Проведение инвентаризации имущества

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп.). Инвентаризация имущества и обязательств регламентируется ст. 12 этого Закона;
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н1;

3) Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)2;

4. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. №493;
5. Постановление Правительства РФ от 12 ноября 2002г. № 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей».
6. Методические рекомендации по разработке норм естественной убыли, утвержденные приказом Минэкономразвития России от 31 марта 2003г. № 955.

Согласно п. 3 ст. 1 Закона о бухгалтерском учете одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой как внутренним пользователям бухгалтерской отчетности (руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации), так и внешним (инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности). Отсутствие объективной и достоверной информации об имуществе и обязательствах негативно отражается на финансовом состоянии коммерческих организаций. Именно поэтому для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности все организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях  устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться  инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике организации.

Действующее законодательство не запрещает проводить инвентаризацию в любой удобный для организации  день, например, 3 октября или 25 декабря. Однако наиболее целесообразно назначать  инвентаризацию на 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета – формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации.

Результаты инвентаризации могут быть признаны действительными  только в том случае, если соблюдена  процедура ее проведения.

Кроме того, инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее  организации, но числящееся в бухгалтерском  учете на забалансовых счетах (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки и др.), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества, не принадлежащего организации, проводится инвентаризационной комиссией совместно с собственником этого имущества. При этом составляются инвентаризационная опись и акты инвентаризации в четырех экземплярах (по два для каждой организации), каждый из которых имеет значимость первичного документа.

Таким образом, в процессе инвентаризации подсчитываются, обмериваются и взвешиваются все материальные объекты, имеющиеся у организации, а также не принадлежащие ей, но числящиеся в бухгалтерском учете данной организации.

Инвентаризация может  проводиться как в целом по организации, так и по ее структурным подразделениям. Вместе с тем инвентаризация может проводиться по видам имущества (как собственного, так и находящегося в распоряжении организации), а также по долгам и обязательствам организации.

Перед проведением инвентаризации, то есть сразу после принятия решения, создается специальная инвентаризационная комиссия, которая и будет заниматься инвентаризацией. Комиссия может создаваться для каждой инвентаризации или назначаться на определенный период, например, для проведения всех плановых инвентаризаций в течение года. Важно помнить о том, что, если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.

Процедура проведения инвентаризации делится на несколько этапов. Этап первый — подготовительный. Этот этап включает:

• определение даты проведения и перечня объектов инвентаризуемого имущества;
• подготовку приказа о проведении инвентаризации и вручение его членам инвентаризационной комиссии;
• получение расписок от материально ответственных лиц и пр.

На втором этапе происходит взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление  и проверка фактического наличия  имущества и обязательств, а также  составление инвентаризационных описей.

Третий этап — это  сопоставление данных инвентаризационных описей с учетными данными, подготовленными бухгалтерией на основании первичных учетных документов. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И, наконец, заключительный этап — оформление результатов инвентаризации. На этом этапе учетные данные приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, а также принимаются управленческие решения по этому поводу.

Руководитель организации  своим приказом утверждает персональный состав комиссии, в который включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

Весь вышеизложенный общий порядок  инвентаризации можно представить  схематически (см. Рис. 2.1)

 

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Подготовительные работы

 

Приказ руководителя о составе  комиссии, сроках, объектах

Проверка технических паспортов, инвентарных карточек и т.д. по всем объектам

Письменное подтверждение материально  ответственных лиц о передаче всех документов в бухгалтерию

Завершение разноски документов по счетам, выведение в них остатка

 

Пересчет, обмер, взвешивание, оценка всех объектов

 

Инвентаризационные описи (подписи  членов комиссии и материально ответственных  лиц)

 

Сличительные ведомости, сверка фактического наличия с данными учета по объектам

 

Акт выявления результатов

 

Протокол комиссии (подписи руководителя и материально ответственных  лиц) – заключение о результатах, которые отражаются в учете

 

Пересортица – взаимозачет недостач ценностей излишками

Недостачи – отнесение в начет виновным или списание на затраты и убытки

Излишки – приходуются в доход  предприятия или госбюджета

 

Рисунок 2.1 - Порядок проведения инвентаризации

Теперь остановимся  кратко на каждом из указанных этапов, а также расскажем о создании инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия проводит пересчет ценностей и денежных средств в местах хранения и производства. Совместно с бухгалтерией предприятия  она может участвовать в определении  результатов инвентаризации. Она  имеет право разрабатывать предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также по списанию недостач в пределах естественной убыли.

Кроме того, члены инвентаризационной комиссии могут вносить предложения  по вопросам совершенствования процедуры  приема, хранения и отпуска ТМЦ, если это необходимо. Также они вправе поставить вопрос о реализации неиспользуемых материальных ценностей.

Это все о правах инвентаризационной комиссии, расскажем и об обязанностях. Члены инвентаризационной комиссии несут ответственность:

• за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;
• полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, ТМЦ, денежных средств и средств в расчетах;
• правильность указания в описи отличительных признаков ТМЦ (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т. д.), по которым определяются их цены;
• правильность и своевременность оформления данных инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

При внесении в описи  заведомо неправильных данных о фактических  остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков члены комиссии привлекаются к ответственности.

К началу инвентаризации должны быть произведены соответствующие записи в карточках (книгах) складского учета и выведены остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с отметкой «До инвентаризации на определенную дату». Это служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества  к началу инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску  материальных ценностей должны быть прекращены, так как остатки уже  зафиксированы. Ценности, фактически поступившие  после начала инвентаризации, должны быть оприходованы после ее проведения.

Материально ответственные  лица дают расписки. В них должно быть указано, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Может возникнуть ситуация, когда впоследствии выяснится, что  часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением  товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества  и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию. Следовательно, эти документы не были учтены при расчете остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств. Заметим, что расписку материально ответственные лица перед началом инвентаризации дают в любом случае.

В этой ситуации у виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснениями приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при выявлении ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Однако руководство может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

Обязанность руководства  — создать все условия, необходимые  для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные  сроки. Для этого комиссия должна быть обеспечена рабочей силой для  перемещения и взвешивания грузов, технически исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

При инвентаризации имущества  проверка осуществляется, как правило, сплошным методом. Это значит, что  пересчитываются абсолютно все  ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи  и акты являются первичными учетными документами. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе — наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах. Только при этом условии можно правильно и своевременно оформить результаты инвентаризации.

Описи и акты составляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся  на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи  можно заполнять как вручную, так и с использованием средств  компьютерной техники. В любом случае они должны быть заполнены четко  и ясно, без помарок и подчисток.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета: неправильная запись зачеркивается, а  над ней проставляется правильная. Исправления должны быть оговорены  и подписаны всеми членами  инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать.