Аудит кассовых и банковских операций

3. Контроль  кассовых операций 

 

Проверку правильности документального оформления операций с наличными денежными средствами аудитор продолжает проверкой соблюдения правила ведения кассовой книги.

Порядок ведения кассовой книги  в организации определен главой 3 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4 [9].

Юридические лица, индивидуальные предприниматели, открывшие текущий (расчетный) банковский счет в банке и использующие наемный труд, учитывают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге.

Кассовую книгу не ведут индивидуальные предприниматели – плательщики единого налога в соответствии с законодательством независимо от использования ими наемного труда, а также индивидуальные предприниматели – плательщики единого налога независимо от использования ими наемного труда, осуществляющие одновременно деятельность с уплатой налогов и сборов в порядке, установленном законодательством, расчеты по которой производятся только в безналичном порядке.

В период выдачи наличных денег остаток  кассы выводится по учтенным в  кассовой книге приходным и расходным  кассовым ордерам. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе.

В аналогичном порядке записи в  кассовую книгу производятся при  выплате по платежным ведомостям стипендий, пенсий, пособий, дивидендов.

Ведение кассовой книги допускается  с помощью программно-технических  средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется выходная форма «Отчет кассира». Обе названные выходные формы должны составляться на конец рабочего дня юридического лица, его подразделений, индивидуального предпринимателя, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные в кассовой книге по форме КО-4.

В последней выходной форме «Вкладной  лист кассовой книги» за каждый месяц должно быть автоматически напечатано общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения  выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания  с начала года.

Выходные формы «Вкладной  лист кассовой книги» брошюруются в  хронологическом порядке в течение  года и хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя и кассовая книга опечатывается.

В ОДО «Спортиндустрия» кассовая книга ведется автоматизированным способом на базе программы «1С:Бухгалтерия», версии 7.7. При выборочной проверке оформления кассовой дисциплины из кассы организации был взят вкладной лист кассовой книги № 13 (Приложение Б) и отчет кассира за 5 декабря 2007 года (Приложение В). В нем присутствуют все необходимые реквизиты, стоят все подписи. К отчету кассира приложены все необходимые документы (приходные и расходные кассовые ордера). Вкладные листы кассовой книги за 2007 год сшиты, общее количество листов кассовой книги (13 шт.) заверено подписями руководителя и главного бухгалтера общества и опечатано мастичной печатью. Следовательно, нарушений правил ведения кассовой книги в организации не выявлено.

Порядок оформления кассовых документов определен главой 3 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4 [9].

Прием наличных денег  юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями, частными нотариусами, имеющими право не использовать кассовые суммирующие аппараты и (или) специальные компьютерные системы, билетопечатающие машины, таксометры, осуществляется по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам в соответствии с законодательством.

Выдача наличных денег  из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных  нотариусов, использующих наемный труд, производится по расходным кассовым документам на бланках, утвержденных в соответствии с законодательством.

Приходные кассовые ордера и другие документы утвержденных в соответствии с законодательством  форм заполняются в порядке, установленном  законодательством.

Подтверждением приема наличных денег являются:

• квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1;
• второй экземпляр квитанции формы КВ-1;
• квитанция к талону формы 20-фс;
• другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Выдача наличных денег  из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, использующих наемный труд, производится по:

• расходному кассовому ордеру формы КО-2;
• платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Расходные кассовые ордера и другие документы утвержденных форм заполняются в порядке, установленном законодательством.

На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются  на каждой платежной ведомости.

Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств  цифрами проставляется сумма  причитающихся к получению наличных денег.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости на основании заключенных договоров с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, других документах, утвержденных законодательством, либо лицу, указанному в доверенности, при предъявлении документов, удостоверяющих личность.

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной в установленном  законодательством порядке, в тексте расходного кассового ордера после  фамилии, собственного имени, отчества получателя наличных денег бухгалтером, индивидуальным предпринимателем делается запись: «По доверенности», указываются фамилия, собственное имя, отчество лица, которому доверено получение наличных денег.

Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денег кассир делает запись: «По доверенности».

К расходному кассовому  ордеру или платежной ведомости  прилагается оформленная в соответствии с законодательством доверенность.

Разовые выдачи наличных денег на оплату труда, под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Выдачи нескольким лицам  наличных денег на оплату труда, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям.

На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Выдача приходных и  расходных кассовых ордеров, платежных  ведомостей на руки лицам, вносящим или получающим наличные деньги, запрещается.

При получении приходных  и расходных кассовых ордеров, платежных  ведомостей кассир обязан проверить:

• на приходном кассовом ордере наличие подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;
• на расходном кассовом ордере, платежной ведомости наличие подписи руководителя юридического лица, главного бухгалтера, индивидуального предпринимателя или лиц, ими уполномоченных;
• правильность заполнения в расходном кассовом ордере реквизитов предъявленного документа, удостоверяющего личность получателя;
• наличие документов, подлежащих приложению.

В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым  к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру, индивидуальному предпринимателю для надлежащего оформления.

Приходные и расходные  кассовые ордера до передачи в кассу  заполняются и регистрируются бухгалтером, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 или форме 1-а.

Выбор формы ведения  журнала определяется руководителем, главным бухгалтером юридического лица, подразделения, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера.

Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1-а открывается один на приходные и расходные кассовые ордера.

При необходимости перечень показателей в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 или форме 1-а может быть расширен, форма журнала – изменена юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом.

Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться посредством  программно-технических средств. Выходная форма «Вкладной лист журнала  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров в белорусских рублях» составляется за соответствующий день и должна содержать данные учета движения наличных денег по целевому назначению.

В ходе выборочной проверки оформления кассовых документов были проверены расходный кассовый ордер  № 39 от 05.12.07г. (Приложение Г), расходный кассовый ордер № 40 от 05.12.07г. (Приложение Д), расходный кассовый ордер № 41 от 05.12.07г. (Приложение Е), расходный кассовый ордер № 42 от 05.12.07г. (Приложение Ж). По результатам проверки составлена вспомогательная ведомость, представленная в таблице 3.1.

 

Таблица 3.1 - Проверка оформления в ОДО «Спортиндустрия» расходных кассовых ордеров № 39, 40, 41, 42 от 05.12.07г.

 

Номер записи	Документ №	Дата	Сумма	Содержание ошибки
1	39	05.12.07г.	452790	-- неверно заполнена дата выдачи паспорта получателя средств Исайчука С.Н. - допущена опечатка  при указании месяца, за который  выплачивается заработная плата  по строке «Основание» - по строке «Основание»  не указан год, за который  получается заработная плата
2	40	05.12.07г	362790	- по строке «Основание»  не указан год, за который  получается заработная плата
3	41	05.12.07г	272790	- по строке «Основание»  не указан год, за который  получается заработная плата
4	42	05.12.07г	278370	- по строке «Основание»  не указан год, за который  получается заработная плата