный капитал ОАО  «Павловский сахарный завод» составляет 8 285 700 руб. и состоит из 8 285 700 обыкновенных именных акций. Номинальная стоимость всех акций одинакова и составляет 1 руб.

Основной целью деятельности ОАО «Павловский сахарный завод» является извлечение прибыли.

Для достижения своей  основной цели деятельности ОАО «Павловский сахарный завод» осуществляет следующие виды деятельности на основании устава:

- переработка сахарной  свеклы и сахара-сырца;

- производство сахара, патоки, жмыха, спирта, дрожжей, лимонной  кислоты, кондитерских изделий  и другой продукции;

- оптовая торговля сахаром;

- розничная торговля  и общественное питание;

- выращивание сахарной  свеклы и других сельскохозяйственных  культур.

Руководителем организации является Кульчицкий Павел Николаевич.

Павловский сахарный завод перерабатывает более 4 507 т сахарного сырья в сутки. Свыше 4 500 т сырья в сутки перерабатывают лишь 26 из 83 заводов в России (из них 11 — в Краснодарском крае).

В силу специфики производства  для занятия сахарным производством необходимы значительные производственные мощности. Поэтому конкурентами ОАО «Павловский сахарный завод» являются аналогичные сахарные заводы.

ОАО «Павловский сахарный завод» не является лидирующим предприятием в своей отрасли, занимает среднее положение среди аналогичных предприятий-сахаропроизводителей. Деятельность завода в целом соответствует тенденциям развития отрасли.

Завод не испытывает проблем  с поставками сырья, у него очень  развитая свекловичная зона (прилегающие  к заводу сельхозугодья по выращиванию свеклы). У завода низкая материалоемкость, минимальные потери сахара в производстве, плюс удобная логистика расположения, крупные склады сырья и готовой продукции, а также действующая сушка и гранулятор свекловичного жома.

ОАО «Павловский сахарный завод» производит и продает следующую  продукцию: вату сахарную, дробилки сахара, заменители сахара, сахар-песок, сахар-песок рафинированный. Рынком, на котором ОАО «Павловский сахарный завод» осуществляет свою деятельность, является российский.

На конец 3 квартала 2011 года в исследуемой организации среднесписочная численность работников составляет 140 чел.

Первоначальная стоимость  основных средств в 2010 г. выросла  незначительно по сравнению с 2008 г. Коэффициент износа основных средств  в 2010 г. составил 0,78. Это значит, что  основные средства исследуемой организации  самортизированы на 78 %.

Оборотные средства ОАО  «Павловский сахарный завод» выросли  за исследуемый период почти в 2 раза. В основном это произошло за счет роста дебиторской задолженности на 57,7 %. На конец 2010 г. размер дебиторской задолженности составлял более 2 млрд. руб.

Дебиторы, на долю которых приходится более 10 % от общей суммы дебиторской задолженности:

- ООО «Скальд» г. Санкт-Петербург. Просроченная задолженность -     250 000 тыс. руб., штрафные санкции – 15% от суммы аванса - 37 500 тыс. руб., признано дебитором, но не оплачено;