Ревизия денежных документов

     организациям, их обособленным подразделениям, предпринимателям, частным нотариусам - при выплате зарплаты, соответствующей 1,5 размера бюджета прожиточного минимума;

     организациям, их обособленным подразделениям - при  выплате наличных денег физическим лицам, не осуществляющим предпринимательскую деятельность, за закупаемую сельскохозяйственную и дикорастущую продукцию, вторичное сырье, возвратную стеклотару;

     предпринимателям, частным нотариусам - при использовании  наличных денег на расчеты между предприятиями, предпринимателями, частными нотариусами в пределах норм, установленных законодательством;

     предпринимателям - плательщикам единого налога независимо от использования ими наемного труда, осуществляющим деятельность с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, ежемесячный размер выручки которых от деятельности, по которой уплачивается единый налог, не превышает сумму, эквивалентную 1000 базовых величин.

     Разрешение  банка не требуется организациям при использовании возврата наличных денег, ранее выданных на выплаты, входящие в состав фонда заработной платы, командировочные расходы, на расчеты, осуществляемые между ними, на указанные цели. Разрешение на расходование наличных денег из выручки дается (пересматривается) ежегодно (как правило, в течение I квартала) на основании представленной заявки, в которой указываются цели и размер расхода выручки. Размер расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассы организации на цели, предусмотренные законодательством, устанавливается дифференцированно для каждого из них в зависимости от потребностей и вида экономической деятельности, но не более 50% поступившей выручки в месяц.

     Важным  аспектом проверки кассовых операций является установление целевого характера использования денежных средств, полученных в банке, а также используемых из выручки, поступающей в кассу организации. Для этого сверяются суммы в расшифровках в корешках чеков, выписках банка и указанных в отчетах кассира. Для установления правомочности использования сумм из поступающей выручки проверяется наличие соответствующего разрешения обслуживающего банка.

     Проверка  кассовых операций в иностранной валюте.

     Проверка  кассовых операций в иностранной  валюте проводится аналогично кассовым операциям в национальной валюте. Следует учитывать, что независимо от количества используемых организацией в расчетах иностранных валют по кассовым операциям в иностранной валюте ведется одна кассовая книга. При этом используются типовые формы ПКО и РКО, в которых должны указываться курс валюты на дату совершения хозяйственной операции и номинал валюты прописью. Следует иметь в виду, что за нарушение Правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь размер штрафных санкций определяется в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, действующему на дату принятия решения о применении штрафных санкций. Меры ответственности не применяются к предпринимателям, не использующим наемный труд, а также за единичные нарушения, т.е. за одно нарушение одного вида, совершенное в проверяемом периоде, независимо от того, применялись ли ранее за такое нарушение меры ответственности.

     Порядок учинения записей в кассовой книге  аналогичен порядку, установленному для рублевой кассы, - они производятся кассиром в день получения или выдачи наличной иностранной валюты отдельно по каждому ПКО и РКО. Кассовую книгу следует заполнять в день оформления приходных кассовых ордеров по факту приема наличной валюты.

     Организации могут иметь в своей кассе  наличную иностранную валюту в пределах лимитов, установленных уполномоченными  банками, и имеют право хранить ее сверх установленного лимита только для оплаты труда в наличной иностранной валюте не свыше трех рабочих дней, включая день получения валюты в уполномоченном банке. На четвертый рабочий день не использованные по назначению суммы сдаются в уполномоченный банк.

     Лимит устанавливается в номинале иностранной  валюты, а при работе с несколькими  видами наличной иностранной валюты - в номинале каждой иностранной валюты или в эквиваленте одного вида иностранной валюты по согласованию с клиентом. Для организаций лимит устанавливается по времени на конец рабочего дня. Наличная иностранная валюта, полученная от продажи товаров (оказания работ, услуг), после заезда инкассаторов, сдачи выручки самостоятельно, не является сверхлимитной в случае документального подтверждения времени продажи товаров (оказания работ, услуг) и при сдаче ее на следующий рабочий день в уполномоченный банк. При работе с несколькими видами валют превышение лимита рассчитывается как сумма выявленных превышений лимитов по каждой иностранной валюте относительно установленного лимита по ее виду [26, c.163].

     Если  валюта одна, то превышение лимита рассчитывается исходя из превышения сложившегося остатка кассы в наличной иностранной валюте на конец рабочего дня организации, пересчитанного в эквивалент вида иностранной валюты, в котором установлен лимит, по отношению к установленному лимиту. Определяется такой эквивалент исходя из официального курса белорусского рубля к соответствующей валюте на дату совершения нарушения.

     Денежные документы (от акт. financial documents) —документы строгой отчетности, хранящиеся в соответствии с установленным порядком в кассе организации. К ним относятся: почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и т. п., выкупленные собственные акции, доли участников общества с ограниченной ответственностью, ценные бумаги*. Однако для целей бухгалтерского учета ряд перечисленных выше документов учитывается как финансовые вложения. Заметим, что в настоящее время нет документа, четко определяющего критерии имущества организации, относящегося к денежным документам.

     Для учета денежных документов предназначен субсчет 3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». В ходе проверки уточняются аспекты учетной политики в отношении денежных документов:

     к счету 50-3 могут быть открыты соответствующие  аналитические счета. Например:

     1 «Почтовые марки»;

     2 «Конверты с марками»;

     3 «Почтовые карточки»;

     4 «Оплаченные билеты»;

     5 «Другие денежные документы».

     в альбоме форм предусмотрены формы  первичных документов, которыми оформляются операции с денежными документами;

     график  документооборота по операциям с  денежными документами;

     сроки, порядок проведения инвентаризации денежных документов и состав постоянно действующей комиссии по движению денежных документов;

     перечень  лиц, непосредственно связанных  с поступлением, хранением, использованием и списанием денежных документов;

     другие  специфические аспекты, исходящие  из отраслевых особенностей функционирования организации и объема совершаемых хозяйственных операций.

     Следует учитывать, что первичные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, сначала следует выяснить, какие унифицированные формы первичных документов применительно к операциям с денежными документами включены в альбомы.

     Согласно  Типовому плану счетов аналитический  учет по счету 50 «Касса» ведется кассирами, ответственными за кассовую наличность. Регистром аналитического учета является кассовая книга, в которой отражаются данные приходных и расходных кассовых документов. По нашему мнению, основанием для отражения операций по приходу денежных документов будут первичные учетные документы, предоставленные их поставщиком (продавцом). Однако на практике некоторые организации оформляют приходный кассовый ордер, а в строке «Основание» делают ссылку на первичный учетный документ, представляемый поставщиком (продавцом). Основанием для отражения операций по расходу денежных документов будут первичные учетные документы, составленные ответственным работником организации (реестр, требование-накладная и др.).

     В некоторых организациях для учета  денежных документов используют документы, которыми оформляются кассовые операции. К их числу можно отнести приходный кассовый ордер КО-1, расходный кассовый ордер КО-2, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3, кассовую книгу КО-4, журнал-ордер № 1 и ведомость № 1. По-видимому, это не совсем удобно, так как при учете денежной наличности следует лишь определить сумму средств (в остатке, по приходу и расходу), а серии и номера банкнотов (купюр), а также их номинал роли не играют. Что касается денежных документов, то необходимо учитывать их как по видам (марки почтовые, марки госпошлины), так и по номиналу (100руб., 50 руб.). Более того, не совсем корректно выписывать первичный учетный документ на уже имеющийся. Так, это никогда не делается при оприходовании приходных и расходных кассовых ордеров. Если организация воспользуется для учета денежных документов формами, перечисленными выше, то это закрепляется в учетной политике. Если же на основе предложенных будет разработана иная форма, она должна быть приведена в рабочем альбоме форм первичной учетной документации.

     Однако  ряд документов организации придется разрабатывать самостоятельно. К числу таких документов относятся: инвентаризационные описи, акт на списание денежных документов, различные регистры и т. п.

     При разработке инвентаризационной описи денежных документов в основу может быть положена инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № инв-10) и акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № инв-9).

     Акт на списание денежных документов также может быть разработан на основе типовой формы акта на списание использованных бланков строгой отчетности [21, c.182].

     В ряде случаев для списания использованных денежных документов необходимы дополнительные документы, например реестр отосланной корреспонденции (для почтовых марок, почтовых карточек и конвертов с марками). Такой документ составляется лишь в том случае, если соответствующую информацию не аккумулируют в другом первичном документе, например книге регистрации исходящей корреспонденции. Если эта книга предусматривает графу «Отослано по почте», то в этом случае достаточно справки-отчета материально ответственного лица, в которой указывается период, за который составлена справка-отчет, и количество отосланных писем и бандеролей. Если при отсылке корреспонденции использовались марки различного номинала либо конверты различной стоимости, то первичный учетный документ должен содержать данную информацию. Такая информация также может содержаться в книге регистрации исходящей корреспонденции. Для этих целей в графе «Примечание» ответственным за отсылку корреспонденции делается соответствующая пометка, например «заказное письмо с уведомлением; дополнительная марка стоимостью 50 руб.».

     При выдаче работникам путевок в санатории (дома отдыха, на курорты) и оплаченных билетов можно использовать типовую форму платежной ведомости для расчетов с работниками по заработной плате. Однако следует учитывать, что в этом случае в ведомости должна содержаться дополнительная информация (серия, номер, стоимость путевок в санатории (дома отдыха, на курорты) и билетов для работников организации). Если операции с данными денежными документами носят эпизодический характер, то для списания с учета денежных документов достаточно расходного кассового ордера.

     График  документооборота по операциям с денежными документами аналогичен тому, который составляется для кассовых операций с денежной наличностью организации.

     Сроки и порядок проведения инвентаризации денежных документов могут совпадать со сроками и порядком инвентаризации денежных средств в кассе организации, если денежные документы находятся в подотчете кассира организации. В этом случае инвентаризация будет проводиться одновременно по денежным средствам и денежным документам. Если же материально ответственным лицом является иной работник организации (например, секретарь-референт, заведующий канцелярией и т.п.), то порядок может быть иным. Независимо от того, кто является материально ответственным лицом, следует предусмотреть порядок ведения им кассовой книги по учету денежных документов, а также заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника.

     Для проведения инвентаризаций руководителем  организации утверждается инвентаризационная комиссия, а некоторых случаях постоянно действующая комиссия по движению денежных документов. Состав постоянно действующей комиссии по движению денежных документов, ее права и обязанности закрепляются в Положении о постоянно действующей комиссии по движению денежных документов. Как правило, такая комиссия проводит инвентаризацию денежных документов и их списание по различным причинам (использование, порча, утеря и т.п.).

     Документальное  оформление различных операций с  денежными документами приведено в Приложении 2.

     Следует иметь в виду, что списание с учета денежных документов по актам на списание правомерно только в том случае, если комиссия констатирует причину списания: денежные документы испорчены, утеряны и т. п. В иных случаях акт будет носить формальный характер, так как комиссия не устанавливает причину выбытия и не может констатировать реальность сделки из-за разрыва во времени (например, отсылки корреспонденции конкретному адресату). В этом случае основанием для списания будет служить тот первичный документ, который фиксировал расход (например, отчет об отсылке корреспонденции).