Особенности организации бухгалтерского учета расчетов по оплате труда

Следует обратить внимание и на то, что пластиковые карты сотрудников предназначены только для расчетов, связанных с оплатой труда. Иные перечисления на указанные карточные счета сотрудников организации контролирующие органы, скорее всего, расценят как неправомерные или же как часть заработной платы работников. Дело в том, что порядок ведения кассовых операций, предусмотренный письмом Банка России от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", предусматривает выдачу денежных средств сотрудникам в подотчет только из кассы организации, а при невозможности такой выдачи - из кассы обслуживающего банка. На то, что деньги в подотчет должны выдаваться только наличными, указал и Банк России в письме от 18.12.2006 N 36-3/2408.

В организациях, использующих для выдачи заработной платы пластиковые карты, составляется только расчетная ведомость, унифицированная форма которой утверждена постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1. При этом бухгалтер организации или иное лицо, уполномоченное совершать указанные действия, для выдачи заработной платы сотрудникам направляет в банк реестр, содержащий сведения о сотрудниках организации, их данных, а также сумму денежных средств, подлежащих перечислению на карточные счета сотрудников вместе с платежным поручением на перечисление указанных средств, а также платежным поручением на перечисление НДФЛ. Реестр составляется в двух экземплярах и заверяется руководителем организации и бухгалтером. Второй экземпляр реестра банк возвращает организации с соответствующими отметками, что свидетельствует о факте перечисления денежных средств организации на карточные счета сотрудников.

2.3 Отражение расчетов и порядок налогообложения по оплате труда с использованием пластиковых карт

Расходы между работником и работодателем по заключению и обслуживанию договора банковского счета с использованием пластиковых карт распределяются трудовым или коллективным договором. Если работник самостоятельно открывает банковский счет, в том числе и управляемый банковской картой, то по общему правилу все расходы несет именно он. Работодатель при желании может компенсировать ему данные расходы. Если договор банковского счета в интересах работника заключает работодатель, то в соответствии с трудовым и коллективным договором расходы по выдаче и обслуживанию банковских карт несет либо только работодатель, либо только работник, либо работодатель и работник одновременно.

Обязанность нести расходы, связанные с заключением договора банковского счета и обслуживанием банковской карты, может быть возложена на работника только с его согласия. При невозможности достичь договоренностей о распределении расходов, возникающих в связи с безналичной формой выплаты заработной платы, работодатель обязан выплачивать заработную плату наличными деньгами в кассе организации.

В трудовом или коллективном договоре целесообразно установить, что в случае утраты банковской карты она подлежит восстановлению за счет средств работника. Если договором банковского счета предусмотрена возможность использования банковской карты после увольнения работника из организации, данным договором должно быть предусмотрено и то, что с момента увольнения все расходы по обслуживанию банковской карты несет уволенный работник. В бухгалтерском учете все расходы, связанные с ведением банковских счетов и выдачей банковских карт, отражаются в составе операционных расходов (п.11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 6.05.99 года N 33н).

В налоговом учете такие расходы отражаются в составе внереализационных расходов по статье "Расходы на услуги банков" (п.п.15 п.1 ст.265 НК РФ). Сумма этих затрат уменьшает налогооблагаемую прибыль организации. Организации, применяющие УСН, если объектом налогообложения являются доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе отнести данные затраты к расходам, связанным с оплатой услуг кредитных организаций (п.п.9 п.1 ст.346.16 НК РФ). Иногда оплата банку за ведение карточных счетов перечисляется за год вперед. В таком случае суммы, уплаченные банку, в бухгалтерском и налоговом учете отражаются в составе выданных авансов. Затем эти суммы равномерно учитываются в составе расходов.

Пример. Организация заключила договор с банком на обслуживание и оформление пластиковых карт для своих работников, на основании которого банк открыл счета и оформил пластиковые карты. Стоимость оформления всех карт - 1000 руб. Кроме того, организация оплатила аванс за годовое обслуживание счетов - 15000руб. Указанные затраты отражаются в учете следующим образом (таблица 3):

Таблица 3 – Учет расчетов на обслуживание банковских карт

Чтобы выплатить зарплату сотрудникам, организации не нужно оформлять отдельное платежное поручение на каждого работника, так как счета открыты в одном банке. Зарплата всех работников перечисляется на карточные счета одним платежным поручением, к которому прикладывается специальный реестр (его образец выдает банк). Реестр содержит реквизиты банка, фамилии, имена и отчества сотрудников, номера их счетов и суммы, которые зачисляются на счета. При перечислении денег на банковские карты в платежном поручении в графе "Назначение платежа" указывают, например, "Перечисление заработной платы за октябрь 2005 г.", дату и номер реестра. Вместе с платежным поручением организация отправляет в банк реестр с информацией о зарплате каждого сотрудника. Исполнив поручение организации, банк подтверждает, что суммы согласно реестру зачислены на счета сотрудников. До момента получения от банка подтверждения о зачислении денег на счета сотрудников эти суммы учитываются на счете 57 "Переводы в пути". После получения подтверждения они отражаются как выплаченная зарплата по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 57. Исключением является ситуация, когда зарплата перечисляется на карточный счет работника, открытый самим работником в другом банке. В этом случае нужно будет составить отдельное платежное поручение.

Что касается порядка налогообложения, то организация самостоятельно удерживает все предусмотренные законодательством налоги и страховые взносы с заработной платы работников до момента представления в банк документов на зачисление денежных средств на карт-счета. Следует отметить, что расходы по открытию банковских счетов и получению работниками банковских карт будут учитываться в целях налогообложения только в том случае, если договор банковского счета заключает сама организация в пользу работников.  
Представителями налоговых органов высказывалось мнение, что расходы по открытию банковского счета и обслуживанию банковских карт, выданных работникам для получения заработной платы, не могут учитываться при налогообложении прибыли, поскольку они подпадают под п.29 ст.270 НК РФ. Однако, по мнению автора, такая позиция ошибочна. В соответствии с данным пунктом не учитываются в целях налогообложения расходы, которые осуществлены в пользу работника и не носят производственного характера.

Во избежание споров с налоговыми органами обязанность работодателя нести расходы, связанные с безналичной формой выплаты заработной платы, следует включить в коллективный договор или трудовые договоры работников. Тогда указанные расходы будут учитываться в целях налогообложения прибыли - по п.25 ст.255 НК РФ, а в целях исчисления единого налога при УСН - по п.п.6 п.1 ст.346.16 НК РФ. Предусмотренные коллективным или трудовым договором расходы учитываются в целях налогообложения и в том случае, если договор банковского счета заключен самим работником.

Одновременно с платежным поручением на перечисление заработной платы на карточные счета работников организация должна представить в банк платежное поручение на уплату в бюджет НДФЛ (п.6 ст.226 НК РФ).

Если стоимость изготовления зарплатной карты оплачена организацией, то с работника следует удержать НДФЛ согласно п.п.1 п.2 ст.211 НК РФ, так как к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата организацией стоимости услуг (в данном случае - услуг банка-эмитента), оказанных в его интересах.

НДФЛ необходимо удержать также в том случае, когда организация берет на себя расходы по оплате комиссии банка за повторное изготовление и продление карты в случае ее утраты, а также комиссии банка за выпуск дополнительной карты или повторное изготовление карты в случае ее повреждения.

2.4 Методика анализа кредиторской задолженности персоналу по оплате труда

Кредиторская задолженность представляет собой задолженность организации другим организациям, индивидуальным предпринимателям, физическим лицам, в том числе собственным работникам, образовавшаяся при расчетах за приобретаемые материально-производственные запасы, работы и услуги, при расчетах с бюджетом, а также при расчетах по оплате труда.

Кредиторская задолженность персоналу по оплате труда – это суммы возникающие при задержке заработной платы, компенсаций, отпускных пособий и прочее на предприятии.

Кредиторская задолженность характеризуется следующими основными особенностями:

• Внутренняя кредиторская задолженность является для предприятия бесплатным источником используемых заемных средств.
• Размер внутренней кредиторской задолженности, выраженный в днях ее оборота, оказывает влияние на продолжительность финансового цикла предприятия.
• Сумма формируемой предприятием внутренней кредиторской задолженности находится в прямой зависимости от объема хозяйственной деятельности предприятия, в первую очередь — от объема производства и реализации продукции.
• Прогнозируемый размер внутренней кредиторской задолженности по большинству видов носит лишь оценочный характер.
• Размер внутренней кредиторской задолженности по отдельным ее видам и по предприятию в целом зависит от периодичности выплат (погашения обязательств) начисленных средств.

Основной целью управления кредиторской задолженностью персоналу организации по оплате труда является обеспечение своевременного начисления и выплаты средств, входящих в ее состав.

С учетом рассмотренной цели управление кредиторской задолженностью персоналу по оплате труда строится по следующим основным этапам:

1. Анализ кредиторской задолженности  персоналу предприятия по оплате труда в предшествующем периоде. Основной целью анализа является выявление потенциала формирования заемных финансовых средств предприятия за счет этого источника.

На первом этапе анализа исследуется динамика общей суммы кредиторской задолженности персоналу по оплате труда в предшествующем периоде, изменение ее удельного веса в общем объеме привлекаемого заемного капитала.

На втором этапе анализа рассматривается оборачиваемость кредиторской задолженности персоналу по оплате труда, выявляется ее роль в формировании его финансового цикла.

На третьем этапе анализа выявляется динамика удельного веса в общей сумме внутренней кредиторской задолженности; проверяется своевременность начисления и выплат.

На четвертом этапе анализа изучается зависимость изменения кредиторской задолженности персоналу по оплате труда от изменения объема реализации продукции.

Результаты анализа используются в процессе прогнозирования суммы кредиторской задолженности персоналу предприятия в предстоящем периоде.

2. Определение состава кредиторской  задолженности персоналу по оплате труда в предстоящем периоде.

3. Прогнозирование средней суммы начисляемых платежей по кредиторской задолженности персоналу по оплате труда. Такое прогнозирование осуществляется двумя основными методами:

а) методом прямого расчета. Этот метод используется в тех случаях, когда заранее известны строки и суммы выплат. В этом случае расчет осуществляется по следующей формуле:

                                                                                                                        (1)

Где:

Свкз — прогнозируемая средняя сумма кредиторской задолженности;

СВм— месячная сумма платежей;

КП — предусмотренное количество выплат в течение месяца.

б) статистическим методом на основе коэффициентов эластичности. Этот метод используется в тех случаях, когда сумма выплат кредиторской задолженности персоналу по оплате труда заранее четко не определена. В этом случае расчет осуществляется по следующей формуле:

                                                                                                                                                              (2)