На  сумму недостачи денег в кассе  составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

       В этом случае составляются следующие  бухгалтерские записи: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50 «Касса» и одновременно дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») и кредит счета 94.

       Выявленные  при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 92/2 «Внереализационные доходы». Одновременно устанавливаются причины возникновения излишков и недостач денег в кассе. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

       При аудиторской проверке проведение инвентаризации кассовой наличности и других ценностей, хранящихся в кассе, не относится к числу обязательных процедур, используемых аудитором для подтверждения достоверности данных, числящихся по статье «Касса» актива баланса. Аудитор в данном случае может воспользоваться результатами внутреннего контроля. В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь на каждом предприятии, независимо от форм собственности, не реже одного раза в квартал производится внезапная инвентаризация кассы. Результаты инвентаризации оформляются актом. Аудитор, изучив за проверяемый период акты инвентаризации кассы, решает вопрос о целесообразности проведения инвентаризации кассы. В случае необходимости инвентаризации кассы он (аудитор) выполняет вышеперечисленные процедуры [25, c.82].

 
1.4. Проверка кассовых операций в  национальной,  
иностранной валюте, и операций с денежными документами

     В ходе проверки кассовых операций в национальной валюте устанавливается правильность оформления и ведения кассовой книги.

     При этом следует убедиться:

     пронумерована, прошнурована и опечатана ли она печатью организации;

     нет ли пропусков в нумерации листов;

     заверена  ли кассовая книга подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием даты;

     своевременно  ли производятся в ней записи о  приходных и расходных операциях;

     правильно ли подсчитываются итоги страниц книги и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

     своевременно  ли и правильно составляется отчет  кассира;

     имеются ли исправления и подчистки.

     Если  кассовая книга ведется автоматизированно (на компьютере), следует проверить, содержат ли формируемые распечатки все реквизиты кассовой книги, правильно ли ведется нумерация листов.

     При проверке правильности оформления приходных кассовых ордеров (ПКО) обращается внимание на использование ПКО установленной типовой формы (КВ-1, КО-1, 20-ФС) и наличие пропуска в нумерации (исследуется, чем это вызвано (уничтожение, ошибка).

     При проверке расходных кассовых ордеров (РКО) выясняется:

     имеется ли разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера, кассира и получателя денежных средств;

     правильность  заполнения других реквизитов;

     последовательность  нумерации и даты РКО.

     Все оправдательные документы, на основании  которых произведены кассовые операции по приходу и расходу денежных средств, должны погашаться специальным штампом или надписью «оплачено» с указанием даты.

     Операции  по приходу денежных средств в  кассу организации проверяются с целью выявления случаев неполного оприходования либо неоприходования в кассу фактически поступивших денежных средств.

     Несвоевременное оприходование наличных денег - это документальное оформление приема наличных денег в кассу по ПКО, другим приходным документам, через КСА, СКС в день совершения операции и неучинение кассиром соответствующих записей в кассовой книге либо показаний суммирующих денежных счетчиков в книге кассира-операциониста, либо соответствующих записей в товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), других регистрах бухгалтерского учета в день совершения операции. Такие записи в кассовую книгу должны производиться кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому приходному или расходному кассовому ордеру.

     Наличные  деньги в центральную кассу организации  ее подразделениями, расположенными вне месторасположения организации, а также уполномоченными лицами, осуществляющими сдачу выручки в центральную кассу организации, должны осуществляться в установленный законодательством срок. Записи в кассовой книге кассир делает в день оформления ПКО по факту приема наличных денег от указанных подразделений, уполномоченных лиц. Сдача ими наличных денег в центральную кассу с нарушением установленного срока расценивается как факт несвоевременного оприходования наличных денег.

     Неоприходование наличных денег означает их прием  в кассу без составления ПКО других приходных документов или без использования КСА, или без СКС и без учинения соответствующей записи в кассовой книге либо в книге кассира-операциониста, либо в товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), других регистрах бухгалтерского учета на конец рабочего дня (смены) [21, c.180].

     Наличные  деньги организациями, не использующими  КСА или СКС, принимаются по ПКО и другим приходным документам в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Прием наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) на территории Беларуси через стационарные торговые (обслуживающие) пункты, если иное не установлено законодательными актами, осуществляется юридическими лицами, в том числе Национальным банком, банками, их филиалами и представительствами и индивидуальными предпринимателями, с использованием КСА и (или) СКС, модели (модификации) которых включены в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь.

     В связи с поступлением наличных денежных средств в кассу организации актуальным является соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе организации. Лимит остатка денежных средств в кассе организации - предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе организации по состоянию на конец рабочего дня. Организации могут иметь в своих кассах денежные средства на конец рабочего дня в пределах лимита, установленного в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Исключение составляют:

     организации с круглосуточным режимом работы;

     религиозные организации;

     предприниматели;

     частные нотариусы;

     специализированные  кооперативы, общественные организации (объединения), осуществляющие предпринимательскую деятельность, направленную только на решение уставных целей и задач.

     Вся выручка этих лиц (за исключением  остатка фактической потребности в разменных наличных деньгах, но не более пяти базовых величин в расчете на одного кассира) сдается в порядке и сроки, установленные обслуживающим банком. Организация может обратиться в банк за установлением лимита и после этого несет ответственность за его превышение.

     Лимит устанавливается с учетом особенностей деятельности, режима работы, порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, времени заезда инкассации, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок наличных денег, среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на оплату труда, стипендий, пенсий, пособий, дивидендов). Лимит определяется в пределах либо среднедневного прихода, либо среднедневного расхода, либо среднедневного прихода и среднедневного расхода наличных денег исходя из целесообразности, по усмотрению руководителя банка, с учетом специфики работы организации.

     Лимит устанавливается по времени на конец  рабочего дня организации, ее подразделений. Наличные деньги, полученные от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) в конце рабочего дня после заезда инкассаторов, сдачи выручки самостоятельно, не являются сверхлимитными в случае документального подтверждения времени продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) и сдачи их на следующий рабочий день в кассу банка либо эксплуатационного предприятия Министерства связи. При этом учитывается время на подготовку и формирование инкассаторской сумки, выписку соответствующих сопроводительных документов и их последующую передачу службе инкассации, а также подготовку выручки для последующей сдачи.

     Срок  сдачи наличных денег считается ежедневным, лимит - нулевым, а не сданные в банк наличные деньги - сверхлимитными для клиентов банка, не представивших заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки в срок, установленный обслуживающим банком. Для таких клиентов банк самостоятельно устанавливает лимит [25, c.82].

     Лимит может быть пересмотрен в течение  года на основании представленной заявки по обоснованной просьбе организации в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и по другим причинам. Или же лимит остатка, порядок и сроки сдачи наличных денег могут быть пересмотрены банком самостоятельно на основании результатов проверки организации по вопросам соблюдения правил ведения кассовых операций и порядка расчетов наличными деньгами, иной тематической проверки в случае уменьшения его объемов кассовых оборотов.

     Организациям, имеющим в своем составе мелкорозничную торговую сеть (палатки, ларьки, киоски, летние кафе и т.п.), пункты передвижной торговли (автомагазины, автолавки, лотки, корзины и т. п.), иных уполномоченных лиц (агенты, распространители, инспектора и другие материально ответственные лица), банк устанавливает общий лимит остатка кассы.

     В ходе проверки следует установить, соблюдены ли следующие сроки сдачи наличных денег.

     Кроме выручки в кассу могут поступать  средства от работников, получивших авансовые суммы под отчет. Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. При этом наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, выдаются при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.

     В ряде случаев организации осуществляют расчеты наличными денежными средствами с другими субъектами хозяйствования. В этом случае следует проверить, согласован ли лимит расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования с обслуживающим банком.

     В некоторых случаях организации  выплачивают заработную плату и  осуществляют другие выплаты денежных средств из поступившей в кассу  организации денежной выручки. В этом случает банки устанавливают размер расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассу организации:

     реализующей товары (работы, услуги) за наличные деньги и имеющей постоянное их поступление, в том числе содержащей на своем  балансе магазины и мелкорозничную сеть;

     занимающейся  одновременно производственной и торговой деятельностью, в кассу которой постоянно поступает выручка [21, c.181].

     По  другим организациям решение об установлении размера расходования наличных денег из выручки банк принимает в исключительных случаях исходя из целесообразности. Разрешение банка на расходование наличных денег из выручки в соответствии с законодательством не требуется: