Ревизия и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

В соответствии с Положением о ведомственном контроле за финансово-хозяйственной деятельностью организаций плановые проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности организаций проводятся, как правило, один раз в год, а организаций, финансируемых из бюджета, - не реже одного раза в два года. Этим же Положением установлено, что в отдельных случаях руководитель органа государственного управления вправе принять решение о проведении плановой проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности организаций один раз в два-три года [25, c.46].

Непосредственно сам  процесс ревизии финансово-хозяйственной деятельности организаций и предприятий - подготовка к ее проведению, общие вопросы организации, оформление и рассмотрение результатов - регламентирован Порядком организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности и применения экономических санкций. Более детально процесс проведения ревизий регламентирован ведомственными инструкциями, разрабатываемыми органами государственного управления и другими контролирующими организациями в соответствии с утвержденным Порядком организации и проведения проверок (ревизий) и  Положением; о ведомственном контроле [25, c.47].

Вышеуказанные инструкции о порядке организации и проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности организации утверждаются приказом руководителя соответствующего органа государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь либо его территориальными органами в областях и по г. Минску.

Наряду с этим четкой правовой регламентации подлежит и  проведение внеплановых ревизий, в  частности ревизий по требованию правоохранительных и судебных органов.

Указом Президента Республики Беларусь «О мерах по усилению ведомственного контроля в Республике Беларусь» от 25 мая 2000 г. №293 (с изменениями и дополнениями) предусмотрено, что ревизии финансово-хозяйственной деятельности организаций, подчиненных органам государственного управления или входящих в их состав, по постановлениям (письменным обращениям) правоохранительных органов проводятся ведомственными контрольно-ревизионными службами этих органов. В то же время ревизии (проверки) финансово-хозяйственной деятельности организаций, подчиненных органам государственного управления или входящих в их состав, не имеющих собственной контрольно-ревизионной службы, а также иных юридических лиц, кроме названных ранее, и индивидуальных предпринимателей по постановлениям (письменным обращениям) правоохранительных органов проводятся Главным контрольно-ревизионным управлением Министерства финансов Республики Беларусь и его органами на местах. В Указе Президента Республики Беларусь №722 от 6 декабря 2001 г. «О внесении изменений и дополнений в указ Президента Республики Беларусь от 15 ноября 1999 г. N673» (с изменениями и дополнениями) излoжены Пoлoжение o Coвете пo кoopдинации кoнтpoльнoй деятельнocти в Pеcпублике Белаpуcь и Пopядoк opганизации и пpoведения пpoвеpoк (pевизий) финанcoвo-xoзяйcтвеннoй деятельнocти и пpименения экoнoмичеcкиx cанкций, утвеpжденные Указoм N 673.

Указ Президента Республики Беларусь от 15 марта 2006 г. №151 предусматривает внесение изменений и дополнений в указ от 15 ноября 1999 года № 673 "О некоторых мерах по совершенствованию координации деятельности контролирующих органов Республики Беларусь и порядка применения ими экономических санкций" в целях упорядочения назначения и проведения проверок (ревизий) с учетом выявленных недостатков в этой сфере. С учетом изменений и дополнений Порядок организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности и применения экономических санкций, утвержденный указом президента Беларуси от 15 ноября 1999 года, распространяется на все государственные органы и иные организации, которые проводят проверки финансово-хозяйственной деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Исключение сохраняется только для камеральных налоговых проверок.

В проведении такого вида ревизий принимает участие целый  ряд контролирующих органов: Министерство финансов Республики Беларусь, таможенные, судебные, правоохранительные и налоговые органы, ведомственные контрольно-ревизионные службы. Порядок взаимодействия этих органов при организации, проведении и реализации материалов ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей регулируется Инструкцией о взаимодействии работников контрольно-ревизионных подразделений министерств, других республиканских органов государственного управления, государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных исполнительных и распорядительных органов, налоговых, таможенных органов, органов уголовного преследования и судов по организации и проведению проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Министерства юстиции, Прокуратуры Республики Беларусь, Комитета государственной безопасности, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Государственного таможенного комитета Республики Беларусь от 12 июня 2002 г. № 83/33/16/149/62/14/8/35.

Порядок проведения инвентаризаций денежных средств и материальных ценностей, оформления и рассмотрения результатов ревизий и проверок, организация их учета и представления отчетности о проводимой контрольно-ревизионной работе в органах государственного управления и иных контролирующих организациях также регламентирован соответствующими законодательными актами и инструктивными материалами. К числу их следует отнести Методические указания о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 5 декабря 1995 г. (с соответствующими изменениями и дополнениями); постановление Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 28 ноября 2002 г. № 199 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 2 - ревизия «Отчет о контрольно-ревизионной работе и указания по ее заполнению»; Правила ведения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий), утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 февраля 2001 г. № 248; Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденные Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26 марта 2003 г. № 57 (с изменениями и дополнениями) и ряд других.

2 Ревизия расчётов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками НА РУПП «БАРАНОВИЧСКИЙ ЗАВОД АВТОМАТИЧЕСКИХ ЛИНИЙ»

2.1 Задачи, источники и последовательность ревизии

 

 

Задачи ревизии расчётов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками состоят в установлении наличия и правильности оформления договоров и первичных документов; соответствия данных первичных документов договорам и учётным регистрам; полноты и правильности отражения операций на счетах в учётных регистрах; правильности определения стоимостной оценки операций; своевременности расчётов, обеспеченности и реальности числящейся дебиторской и кредиторской задолженности, а также порядка её списания.

Источниками информации, используемыми в ходе ревизии расчётов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками являются: приказ об учётной политике организации, план счетов организации, главная книга, бухгалтерский баланс с приложениями, кассовая книга, книга продаж, журнал платежей, банковские документы, кассовые документы, договора, ж/о №№ 11, 6, 16, и распечатки дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по счетам 60, 62, 45, аналитические ведомости, первичные документы (накладные, счета-фактуры, приходные кассовые ордера, акты и пр.), отчеты контролирующих структур, акты проверок и др.

Последовательность работ  при проведении ревизии расчётов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками включает в себя три этапа − ознакомительный, основной и заключительный.

На I этапе (ознакомительном) по приказу об учётной политике ревизор знакомился с:

− рабочим планом счетов;

− формой бухгалтерского учёта и перечнем учётных регистров, составляемых в организации;

− документооборотом (графиком документооборота) первичных документов, связанных с учётом операций расчётов с покупателями и заказчиками;

− перечнем лиц, которым  предоставлено право подписи  документов, оформляющих операции по расчётам с покупателями и заказчиками  и операций по реализации продукции;

− организацией инвентаризации этих операций.

Ревизором устанавливается состояние задолженности, выясняется состояние (на начало и конец отчетного периода) и движение краткосрочной и долгосрочной задолженности (по расчётам с покупателями и заказчиками) с выделением просроченной, а из нее - длительностью свыше 3 месяцев и более чем через 12 месяцев. Устанавливается движение полученных векселей и задолженности по полученным от поставщиков сырью и материалам, по поставленной продукции (работам, услугам) по фактической себестоимости, а также перечень организаций − дебиторов и кредиторов, имеющих наибольшую задолженность.

Для проведения проверки ревизору могут быть предоставлены разные формы регистров синтетического и аналитического учёта в зависимости от формы бухгалтерского учёта, применяемой в организации.

На РУПП «БЗАЛ» используются журналы-ордера № 6, 11, 16. При ведении учёта с использованием компьютерных программ используются распечатки дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по счетам 60, 62, аналитические ведомости, Главная книга (оборотно-сальдовая ведомость), и книга продаж. Если при выполнении процедуры сверки учётных и отчетных данных выявляются несоответствия, то ревизор устанавливает их существенность и причины образования.

В процессе ревизии анализировались первичные документы по оформлению и отражению в учёте расчётных операций и операций по реализации продукции - это договоры, накладные, товарно-транспортные накладные, счета, счета-фактуры, отгрузочные документы, банковские документы (выписки банка, платежные поручения, реестры чеков), кассовые документы (расходные кассовые ордера и квитанции к приходным ордерам), векселя, акты инвентаризации расчётов и пр.

Была установлена величина просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, изучено списание дебиторской задолженности на финансовые результаты, своевременность погашения кредиторской задолженности, а также перечень организаций-дебиторов, имеющих наибольшую задолженность.

В ходе проверки было получено подтверждение достоверности этих данных и реальности погашения просроченной дебиторской задолженности.

По данным регистров  синтетического и аналитического учёта ревизором были установлены:

− участников сделок и  их число;

− применяемые формы  платежей (в безналичном порядке, с использованием наличных денежных средств, векселями, взаимозачетами, путем прямого обмена продукцией и товарами);

− порядок ведения аналитического учёта, виды расчётов, участники, сроки возникновения);

− нестандартные (нетипичные) бухгалтерские записи.

2.2 Методика ревизии расчётов с поставщиками

 

 

При ревизии расчётов с поставщиками ревизором проверяется законность и реальность образования дебиторской и кредиторской задолженности, соблюдение договорных обязательств; устанавливается, не явилась ли дебиторская задолженность следствием незаконного авансирования поставщиков в счет будущих работ и услуг, оплаты бестоварных счетов.

Проверка по счетам расчётов с поставщиками и подрядчиками осуществлялась по следующим основным направлениям: проверка наличия и правильности оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ценностей (работ, услуг) либо выполнению работ (услуг); проверка правильности оплаты или получения сумм за полученные или отгруженные материальные ценности; проконтролирована полнота оприходования и списания полученных ценностей в РУПП «БЗАЛ».

В задачу первичной оценки надежности системы внутреннего  контроля входит выяснение того, что  предпринимается в организации  для предотвращения, выявления и исправления ошибок и искажений информации. Предлагаемая методика первичной оценки надежности системы внутреннего контроля, например, с покупателями и заказчиками, основана на тестировании. Примерные вопросы теста представлены в пяти разделах (см. Таблицу 2.1). Каждому положительному ответу соответствует 1 балл, отрицательному - 0 баллов.

 

 

 

 

Таблица 2.1. Вопросы для проведения первичной оценки системы внутреннего контроля при планировании ревизии расчётов

 

№	Разделы тестирования	Ответ
	Общие организационные  аспекты	1
1	Утвержденными внутренними нормами установлена схема проведения и отражения в бухгалтерском учёте операций по реализации продукции с указанием участвующих подразделений, связей и подчиненности между ними	0
2	Разработана и  утверждена схема общей организационной структуры предприятия с указанием управленческих связей и подчиненности подразделений	0
3	На предприятии  разработаны и утверждены схемы  организационной структуры отдельных подразделений с указанием должностных лиц и подчиненности	0

 

4	Организация проведения операций по реализации продукции обеспечивает четкое разграничение текущей работы с покупателем, санкционирование отгрузок продукции, отражение операций в учёте, периодический контроль за состоянием расчётов с покупателями		0
5	Разработан  и утвержден график документооборота с указанием сроков обработки и контроля документов, взаимосвязи между подразделениями и конкретными исполнителями		0
6	Программное обеспечение, используемое для ведения бухгалтерского учёта, соответствует установленным требованиям. Система правильно запрограммирована, защищена от несанкционированного доступа посредством кодов и паролей. Система является лицензионной и вовремя обновляется. Периодически выполняется резервное копирование базы данных.		1
	Распределение функций и ответственности		1
7	Разработаны и утверждены должностные инструкции для сотрудников отдела реализации, бухгалтерии и службы внутреннего контроля		0
8		Установлен  круг лиц, уполномоченных к заключению сделок, операции по реализации продукции		1
9		Перечень должностных  обязанностей и ответственности  доведен до сведения каждого исполнителя		0
		Внутрифирменный контроль		2
10		Уполномоченными сотрудниками бухгалтерии осуществляется последующий контроль правильности отражения в бухгалтерском учёте операций по реализации продукции, совершенных в предыдущем периоде, и наличия первичных документов		0
11		Процедуры внутреннего  контроля за проведением и отражением в бухгалтерском учёте операций по реализации продукции и расчетных операций осуществляются по направлениям