Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов

а) за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации - суточные в размере 100 руб.;

б) за каждый день нахождения в заграничной командировке - суточные в размере согласно приложению к постановлению Правительства  РФ от 8 февраля 2002 г. N 93;

в) ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое  работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях:

- за работу  на объектах полевых работ,  расположенных в районах Крайнего  Севера и приравненных к ним  местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 рублей;

- за работу  на объектах полевых работ,  расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;

- за работу  на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 руб.;

- за работу  на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 руб.

При применении упрощенной системы налогообложения  указанные нормы используются с 1 января 2003 г. для определения расходов на выплату суточных или полевого довольствия.

При применении системы налогообложения для  сельскохозяйственных товаропроизводителей (единого сельскохозяйственного  налога) указанные нормы используются с 1 января 2004 г. для определения расходов на выплату суточных или полевого довольствия.

Суточные  выплачиваются командированному лицу за дни нахождения в пути и дни  пребывания в месте командировки, включая выходные и праздничные  дни и дни вынужденных остановок  в пути.

Следует отметить, что суточные и (или) полевое довольствие  являются единственным нормируемым  показателем затрат, учитываемых  при налогообложении прибыли  организации в расходах на командировки согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, хотя приказом Минфина РФ от 6 июля 2001 г. N 49 (в настоящее время недействующим) "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации" нормировалась также оплата найма жилого помещения по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. сутки, а при отсутствии таковых - 12 руб. в сутки.

Однако Налоговый  кодекс РФ не нормирует вышеперечисленные  расходы, а следовательно, все они при условии надлежащего документального подтверждения включаются в расходы организаций в полной сумме. Отсутствие первичных документов по найму жилья является достаточным основанием для того, чтобы последние не учитывались для целей налогообложения согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, который гласит, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика.

В составе  расходов на найм жилого помещения подлежат возмещению не только расходы на проживание, но также на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). К таким дополнительным услугам можно отнести оплату услуг связи, почтовых и прочих услуг, необходимых командированному работнику в производственных целях. Если же в счете гостиницы отдельной строкой выделены расходы на питание в ресторане, посещение сауны, бассейна и др., такие расходы не должны включаться в состав командировочных расходов для целей налогообложения.

Расходы по найму жилого помещения за время  вынужденной остановки в пути возмещаются в том же порядке. Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами. Расходы по проезду к месту  командировки и обратно к месту  постоянной работы принимаются в  размере фактически понесенных при  условии их надлежащего документального  оформления. В этой связи хотелось бы отметить, что для организаций, финансируемых за счет федерального бюджета, согласно постановлению N 729, вышеупомянутые расходы возмещаются командированному работнику в размере фактических  расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

- железнодорожным  транспортом - в купейном вагоне  скорого фирменного поезда;

- водным  транспортом - в каюте V группы  морского судна регулярных транспортных  линий и линий с комплексным  обслуживанием пассажиров, в каюте  II категории речного судна всех  линий сообщения, в каюте I категории  судна паромной переправы;

- воздушным  транспортом - в салоне экономического  класса;

- автомобильным  транспортом - в автотранспортном  средстве общего пользования  (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере  минимальной стоимости проезда:

- железнодорожным  транспортом - в плацкартном вагоне  пассажирского поезда;

- водным  транспортом - в каюте X группы  морского судна регулярных транспортных  линий и линий с комплексным  обслуживанием пассажиров, в каюте  III категории речного судна всех  линий сообщения;

- автомобильным  транспортом - в автобусе общего  типа.

Налоговый кодекс РФ не содержит ограничений в части уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов по проезду к месту командировки и обратно, касающихся видов транспорта и стоимости проезда (бизнес - или экономический класс). Поэтому для целей налогового учета такие расходы принимаются в размере фактически произведенных. Тем не менее они должны соответствовать общим требованиям, предъявляемым к расходам для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Это же относится  и к расходам на внутригородской  транспорт (в том числе такси), которые также не нормируется  налоговым законодательством. Правда, в данной связи, видимо, необходимо будет доказать производственный характер таких расходов и их экономическую  целесообразность (с учетом того, что  они оформлены надлежащим образом). В противном случае поездки на внутригородском транспорте могут  обернуться дополнительными обязательствами  по уплате налога на прибыль и прочих налогов (НДФЛ).

Стоит напомнить, что до принятия гл. 25 НК РФ командированному работнику оплачивались расходы  на внутригородской транспорт только по проезду к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного  пункта. Поездки же на такси не компенсировались вообще. Думается, в этом смысле налоговое  законодательство представляется более  демократичным, так как иногда расходы  по внутригородским передвижениям  могут быть соизмеримы с выплатами  суточного довольствия, в составе которого бухгалтерским законодательством предлагалось учитывать вышеназванные транспортные расходы.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в  случае предоставления в бухгалтерию  предприятия распечатки, приложенной  к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки  командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров  и подтверждается производственный характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на затраты в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (п. 25 ст. 264 НК РФ).

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику  без предоставления указанных документов, то они не могут относиться на счета  учета затрат при налогообложении. Возмещенные предприятием расходы  по таким переговорам включаются в совокупный доход работника  для удержания налога на доходы.

Расходы за пользование постельными принадлежностями, документально подтвержденные квитанцией, справкой или отметкой на проездном  билете согласно письму Минфина РФ от 12 мая 1992 г. N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах", подлежат возмещению по фактическим расходам. Расходы  по обязательным видам страхования (установленные законодательством  Российской Федерации) включаются в  состав прочих расходов в пределах страховых тарифов, утвержденных в  соответствии с законодательством  Российской Федерации и требованиями международных конвенций. В случае, если данные тарифы не утверждены, расходы  по обязательному страхованию включаются в состав прочих расходов в размере  фактических затрат (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Часто при  покупке авиа- или железнодорожных билетов гражданам предлагается добровольное страхование от несчастного случая. В стоимость билета полис добровольного страхования не входит, он взимается по отдельной квитанции, прилагаемой к билету. В качестве принимаемых в налоговом учете расходов на обязательное и добровольное страхование такой вид страхования прямо не поименован в ст. 255 и 263 НК РФ. Поэтому, согласно ст. 270 НК РФ, эти расходы не учитываются в целях налогообложения. В этом случае указанные расходы не облагаются ЕСН, а налогом на доходы физических лиц облагается только сумма полученного страхового возмещения согласно п. 5 ст. 213 НК РФ.

Расходы по пользованию VIP-залом возмещаются  только с письменного распоряжения руководителя предприятия. Эти расходы  исключаются из себестоимости для  целей налогообложения, поскольку  пользование VIP-залом во время служебных  командировок сотрудниками организаций  не предусмотрено действующими нормативными актами. Суммы таких расходов включаются в совокупный доход работника  с последующим начислением соответствующих  налогов (НДФЛ). Отнесение на себестоимость  продукции (работ, услуг) представительских  расходов, связанных с пользованием VIP-залом в аэропорту во время  встречи представителей иностранной  организаций, прибывающих на переговоры, возможно только в рамках представительских  расходов.

Налоговая база по налогу на прибыль не может быть уменьшена на суммы, направленные на оплату путевок на лечение или  отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках  или клубах, посещений культурно-зрелищных  или физкультурных (спортивных) мероприятий, на оплату товаров для личного  потребления работников, а также  другие аналогичные расходы, произведенные  в пользу работников (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Соответственно, суммы компенсаций работнику  указанных личных расходов, понесенных во время служебной командировки, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.