Особенности организации бухгалтерского учета расчетов по оплате труда

Тарифная система – совокупность нормативов. с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работников различных категорий. Тарифная система оплаты труда включает тарифные ставки, тарифную сетку, тарифные коэффициенты.

Тарифная ставка (оклад)- фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности за единицу времени; тарифный разряд – величина, отражающая сложность труда и квалификацию работника; тарифная сетка - совокупность тарифных разрядов работ, определенных в зависимости от сложности работ и квалификационных характеристик работников с помощью тарифных коэффициентов.

Наряду с тарифной может применяться и бестарифная система оплаты труда, при которой размер заработной платы отдельных работников определяется в зависимости от результатов работы всего коллектива.

Заработная плата - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а так же выплаты компенсационного характера. В соответствии с приведенным определением можно выделить основную и дополнительную заработную плату. К основной заработной плате относится вознаграждение за труд, к дополнительной - выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Формы оплаты труда определяются ст. 131 Трудового кодекса РФ. Выплаты заработной платы производится в денежной форме в рублях. В соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам РФ.

Выделяют повременную и сдельную формы оплаты труда:

Повременная - форма оплаты труда, при которой заработная плата работника рассчитывается исходя из установленной тарифной ставки или оклада за фактически отработанное время. Различают простую повременную и повременно-премиальную оплату.

В первом случае размер оплаты труда зависит от часовой тарифной ставки и количества отработанного времени; во втором – устанавливается процентная надбавка к заработной плате.

Сдельная - форма оплаты труда, при которой заработная плата определяется исходя из установленного размера оплаты за каждую единицу продуктов труда и количества произведенной продукции, объемов выполненных работ и оказанных услуг.

Различают несколько видов сдельной оплаты труда: прямая сдельная, сдельно-прогрессивная, сдельно-премиальная, косвенно-сдельная, оплата труда по конечному результату.

Доплаты и надбавки предусматриваются работникам:

• занятым на работах тяжелых, с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;
• в местностях с особыми климатическими условиями;
• при выполнении работ различной квалификации;
• при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника;
• при выполнении работы за пределами нормальной продолжительности рабочего времени;
• за работу в выходные и нерабочие праздничные дни;
• за работу в ночное время.

В системе оплаты труда предусматриваются гарантии и компенсации.

Гарантии - средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений.

Компенсации - денежные выплаты для возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных ФЗ обязанностей.

Расчет средней заработной платы работника по ст.139 Трудового кодекса РФ производится исходя из фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплат. При этом учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые организацией, независимо от источников выплат. Например, материальная помощь работникам не входит в систему оплаты труда и не принимается при расчете среднего заработка.

2.2 Учет и порядок расчета оплаты труда с использованием пластиковых карт

Бюджетный учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований (органов государственной власти, органов управления государственных внебюджетных фондов, органов управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления и созданных ими бюджетных учреждений и операциях, приводящих к изменению активов и обязательств.

Бюджетный учет осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", бюджетным законодательством, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Все операции, проводимые учреждениями, оформляются первичными документами. Для ведения бюджетного учета в учреждениях применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели. Формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, а также правила их ведения, утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом.

Основными документами для начисления заработной платы являются приказы руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и другие документы. Они должны поступать в бухгалтерию и обрабатываться соответствующим образом.

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца. Авансы начисляются в суммах, не превышающих половину заработка, причитающегося работнику по итогам работы за месяц без распределения по видам надбавок и доплат.

Начисление заработной платы за месяц и выплата за вторую половину месяца производится по Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), в которой указываются табельные номера, фамилии и инициалы работников, суммы начисленной заработной платы, пособий, выданного аванса, удержанных налогов и т.д.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам осуществляются, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производится в записке-расчете (ф. 0504425), номер и дата которой должны соответствовать номеру и дате приказа о предстоящем отпуске или увольнении. В ней указывается период, на который предоставляется отпуск, количество расчетных дней основного и дополнительного отпусков, заработная плата по месяцам с указанием отработанных дней, а также по видам источников, средний месячный и дневной заработки, сумма за отпуск за текущий и будущий месяцы, удержания из заработной платы и выплаченная зарплата.

Начисленные суммы переносятся в расчетно-платежную ведомость, открытую на текущий месяц. Если разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с общим расчетом, то выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордерам. Выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период» расчетно-платежной ведомости.

В платежной ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику указываются фамилия, имя, его табельный номер, сумма к получению и расписка в получении суммы. На практике, кроме платежно-расчетных ведомостей, на каждого работника открывают карточки-справки (ф. 0504417), в которых отражают дату поступления его на работу, основной оклад, количество детей и иждивенцев, данные о приеме на работу и переводах, об использовании отпусков, количестве отработанных дней по месяцам, начисленной оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче. По этим данным рассчитывают средний заработок за любой период для отпускных, оплат по больничным листам и т.п.

Расчетно-платежные и платежные ведомости подписываются составившими и проверившими их работниками. Разрешение на выплату заработной платы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. На основании расчетно-платежных ведомостей делают записи в журнале операций расчетов по оплате труда (ф.0504071). К нему должны быть приложены документы, на основании которых начисляется заработная плата (табели использования рабочего времени, выписки из приказов о зачислении, увольнении и др.).

Выплата начисленных сумм (за минусом удержаний) производится кассиром из кассы образовательного учреждения, либо может перечисляться безналичным путем в кредитную организацию или на карточный счет по желанию работников (на основании письменного заявления работника).

Расчеты с персоналом по оплате труда с использованием пластиковых карт являются распространенной практикой среди организаций. Такая форма перечисления денежных средств позволяет хозяйствующему субъекту значительно экономить на своих затратах и существенно облегчить процедуры выдачи заработной платы, так как факт перечисления заработной платы на карту не ставится в зависимость от факта выдачи средств на руки сотруднику как это происходит при традиционном способе расчета.

Следует обратить внимание, что в трудовом или коллективном договоре должно содержаться условие, указывающее на возможность перечисления заработной платы сотрудника на банковский счет. Для того чтобы у работодателя появилось правовое основание производить выплаты сотрудникам с использованием пластиковых карт, работники организации должны в письменной форме объявить работодателю о своем согласии на перечисление заработной платы с использованием пластиковой карты. При этом если кто-то из сотрудников организации по любой причине откажется от перечисления заработной платы, работодатель не вправе заставить работника написать заявление. В данном случае организация должна обеспечить выдачу заработной платы сотруднику из кассы.

Общий порядок выпуска пластиковых карт для сотрудников регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Центральным Банком Российской Федерации (Банк России) от 24.12.2004 N 266-П. В соответствии с ним между банком и организацией заключается договор, в котором прописываются конкретные условия открытия карточных счетов сотрудников организации и выдачи пластиковых карт. Для учета затрат на реализацию зарплатного проекта организация должна заключить договор с банком именно от своего имени, а не от имени сотрудников организации. В противном случае она не сможет учесть расходы на обслуживание карточных счетов (комиссию банка) в составе расходов для налогообложения прибыли. Затраты на расходы банка будут возмещать сотрудники организации. В данном случае, как указал Минфин России в письме от 19.09.2006 N 03-05-01-04/273, суммы комиссионного вознаграждения банку не являются доходом сотрудников организации.

При заключении договора между банком и организацией хозяйствующий субъект должен предоставить определенный пакет документов, объем которого зависит от того, есть ли в данном банке расчетный счет клиента или нет. Самый простой вариант оформления указанного договора происходит, когда у организации имеется расчетный счет в данном банке. Организация предоставляет банку заявления сотрудников о согласии на перечисление заработной платы на пластиковые карты, список сотрудников организации, график выдачи заработной платы, заверенный руководителем организации, необходимые личные данные сотрудников, сведения о лице, в компетенцию которого входит решение вопросов, возникающих в ходе перечисления средств, как правило, это главный бухгалтер или кадровик. Если договор заключается между банком и организацией, у которой нет расчетных счетов, то банк вправе потребовать и копии учредительных документов. В общем случае пакет необходимых документов, предоставляемый организацией при заключении договора, устанавливается внутренними банковскими правилами. Такой способ расчетов с персоналом по оплате труда является более дорогим, чем первый, поскольку комиссионное вознаграждение банка в данном случае, как правило, выше. Также существует и третий вариант зарплатного проекта, когда сотрудники сами открывают карточные счета в выбранном ими банке. В данном случае расходы по открытию и обслуживанию счета несут работники организации, а это означает, что из суммы перечисленной заработной платы на карту банк удержит комиссионное вознаграждение.

Следует заметить, что выплата заработной платы сотрудникам организации путем перечисления сумм на пластиковые карты должна осуществляться в соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ. Это означает, что перечисление средств должно осуществляться не реже двух раз в месяц, при этом работодатель обязан в письменной форме сообщать сотруднику обо всех начислениях и фактах удержания денежных средств. Также в соответствии со ст. 136 ТК РФ, если дата перечисления денежных средств совпадает с праздничным или выходным днем, то работодатель обязан перечислить заработную плату сотрудника раньше. 
Следует обратить внимание, что при нарушении порядка выплаты заработной платы, предусмотренного положениями ст. 136 ТК РФ, организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП), согласно которой штраф для юридических лиц в данном случае может составить от 30 000 до 50 000 руб. с привлечением к ответственности их должностных лиц. Законодательно можно наказать нерадивого работодателя и путем приостановления его хозяйственной деятельности на 90 суток. Нормы ст. 5.27 КоАП содержат также и санкции, предусмотренные и для работодателей - индивидуальных предпринимателей.