Ревизия денежных документов

     Единый  порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными  денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях, а также организация контроля за соблюдением правил ведения кассовых операций установлен Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь от 29.10.2003,  разработанными  на основании статей 26, 30 и 31 Банковского кодекса Республики Беларусь [17, c.51].

      Порядок и сроки сдачи наличных денег, размер расходования наличных денег из выручки предприятиям, предпринимателям, открывшим счет, частным нотариусам, лимит остатка кассы предприятиям устанавливаются согласно Правилам организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 31 октября 2002 г. N 213 .

     В соответствии с этими правилами  предприятия обязаны сдавать  свою наличную денежную выручку в  банк и допускается наличие денежных средств в кассе в пределах лимита остатка, устанавливаемого по согласованию с  обслуживающим банком . Предприятия, предприниматели, открывшие текущий (расчетный) счет, частные нотариусы по разрешению обслуживающего банка могут использовать выручку на цели, установленные законодательством Республики Беларусь, при отсутствии претензий к текущему (расчетному) счету либо при наличии в картотеке расчетных документов, оплата которых относится только к четвертой группе очередности платежей, за исключением случаев, установленных законодательством Республики Беларусь.

     Ответственность за несоблюдение указанного требования несут предприятия, предприниматели, открывшие счет, частные нотариусы в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

     Расходование  в соответствии с законодательством Республики Беларусь наличных денег из выручки производится без разрешения обслуживающего банка:

     предприятиями, предпринимателями, частными нотариусами  на выплату заработной платы, соответствующей 1,5 размера бюджета прожиточного минимума;

     предприятиями, их обособленными подразделениями на расчеты с физическими лицами, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, за закупаемые сельскохозяйственную и дикорастущую продукцию, вторичное сырье, возвратную стеклотару;

     предпринимателями, частными нотариусами на расчеты наличными деньгами между предприятиями, предпринимателями, частными нотариусами в пределах норм, установленных законодательством Республики Беларусь.

       Предприятия, частные нотариусы,  предприниматели, расходующие по  согласованию с банком наличные деньги из выручки, не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для предстоящих расходов (в том числе на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий) до установленного срока их выдачи.

       Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий, а также использующих наемный труд частных нотариусов и предпринимателей в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

      Основными литературными источниками для  написания дипломной работы послужили вышеуказанные законодательные документы, учебное пособие «Бухгалтерский учет в промышленности» под редакцией Н.И. Ладутько, «Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании» под редакцией Л.И. Кравченко. В данных источниках раскрывается широкий круг вопросов, связанных с учетом и анализом денежных средств. Практическая ценность данных источников состоит в новизне подходов, раскрывающих данную проблему.

      Источником  изучения синтетического учета реализации послужил Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению, введенные 1 января 2004 г. [24, c.32].

 
1.3. Методологические приемы фактического и документального  
контроля, используемые при контроле кассовых операций

       В аудиторской практике сложились  разные подходы к проверке кассовых операций. Методически формы проверки кассовых операций можно свести к двум вариантам: сначала проверяются все приходные, затем все расходные документы; одновременно проверяются и приходные, и расходные кассовые документы.

     Инвентаризация  денежных средств и денежных документов как способ фактического контроля проводится в том случае, если это предусмотрено программой проверки либо по усмотрению проверяющего для подтверждения фактического наличия остатка денежных средств и иных ценностей в кассе организации.

       Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия аудитора на предприятие для проверки.

       При временном отсутствии кассира помещение  кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытии кассира. Если кассир отсутствует длительное время, на предприятии создается комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально ответственному лицу.

       Инвентаризация  кассы проводится в присутствии  главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии выплату заработной платы, кроме кассира, производят другие должностные лица, за которыми на начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них отчета за полученные суммы.

       Кассовые  операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии аудитора могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы аудитор должен выяснить: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.

       Кассир  до начала инвентаризации делает в  письменной форме заявление о находящихся в кассе денежных средствах, принадлежащих профкому предприятия, кассе взаимопомощи. В этом случае необходимо пригласить председателя и членов ревизионной комиссии профкома (кассы взаимопомощи) и провести одновременную совместную инвентаризацию кассы предприятия и кассы профкома (кассы взаимопомощи).

       До  начала проверки наличия денежных средств  и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет.

       В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

       В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости. Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

       Если  срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих вариантов:

• если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;
• если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями аудитор, кассир и главный бухгалтер. При этом аудитор и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают их в акте;
• выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы.

       Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в получении) подсчитываются по каждой ведомости вначале аудитором, против каждой выплаченной суммы делается пометка «Учтено или выдано до инвентаризации». В конце ведомости делается пометка «До инвентаризации по настоящей ведомости выплачено, и указываете сумма». Вторым такие ведомости считает кассир. В акте инвентаризаций кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости [26, c.163].

       До  инвентаризации кассовой наличности кассир дает расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.

       Аудитор должен тщательно проверить правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенные к нему приходных и расходных документов аудитор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

       Если  будут обнаружены расхождения в сумме или нумерации ордеров, необходимо выяснить причины. После проверки кассового отчета аудитор визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: «До инвентаризации, на ... (дата)». Это необходимо для того, чтобы не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный аудитором отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету «Касса» на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии аудитора и главного бухгалтера или другого члена комиссии.              

       Денежные  средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (обычно начиная с купюр высшего и заканчивая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

       После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. Ниже приводится образец указанного акта. При установлении излишков или недостачи денег и других ценностей в кассе, а также при наличии временных расписок о заимствовании денег из кассы аудитор обязан потребовать от кассира письменное объяснение о причинах недостачи или излишка.

       Если  инвентаризация кассовой наличности проводится аудитором, акт составляется в 3-х экземплярах, один из которых прилагается к справке (акту) проверки, второй передается в бухгалтерию субъекта хозяйствования, а третий остается у материально ответственного лица.

       Находящиеся в кассе почтовые и гербовые марки, лотерейные билеты, путевки в дома отдыха и санатории принимаются к учету как денежные документы, при их пересчете составляются специальные описи, в которых указывается их наименование, серии, номера, сроки действия и другие специфические признаки, а также номинальная стоимость. Отдельно при пересчете составляется опись по бланкам строгой отчетности, в которой указываются виды бланков, номера, количество по каждому виду [27, c.112].

       По  лимитированным чековым книжкам  целесообразно составить отдельную опись с указанием даты их получения в банке, номеров использованных и оставшихся чеков.

       По  чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира. Обращается внимание на наличие в чековой книжке подписанных незаполненных чеков распорядителя кредита.

       Фактический остаток денежных документов и бланков строгой отчетности, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатками по данным бухгалтерского учета по счету 50/3 «Денежные документы» и забалансовым счетом 006 «Бланки строгой отчетности».

       Если  в кассе установлена недостача  или излишек, аудитор, с участием работника бухгалтерии и кассира, должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации кассы до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки.

       При отсутствии таких ошибок установленная недостача считается реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек – оприходованию.