Контроль в системе управления производством: его сущность, цель, функции и задачи

Планы контрольно-ревизионной работы составляются в контрольно-ревизионном  подразделении и утверждаются руководителем  соответствующего органа государственного управления или иной контролирующей организации. Планы проведения ревизий и проверок хранятся как документы, не подлежащие разглашению, в целях обеспечения внезапности контроля, - одного из общих принципов его осуществления.

Подготовка к проведению ревизии   

Ревизия проводится на основании письменного  приказа (распоряжения) руководителя контролирующего органа. В приказе указывается наименование контролирующего органа, проводящего ревизию; наименование организации, в отношении которой проводится ревизия; вид ревизии; состав ревизионной группы с указанием ее руководителя; тема ревизии (основание); ревизуемый период, срок ее проведения, срок представления материалов ревизии.  

В случае необходимости проведения целевых ревизий нескольких субъектов  хозяйствования, по отдельным вопросам издается приказ (предписание) на проведение ревизий нескольких субъектов, занимающихся определенным видом деятельности.  

В состав ревизионной группы в целях  обеспечения комплексности проводимых ревизий включаются специалисты  производственно-технических, экономических, финансовых, юридических, маркетинговых, бухгалтерии и других функциональных служб предприятий в соответствии с перечнем вопросов, поставленных программой проверки.  

Проведению ревизии должна предшествовать подготовительная работа в контролирующей организации, которая заключается в изучении нормативных актов, инструктивных материалов и отраслевых указаний, касающихся особенностей деятельности контролируемого объекта, его бухгалтерской и статистической отчетности, материалов предыдущей ревизии и тематических проверок, поступивших жалоб и др. текущей информации, характеризующей финансовое состояние контролируемой организации. Подготовительная работа  - в контролирующей организации, где составляется программа ревизии, и в ревизуемой – где составляется рабочий план ревизионной группы. Для руководителя ревизионной группы первый этап начинается после ознакомления его с содержанием приказа (предписания) о проведении ревизии. Для остальных специалистов отраслевых и функциональных отделов и управлений в контролирующем органе он начинается после сообщения о поручении им ревизии в конкретной организации. Как правило, специалисты функциональных отделов привлекаются для проведения ревизии на срок от 5 до 10 дней.  

Результаты работы, проведенной  в подготовительный период в контролирующей организации, позволяют максимально отразить в составляемой программе ревизии объем и задачи работы каждого исполнителя, обеспечить наиболее полное выполнение программы в установленный срок и предостеречь от распыления внимания на малозначительные вопросы. Составление программы ревизии и взаимная увязка ее вопросов в целом возложены на контрольно-ревизионные службы контролирующих организаций. Следует отметить, что программа должна быть индивидуальной и зависеть от объекта и задач ревизии, опыта и квалификации ревизора. Программа подписывается руководителем контрольно-ревизионной службы и утверждается руководителем контролирующей организации. Один экземпляр программы остается в делах контролирующей организации. Второй вручается руководителю ревизионной группы.  

Руководитель ревизионной группы на основании полученной программы  ревизии составляет рабочий план проведения ревизии.

Основные этапы и организация  ревизионного

процесса 

В процессе проведения ревизии выделяют следующие этапы:

-  подготовка к проведению ревизии;

- проведение ревизии в  соответствии с программой;

- составление акта (справки) ревизии; 

- реализация материалов ревизии; 

- контроль за выполнением решений  по результатам ревизии. 

На подготовительном этапе необходимо выполнить следующую организационную работу:

издать приказ по организации, в  котором указать; какое конкретно  структурное подразделение (филиал, представительство) подлежит проверке; вид ревизии; период, за который проводится ревизия: срок ее проведения; состав ревизионной  группы;

на основании приказа каждому  члену ревизионной группы выписывается командировочное удостоверение  и выдается аванс на командировочные  расходы;

руководитель ревизионной группы составляет программу ревизии, включающую следующее: перечень основных вопросов, подлежащих проверке; период ревизии; сроки проверки; конкретных исполнителей проверки отдельных вопросов Программа утверждается руководителем организации,

члены ревизионной группы на основании  программы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии порученных им участков, разделов программы и знакомятся с особенностями предстоящей ревизии, изучают нормативную базу по данному вопросу, имеющуюся в головной организации, информацию о проверяемом структурном подразделении фиксируют ее в специальной рабочей тетради; 

по прибытии на место проведения ревизии ревизионная группа предъявляет  руководителю структурного подразделения  свои полномочия (приказ, удостоверения) и проводит внезапную инвентаризацию кассы. Затем с ревизионной группой  знакомят руководителей отделов, служб и извещают весь коллектив о начавшейся ревизии и сроках ее проведения;

ревизия начинается с обследования структурного подразделения организации (изучается его структура, состояние  бухгалтерского учета, высылаются письма дебиторам и кредиторам с просьбой сообщить о состоянии расчетов, имеющихся претензиях к ревизуемому объекту).

После проведения подготовительной организационной  работы в соответствии с программой ревизор приступает к непосредственной ревизии, в ходе которой используются различные способы и приемы документального и фактического контроля.

Основными способами документального  контроля являются проверка первичных  документов и учетных регистров, встречная проверка; анализ показателей  финансово-хозяйственной деятельности; получении* письменных объяснений и справок по результатам проверок; изъятие документов др.

В процессе ревизии приходится проверять  огромное количество документов, анализировать  большое число хозяйственных  и финансовых операций. Материалы  о выявленных нарушениях, недостатках в работе целесообразно накапливать и систематизировать для использования их при составлении акта документальной ревизии в специальной рабочей тетради.

Документы, учетные регистры и формы  отчетности можно изучать двумя  способами: 1) от записи к документу и 2) от документа к записи. При первом способе за основу берут учетные регистры и записи в них проверяют по документам, а при втором --- документы, и проверяют, правильно ли они занесены в учетные регистры. На практике чаще всего используется второй способ.

К способам фактического контроля относятся: 

- инвентаризация - важнейший способ  контроля за фактическим состоянием  и 

наличном основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и состояния  расчетов. Она предоставляет возможность ревизору проверить, как обеспечена в организации сохранность имущества. Инвентаризация проводятся в начале ревизии, как правило, внезапно;

- контрольный обмер объемов  выполненных работ — проводится  при получении сигналов о завышении  объемов работ, оплаты труда специальной комиссией с участием ревизора и оформляется актом;

контрольный запуск сырья и материалов в производство проверяемого объекта  — производится непосредственно  на месте, если проверяются условия  сохранности ценностей, состояние складского хозяйства или трудовой дисциплины;

экспертиза и лабораторный анализ — проводятся для определения  качества проектно-сметной и технической  документации, материалов и т.д. Результаты таких проверок оформляются соответствующими актами.

В практике контрольно-ревизионной работы встречаются и другие способы фактического контроля.

По результатам ревизии, в ходе которой выявлены нарушения, составляется акт. Если нарушений не выявлено, то результаты ревизии оформляются  справкой. В случае, если выявленное нарушение или злоупотребление может быть сокрыто или по нему могут быть уничтожены улики, то необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению виновных лиц к ответственности, для чего ревизором до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт.

Акт документальной ревизии состоит  из вступительной и результативной частей.

Во вступительной части указываются  общие сведения о ревизуемом объекте, его организационной структуре, виде деятельности, юридическом основании  для проведения ревизии, перечисляются должностные лица ревизуемого объекта, состав ревизионной группы, даты начала и окончания ревизии и т.д.

В результативной части должен быть представлен систематизированный  перечень выявленных нарушений, недостатков  и злоупотреблений в деятельности организации. Эта часть акта состоит из отдельных разделов, соответствующих числу разделов программы ревизии. Факты, собранные в процессе ревизии, группируют по следующим признакам: связанные с привлечением к уголовной ответственности (растраты, хищения и т.д.); связанные с взысканием с виновных лиц материального ущерба без привлечения к уголовной ответственности, прочие.

Факты злоупотреблений, незаконного  расходования средств, вскрытые ревизией, и другие нарушения, включенные в  акт ревизии, должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями, аналитическими таблицами, объяснениями и т.д. В тексте акта необходимо делать ссылки на эти приложения, которые обязательно нумеруются.

В отдельном разделе акта излагаются факты невыполнения отдельных решений  по результатам предыдущей ревизии.

Руководитель ревизионной группы, составив акт ревизии, до eго перепечатки  обязан ознакомить с ним руководителя ревизуемого объекта и главного бухгалтера. Все замечания и возражения должны быть тщательно проверены ревизором и согласованы. Составленный акт ревизии в трех экземплярах подписывается членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемого объекта.

Завершающим этапом ревизии является реализация ее материалов. Основными  формами такой реализации являются: устранение недостатков по мере их выявления в ходе ревизий; обсуждение ее результатов на ревизуемом объекте; передача дел в судебно-следственные органы; принятие решения вышестоящей организацией по результатам ревизии в виде приказа, распоряжения или письма.

Ревизор, выявив нарушения, не дожидаясь  окончания ревизии, сообщает о них 

руководителю ревизуемого объекта  и ставит вопрос о мере ответственности виновных, а при необходимости и об освобождении от должности материально ответственных лиц.

Руководитель ревизуемого объекта  обязан принять меры по устранению нарушений, выявленных в результате ревизии, не ожидая выводов по результатам  ревизии, что отмечается в ее акте.

Результаты ревизии докладываются  ревизором на производственном совещании  специалистов, руководителе отдельных  служб и подразделений ревизуемого  объекта, где они обсуждаются. Принятые решения оформляются протоколом, прилагаемым к акту. К акту ревизии может быть приложен приказ руководителя ревизуемого объекта. В нем должны быть отражены меры по устранению нарушений, выявленных в ходе ревизии.

Передача дел в следственные органы осуществляется вышестоящей  организаций с целью возмещения причиненного ущерба и привлечения к уголовной ответственности лиц, допустивших хищение денежных средств, материальных ценностей и другого имущества, приписки в отчетности, другие грубые нарушения государственной и финансовой дисциплины.

В случае выявления в процессе ревизии нарушений и злоупотреблений, требующих наложения на виновных дисциплинарных взысканий или привлечения их к ответственности, руководитель вышестоящий организации, назначивший ревизию, издает приказ, который рассылается всем подведомственным предприятиям (филиалам, представительствах). Приказ состоит из констатирующей и приказной частей.

В констатирующей части излагается содержание результатов ревизии, отмечаются положительные и отрицательные  стороны деятельности ревизуемого  объекта. Особое внимание уделяется использованию выявленных резервов, ликвидации причин, отрицательно повлиявших на деятельность проверяемого объекта. Заканчивается констатирующая часть словом «приказываю».

Приказная часть состоит, как правило, из двух разделов. В первом разделе руководитель вышестоящий организации в пределах своей компетенции и действующего законодательства налагает дисциплинарные взыскания на виновников выявленных недостатков или нарушений финансовой или хозяйственной дисциплины. Во втором разделе приказной части излагаются конкретные мероприятия, направленные на ликвидацию выявленных нарушений и предупреждение их повторения в дальнейшем. В конце приказа называются лица, ответственные за контроль выполнения данного приказа.

Распоряжение по результатам ревизии составляет ревизующая организация в тех случаях, когда выявленные незначительные недостатки и нарушения не связаны с корыстными целями определенных работников и не привели к возникновению крупного материального ущерба. Распоряжение также содержит мероприятия, направленные на устранение выявленных нарушений. Как и приказ распоряжение состоит из констатирующей и распорядительной частей и в необходимых случаях может направляться а другие подведомственные предприятия (филиалы, представительства).

Письмо по результатам ревизии  ревизующая организация направляет ревизуемому объекту, если тот принял меры по результатам ревизии, недостаточные  для полного и своевременного устранения всех выявленных недостатков  и нарушений. В этом случае письмо направляется только ревизуемому объекту и содержит дополнительные мероприятия, направленные на безусловное устранение некрытых нарушений.

Следует отметить, что эффективность  ревизии зависит не только от качества ее проведения, правильности применения форм реализации материалов ревизии но и от организации контроля за выполнением решений, принятых по ее результатам.