Проведение инвентаризации имущества

Наименования имущества  и отдельных объектов указываются  в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество этих ценностей  определяется в установленных единицах измерения.

Если инвентаризационная опись или акт составляются на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены  таким образом, чтобы исключить  возможность замены одной или  нескольких из них.

В конце каждой страницы описи следует прописью указать число порядковых номеров материальных ценностей на странице (прописью) и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет  исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных  изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. А затем проставляются подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.

Кроме того, в конце  описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии. Также в расписке делается пометка об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

После проведения описи  имущества инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, затем уже бухгалтерия должна тщательно проверить правильность всех приведенных подсчетов.

Для отражения результатов  инвентаризации основных средств, нематериальных активов и товарно-материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости по формам ИНВ-18 и ИНВ-19, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Фактические остатки материальных ценностей следует сверять с  данными бухгалтерского учета.

Сличительная ведомость должна быть в двух экземплярах: первый хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Выявленные суммы недостач имущества  в сличительных ведомостях указываются  в соответствии с той стоимостью, которая указана в первичных учетных документах на его приобретение. Излишки же будут оценены по рыночной стоимости.

По окончании инвентаризации все  материалы по ней передаются на рассмотрение инвентаризационной комиссии, которая  анализирует результаты и выявляет причины недостач или излишков.

Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором:

1. фиксируются выводы и решения по результатам инвентаризации;
2. отражаются результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей.

На основании протокола заседания инвентаризационной комиссии составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией по унифицированной форме № ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.

Окончательное решение по вопросу  урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет (ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Инвентаризацию лучше  проводить в конце года, чтобы  в годовой отчетности данные бухгалтерского учета были как можно ближе  к фактическим.

После принятия решения  об утверждении результатов инвентаризации начинается работа бухгалтера. Данные бухгалтерского учета необходимо привести в соответствие с фактическими. Для этого нужно оприходовать излишки или списать недостачи.

Излишки приходуются  по рыночным ценам следующей проводкой:

Дебет 41 (10, 43, 50) Кредит 91-1.

Недостачи списываются  по учетным ценам с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 41 (10, 43, 50).

Далее счет 94 должен обязательно  закрываться. Есть три варианта списания (в зависимости от того, куда будет  отнесена недостача):

на затраты (в пределах установленных норм естественной убыли): Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 94;

на виновных лиц: Дебет 73 Кредит 94.

В дальнейшем сумма недостачи  будет удержана из выплат в пользу виновного лица;

на финансовые результаты: Дебет 91-2 Кредит 94.

Этот способ применяется, если недостача превышает величину естественной убыли, рассчитанную по нормам, и нельзя определить виновное лицо.

Методика проведения инвентаризации имущества и обязательств в организации и отражение  ее результатов в учете.

1. Инвентаризация проводится отдельно по каждому месту нахождения имущества и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находится имущество.

Инвентаризация имущества, не принадлежащего организации на праве собственности, проводится с участием собственника этого имущества.

2. Инвентаризационная комиссия (в  полном составе) приступает к  работе в срок, указанный в  приказе о проведении инвентаризации.

3. Инвентаризационная комиссия  получает от работников бухгалтерии  инвентаризационные описи без заполнения графы «По данным бухгалтерского учета» в количестве:

1. - двух экземпляров по имуществу, принадлежащему организации на праве собственности(по экземпляру для материально ответственного лица и для бухгалтерии);
2. - трех экземпляров по имуществу, не принадлежащему организации на праве собственности (по экземпляру для материально ответственного лица, для бухгалтерии и для собственника имущества);
3. - трех экземплярах при смене материально ответственных лиц (для материально ответственного лица, сдавшего ценности, для материально ответственного лица, принявшего ценности, и для бухгалтерии).

4. До начала проверки  фактического наличия имущества  инвентаризационная комиссия получает  последние на момент инвентаризации  приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

5. Полученные приходные  и расходные документы или  отчеты о движении материальных  ценностей и денежных средств  визирует председатель инвентаризационной  комиссии с указанием «До инвентаризации на «___»(дата)».

6. Материально ответственные  лица (в т.ч. и лица, имеющие  подотчетные суммы на приобретение  или доверенности на получение  имущества) дают расписки о  том, что к началу инвентаризации  все расходные и приходные  документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

В случае передачи документов комиссии последняя проводит проверку этих документов:

• проверяется полнота и своевременность оприходования имущества;
• проверяются акты на списание имущества и акты оприходования ликвидационных остатков;
• сроки работ сопоставляются с датой получения и датой возврата или списания запасов;
• проверяется правильность оформления первичных документов.

7. Фактическое наличие  имущества при инвентаризации  определяют путем обязательного  подсчета (взвешивания, обмера).

8. Данные заносятся  в инвентаризационные описи (акты). Описи (акты) заполняются чернилами  или шариковой ручкой четко  и ясно, без помарок и подчисток. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми записями правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

9. Имущество, подлежащее  инвентаризации, указывается в описях  по наименованию (номенклатуре), оценивается  в стоимостном выражении и  в натуральных измерителях, принятых  в учете. 

10. Имущество, поступающее  во время инвентаризации, заносится в отдельную инвентаризационную опись как имущество, поступившее во время инвентаризации. Одновременно на приходном документе (приходный ордер по форме М-4, акт по форме М-7, акты по форме ОС-1, ОС-3) председателем инвентаризационной комиссии (или по его поручению – членом инвентаризационной комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую внесено это имущество.

11. Не допускается вносить  в описи данные об остатках  ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

12. По завершении инвентаризации  описи (акты) подписываются всеми  членами комиссии и материально  ответственным(ми) лицом(ами).

13. Для усиления контроля  над правильностью подсчета и исключения ошибок следует проводить контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Контрольные проверки проводятся по окончании инвентаризации и подтверждают достоверность данных о фактическом наличии имущества, отраженных в инвентаризационных описях.

Контрольные проверки следует  проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных  лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась  инвентаризация.

Результаты контрольных  проверок оформляются «Актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей» по форме ИНВ-24 и регистрируются в «Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций» (форма ИНВ-25).

Сроки проведения инвентаризации. Кроме инвентаризаций перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и в других обязательных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в течение года по распоряжению руководителя организации должны проводиться периодические инвентаризации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, зависят от руководителя, планирующего контрольные мероприятия, кроме  случаев проведения обязательной инвентаризации, и устанавливаются, как отмечалось выше, в приказе по учетной политике на следующий отчетный год.

 

2.2 Документальное  оформление инвентаризации

 

Для оформления результатов  инвентаризации используется унифицированная форма первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 261.

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, на заключительном этапе инвентаризации подписывают руководитель и главный бухгалтер организации одновременно с изданием приказа об утверждении результатов инвентаризации.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные  проверки правильности ее проведения. Они осуществляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции, где проводилась инвентаризация. Особо тщательно должны быть проверены наиболее необходимые и пользующиеся повышенным спросом материальные ценности, значащиеся в инвентаризационной описи.

При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для повторной сплошной инвентаризации материальных ценностей. Руководитель организации должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии, допустившего нарушения в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Результаты контрольных  проверок оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризации и выборочные инвентаризации в межинвентаризационный  период осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Результаты инвентаризации переносятся в Главную книгу, остатки на счетах которой пересматриваются и учитываются при закрытии счетов учетного года и переносе данных в  бухгалтерский баланс.

Формы акта о контрольной проверке правильности проведения инвентаризаций ценностей (форма № ИНВ-24) и журнала учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма № ИНВ-25) утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 881.

Материалы работы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию организации, где они должны храниться в специальной папке в соответствии со ст. 17 Закона о бухгалтерском учете не менее пяти лет, т. е. в течение всего срока исковой давности по бухгалтерским операциям.

Таким образом, инвентаризация — важный элемент бухгалтерской  методологии, основной целью применения которого служит контроль за точным соответствием  документального отражения объектов бухгалтерского учета их реальному материальному содержанию

Госкомстатом России от 18.08.98 г. №88 (в ред. от 03.05.2000 № 36) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете типовые унифицированные формы первичной учетной документации.