Аудит и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

- ООО «Агрофирма «Щербиновские Зори» Щербиновского района. Просроченная задолженность: 868 926 тыс. руб., условия просроченной задолженности: гражданско-правовая ответственность, предусмотренная ст. 395 Гражданского кодекса РФ.

Производительность труда – это показатель, который анализирует отношение объема выручки предприятия к среднесписочной численности работников. Производительность труда на 30.09.2011 г. составила                 893,8 руб./чел, что превышает уровень показателя за аналогичный период     2010 г. на 178,9 руб. или 25,02%.

На конец 2010 г. размер кредиторской задолженности ОАО  «Павловский сахарный завод» составил 1 531 856 тыс. руб., что выше этого показателя в 2008 г. в 2,38 раза.

Просроченная кредиторская задолженность возникла вследствие неоплаты поставленной продукции, предоплаты за непоставленное сырье.

Кредиторы, на долю которых  приходится более 10 % от общей суммы  кредиторской задолженности:

- ООО «АгроПлант» г. Ейск. Размер просроченной кредиторской задолженности составляет 35,37 % от общей суммы кредиторской задолженности;

- ООО «Прогресс-Агро» Щербиновского района. Просроченная кредиторская задолженность составляет 33,84 % от общей суммы кредиторской задолженности.

Таблица 1 - Основные показатели хозяйственно-финансовой деятельности ОАО «Павловский сахарный завод», тыс. руб.

Показатель	9 месяцев		Откло-нение (+,-)	Темп изме- нения, %
	2010 г.	2011 г.
1. Выручка от продажи  товаров, продукции, работ, услуг	100 086	82 230	- 17 856	82,2
2. Валовая прибыль	24 805	6 514	- 18 291	26, 6
3. В % к выручке	24,8	7,9	-16,9	-
4. Прибыль от продаж	24 805	6 514	- 18 291	26,6
5. В % к выручке	24,8	7,9	-16,9	-
6. Проценты к уплате	17 061	558	- 16 503	3,3
7. Прочие доходы	72 058	373	- 71 685	0,5
8. Прочие расходы	136 973	54 942	- 82 031	40,1
9. Убыток до налогообложения	57 167	48 613	- 8 554	85,0
10. Чистый убыток отчетного  года	54 622	41 754	- 12 868	76,4

 

За 9 месяцев 2011 г. размер кредиторской задолженности составил 1 528 521 тыс. руб., что ниже показателя 2010 г. на 0,2 %.

В структуре затрат исследуемой  организации основную долю занимают затраты на оплату труда с отчислениями (38 %) и материальные – 35 %.

Выручка от продажи товаров, продукции, работ, услуг в исследуемом  периоде снизилась значительно – на 72,6 %.

В 2010 г. была получена прибыль  от продаж в сумме более 44 млн. руб. Но по причине значительных прочих расходов организация не получила чистой прибыли, хотя рентабельность продаж в 2010 г. составила 20,95 %. За 9 месяцев 2011 г. значение показателя рентабельности продаж снизилось на 13,03 пункта и составил 7,92 %. Чистый убыток составил 41 754 тыс. руб.

На величину убытка оказывает  влияние большая сумма прочих расходов. В 2010 г. основную долю в общей  сумме прочих расходов – 49 % - занимают расходы на ремонт и содержание имущественного комплекса – почти 71 млн. руб.

В 2008 г. в отношении ОАО «Павловский сахарный завод» началась процедура банкротства. Заявление о бакротстве подал сам завод.

Решением Арбитражного суда Краснодарского края от 16 июня 2010 г. по делу № А-32-25479/2008-2/1518-Б ОАО «Павловский сахарный завод» признано несостоятельным (банкротом), открыто конкурсное производство.

Нами был проведен анализ ликвидности и платежеспособности ОАО «Павловский сахарный завод» на основе экономического анализа динамики показателей.

Показатели ликвидности демонстрируют степень платежеспособности предприятия по краткосрочным долгам. Смысл этих показателей состоит в сравнении величины текущих задолженностей предприятия и его оборотных средств, которые должны обеспечить погашение этих задолженностей.

Собственные оборотные средства - это доля собственного капитала, направленная на финансирование оборотных средств (собственный капитал минус внеоборотные активы). Если величина собственных оборотных средств положительна, то это означает принципиальную возможность погашения текущих задолженностей предприятия его оборотными активами. За 9 месяцев 2011 г. величина собственных оборотных средств отрицательная и составляет – 385 072 тыс. руб., что свидетельствует о невозможности погашения текущих задолженностей предприятия его оборотными активами. По сравнению с аналогичным периодом прошлого года показатель уменьшился на 32 813 тыс. руб. или на 9,3%.

Индекс постоянного актива – коэффициент, отражающий отношение внеоборотных активов и средств, отвлеченных в долгосрочную дебиторскую задолженность к собственным средствам. За 9 месяцев 2011 г. показатель равен -0,47. Если учесть, что рекомендуемое значение показателя <=0,9, то показатель на конец отчетного периода находится ниже критериального. По сравнению с аналогичным периодом прошлого года показатель увеличился на 0,52.

Коэффициент текущей ликвидности – характеризует общую обеспеченность краткосрочной задолженности предприятия оборотными средствами для ведения хозяйственной деятельности и своевременного погашения его срочных обязательств, равен отношению оборотных активов к краткосрочным обязательствам. Фактическое значение коэффициента текущей ликвидности меньше уровня нормативного коэффициента (Ктл >1) и равно 0,9, что значительно не отличается от показателя за III кв. 2010 г.

Коэффициент быстрой ликвидности – это более жесткая оценка ликвидности предприятия. Основная концепция состоит в том, что этот показатель помогает оценить, какую долю текущих активов может погасить предприятие, если его положение станет действительно критическим; при этом исходят из предположения, что товарно-материальные запасы вообще не имеют никакой ликвидационной стоимости. Оптимальное значение данного показателя К = 0,8-1. Фактически у предприятия значение К = 0,89, что находится в рамках оптимального критерия.

Коэффициент автономии собственных средств показывает долю собственного капитала в активах и степень финансовой независимости от кредиторов. Данный коэффициент не должен снижаться ниже 0,5-0,6. За рассматриваемый период показатель равен - 0,11. Данный факт объясняется наличием у ОАО «Павловский сахарный завод» непокрытого убытка.

Важную роль в организации  системы управления в ОАО «Павловский сахарный завод» играет бухгалтерский учет. Данные учета являются источником информации о состоянии и движении имущества организации, о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами. Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при отражении хозяйственных операций в регистрах несет руководитель организации и ее главный бухгалтер.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением (службой), возглавляемой главным бухгалтером.

Главный бухгалтер (или руководитель) обеспечивает контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых организацией бухгалтерских операций, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности организации совместно с другими подразделениями и службами по данным бухучета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутренних резервов.

Главный бухгалтер совместно с руководителем организации (или руководитель) подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и финансовых обязательств.

Указанные документы без подписи главного бухгалтера (или руководителя) считаются недействительными и к исполнению не принимаются.

В течение исследуемого периода организация принимает следующие правила бухгалтерского учета:

1  Организацию и ведение бухгалтерского учета осуществлять через систему четных регистров, оборотно-сальдовых ведомостей и аналитических карточек в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций.

2  Бухгалтерский учет ведется автоматизированным способом с помощью специализированной программы «1С: Бухгалтерия» версия 8.0. Регистры бухгалтерского учета подлежат ежемесячной распечатке и брошюрованию в виде специальных книг (журналов), отдельных листов (справок.) и карточек, а также в виде электронной информации, полученной при использовании вычислительной техники (на дисках, дискетах и иных машинных носителях).

3  Состав и формы внутренней отчетности, периодичность, сроки составления и представления устанавливается документооборотом, утвержденным главным бухгалтером.

Основные приемы и  методы ведения бухгалтерского учета закреплены в учетной политике организации, утвержденной руководителем.

 

2.2 Организация  первичного учета расчетов с  подотчетными лицами

 

ОАО «Павловский сахарный завод» в процессе финансово-хозяйственной деятельности выдает своим работникам денежные средства в подотчет.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы  административно-хозяйственные, на расходы  по закупке запасных частей, на расходы  по командировкам, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

Денежные средства выдаются под отчет на административно-хозяйственные  расходы. Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие нужды.

Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Операции с подотчетными лицами ведутся в соответствии с  Порядком ведения кассовых операций, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (ред. от 26.02.1996). Указанный документ утратил силу с 1 января 2012 года в связи с принятием положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Размер денежной суммы  и срок, на который она выдается, определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы ОАО «Павловский сахарный завод» может производиться:

- либо под отчет  на хозяйственные и прочие  расходы;

- либо в порядке  возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

Для того чтобы признать в бухгалтерском и налоговом  учете расходы на командировку, необходимо документально правильно оформить такую поездку. Для этого в ОАО «Павловский сахарный завод» заполняют следующие документы:

- приказ (распоряжение) о  направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма № Т-10);

- служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

- авансовый отчет (форма  № АО-1).

Формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [12]. Соблюдать формы, установленные постановлением, необходимо, так как в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены по форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Для направления сотрудника в командировку в ОАО «Павловский сахарный завод» составляют служебное задание (форма № Т-10а). Основная задача данного документа - отражение конечной цели командировки. Он подписывается начальником отдела и подается на утверждение руководителю. По возвращении из командировки сотрудник заполняет последнюю графу - краткий отчет о выполнении задания.

Составление служебного задания особенно важно для организации, так как в случае, если работник не привезет из командировки никаких документов, подтверждающих целесообразность его поездки, то в графе «Краткий отчет о выполнении задания» он сможет описать не только документальные результаты своей поездки, но и организации, которые он посетил, проведенные переговоры. Это поможет экономически обосновать командировочные расходы.