Аудит кассовых и банковских операций

2. Методика  проведения и оформления результатов  проверки наличных денег в  кассе ОДО «Спортиндустрия»

 

Согласно статьи 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском  учете и отчетности» от 29 декабря 2007 г. № 302-З [15] для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организаций и оформления ее результатов определяется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств от 30 ноября 2007 г. № 180 [11].

Главой 4 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4 [9] определен порядок проведения инвентаризации кассы.

Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться внезапно, т. е. немедленно после прибытия аудитора в организацию для проверки.

При временном отсутствии кассира помещение кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытию кассира. Если кассир отсутствует длительное время, в организации создается комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально-ответственному лицу.

Инвентаризация кассы  проводится в присутствии главного бухгалтера и кассира. Если в организации выплату заработной платы, кроме кассира, производят другие должностные лица, за которыми на начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них отчета за полученные суммы.

Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях  с разрешения и в присутствии  аудитора могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы аудитор должен выяснить: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.

Кассир до начала инвентаризации делает в письменной форме заявление  о находящихся в кассе денежных средствах, принадлежащих профкому организации, кассе взаимопомощи. В этом случае необходимо пригласить председателя и членов ревизионной комиссии профкома (кассы взаимопомощи) и провести одновременную совместную инвентаризацию кассы организации и кассы профкома (кассы взаимопомощи).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет.

В отчет включаются все  приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные  расписки и другие документы, не предусмотренные  правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости. Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

Если срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих  вариантов [23, с.183-184]:

• если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;
• если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризаций, которую заверяют своими подписями аудитор, кассир и главный бухгалтер;
• выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в получении) подсчитываются по каждой ведомости вначале аудитором против каждой выплаченной суммы делается пометка "Учтено и выдано до инвентаризации". В конце ведомости делается пометка инвентаризации по настоящей ведомости выплачено, и указывает сумма". Вторым такие ведомости считает кассир. В акте инвентаризации кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости.

После проверки денег  и других ценностей, хранящихся в  кассе, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир должен дать расписку в  том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы  и другие ценности приняты им на ответственное хранение.

При установлении излишков или недостачи денег и других ценностей в кассе, а также  при наличии временных расписок о заимствовании денег из кассы  аудитор обязан потребовать от кассира  письменное объяснение о причинах недостачи или излишка.

До инвентаризации кассовой наличности кассиру предлагает подписать  расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные  документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет [23, с. 184].

Аудитор должен тщательно  проверить правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов аудитор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

Если будут обнаружены расхождения в сумме или нумерации ордеров, необходимо выяснить причины. После проверки кассового счета аудитор визирует отчет и все приложенные к нему приходные расходные кассовые документы с указанием: "До инвентаризации, ... (дата)". Это необходимо для того, чтобы не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный аудитором отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету "Касса" на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии аудитора и главного бухгалтера или другого члена комиссии. Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности.

Если инвентаризация кассовой наличности проводится аудитором, акт составляется в 3-х экземплярах, один из которых прилагается к  справке (акту) проверки, второй передается в бухгалтерию субъекта хозяйствования, а третий остается у материально-ответственного лица.

Находящиеся в кассе  почтовые и гербовые марки, лотерейные билеты, путевки в дома отдыха и  санатории принимаются к учету  денежные документы, при их пересчете  составляются специальные описи, в которых указывается их наименование, серии, номера, срок действия и другие специфические признаки, а также номинальная стоимость. Отдельно при пересчете составляется опись по бланкам строгой отчетности, в которой указываются виды бланков, номер количество по каждому виду.

По лимитированным чековым  книжкам целесообразно составить  отдельную опись с указанием  даты их получения в банке, номеров  использованных и оставшихся чеков [23, с.186].

По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляете номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира. Обращается внимание на наличие в чековой книжке подписанных незаполненных чеков распорядителя кредита.

Фактический остаток  денежных документов и бланков строгой  отчетности, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатками по данным бухгалтерского учета по счету 56 "Денежные документы" и забалансовым счетом 006 "Бланки строгой отчетности".

В приложении А представлен  акт № 18 инвентаризации наличных денежных средств от 28 декабря 2007 года, находящихся в кассе ОДО «Спортиндустрия» Материально-ответственное лицо кассир Лапицкая И.Е. подписала расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на ее ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Инвентаризация была проведена внезапно на основании приказа от 27 декабря 2007 года. При инвентаризации в кассе не было остатков наличных денег. По данным бухгалтерского учета в кассе на 27.12.2007г. числиться 0 рублей. Следовательно, по результатам инвентаризации не недостач, ни излишков не выявлено. Акт подписан председателем комиссии, секретарем-референтом Юрковой В.В. и менеджером по сбыту Гулида О.С.

Данный документ составлен правильно, в нем нет исправлений, описок, присутствуют все подписи.

Если в кассе установлена  недостача или излишек, аудитор, с участием работника бухгалтерии  и кассира, должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации кассы до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки.

При отсутствии таких  ошибок установленная недостача  считается реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек — оприходованию.

На сумму недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

В этом случае составляются следующие бухгалтерские записи: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50 «Касса» и одновременно дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») и кредит счета 94.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе  подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности организации. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 92/2 «Внереализационные доходы». Одновременно устанавливаются причины возникновения излишков и недостач денег в кассе. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

Таким образом, инвентаризация кассы должна производиться с целью выявления излишков или недостач ценностей, числящихся в соответствии с Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета от 30 мая 2003 № 89 [12] на счете 50 «Касса». При инвентаризации кассы необходимо руководствоваться Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств от 30 ноября 2007 г. № 180 [11]. По результатам внезапной инвентаризации кассы, проведенной 28 декабря 2007 года в кассе ОДО «Спортиндустрия» не было выявлено ни излишков, ни недостач, акт № 18 инвентаризации наличных денежных средств от 28 декабря 2007 года (приложение А) заполнен правильно, в нем нет исправлений, описок, присутствуют все подписи.