Ревизия кассовых операций и денежных документов

При временном отсутствии кассира помещение кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытии кассира. Если кассир отсутствует  длительное время, на предприятии создается  комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы  другому материально ответственному лицу.

Инвентаризация кассы  проводится в присутствии главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии  выплату заработной платы кроме  кассира, производят другие должностные  лица, за которыми на начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать  от них отчета за полученные суммы [21, с. 183].

Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях  с разрешения и в присутствии  ревизора могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы проверяющий  должен выяснить: не хранятся ли в кассе  деньги, принадлежащие другим организациям.

До  начала инвентаризации наличия денежных средств и денежных документов в  кассе организации кассиру предлагается составить кассовый отчет. В него включаются все приходные и расходные ордера и документы, имеющиеся в кассе. Не проведенные своевременно в кассовой книге документы в присутствии проверяющих лиц вписываются. Следует иметь виду, что все частные расписки и другие документы во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются. До начала инвентаризации кассиру предлагается подписать расписку в акте инвентаризации наличия денежных средств о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные ордера и другие документы по кассовым операциям включены в кассовый отчет. Все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после инвентаризации денежных средств и денежных документов о наличии у него документов, не включенных в составленный им кассовый отчет [7, с. 177].

В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости. Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

Если срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих  вариантов:

- если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;

- если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями ревизор, кассир и главный бухгалтер. При этом ревизор и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

- выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в получении) подсчитываются по каждой ведомости вначале ревизором, и против каждой выплаченной суммы делается пометка «учтено или выдано до инвентаризации». В конце ведомости делается пометка «до инвентаризации по настоящей ведомости выплачено», и указывается сумма. Вторым такие ведомости считает кассир. В акте инвентаризации кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости.

Ревизор должен тщательно  проверить правильность кассового  отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации.

Остаток денег проверяется  с учетом остатка по балансу на первое число месяца [21, с. 184].

Если  инвентаризация проводилась не первого  числа месяца, то остаток денег  проверяется с учетом остатка  по Главной книге на первое число  месяца по следующей формуле

                              СН + Пост – Выб = СК,                                    (1)

где    СН -   сальдо на первое число месяца инвентаризации;

Пост  – поступило после первого  числа месяца инвентаризации;

Выб –  выбыло после первого числа месяца инвентаризации;

СК  – сальдо на момент проведения инвентаризации [7, с. 177]

При проверке кассового  отчета и приложенных к нему приходных  и расходных документов ревизор  должен сопоставить номера последних  приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с  записями в журналах регистрации, чтобы  убедиться в полноте учета  последних кассовых операций.

Если будут обнаружены расхождения в сумме или нумерации  ордеров, необходимо выяснить причины. После проверки кассового отчета ревизор визирует отчет и все  приложенные к нему приходные  и расходные кассовые документы  с указанием: «До инвентаризации … (дата)». Это необходимо для того, чтоб не допустить в дальнейшем никаких  исправлений в кассовом отчете. Проверенный  и завизированный ревизором отчет  передается в бухгалтерию для  выведения сальдо по счету «Касса»  на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого  кассир предъявляет имеющиеся в  кассе деньги, денежные документы  и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в  присутствии проверяющего и главного бухгалтера или другого члена комиссии [21, с. 184].

Наличные деньги пересчитываются  полистно по купюрам, пачки денег  следует распечатать и проверить  количество денег в них прямым счетом. При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись в соответствии с таблицей 1 [ПРИЛОЖЕНИЕ А], в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии [8, с. 241].

Находящиеся в кассе  почтовые и гербовые марки, лотерейные билеты, путевки в дома отдыха и  санатории принимаются к учету  как денежные документы, при их пересчете  составляются специальные описи, в  которых указывается их наименование, серии, номера, сроки действия и другие специфические признаки, а также  номинальная стоимость.  В СПК  «Щомыслица» в ревизуемом периоде  по данным бухгалтерского учета денежные документы не числятся.

Отдельно при пересчете  составляется опись по бланкам строгой  отчетности, в которой указываются  виды бланков, номера, количество по каждому  виду.

По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира [21, с. 186].

Фактический остаток  денежных документов и бланков строгой  отчетности, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатками по данным бухгалтерского учета по счету 50/3 «Денежные  документы» и забалансовым счетом 006 «Бланки строгой отчетности».

После проверки денег  и других ценностей, хранящихся в  кассе, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир должен дать расписку в  том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы  и другие ценности приняты им на ответственное хранение.

Если в кассе установлена  недостача или излишек, ревизор, с участием работника бухгалтерии  и кассира, должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации кассы до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки. При отсутствии таких ошибок установленная  недостача считается реальной и  подлежит немедленному погашению, а  излишек – оприходованию [21, с. 188].

По всем установленным  фактам отклонений фактического наличия  денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

На сумму недостачи  денег в кассе составляется расходный  кассовый ордер, устанавливается причина  недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится  на его счет.

В этом случае составляются следующие бухгалтерские записи:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт «50 «Касса»

Дт73/3 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» - Кт94.

Выявленные в кассе  излишки денежных средств подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском  учете составлением приходного кассового  ордера и записью 

Дт 50 «Касса» Кт 92/2 «Внереализационные доходы».

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Проверку  соблюдения условий хранения и сохранности  денежных средств и денежных документов целесообразно начать с ознакомления со структурой организации и ее штатным расписанием. Эти документы позволят сформировать список работников, выполняющих функции кассира. На основании полученных данных проверяется наличие приказов о приеме граждан на данную должность. При этом такой работник должен ознакомиться с приказом о приеме на должность кассира под роспись. Проверяют, чтобы на должность кассира не были приняты лица:

- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

- страдающие хроническими психическими заболеваниями;

- систематически нарушающие общественный порядок;

- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

После этого знакомятся с должностной  инструкцией кассира. Это связано с проверкой вопросов разделения полномочий. Не рекомендуется совмещать обязанности кассира и операции, непосредственно связанные с начислением сумм к выплате денежных средств через кассу организации (например, расчетчик по заработной плате, расчеты с подотчетными лицами) [7, с. 174].

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и заключить договор о его полной индивидуальной материальной ответственности.

Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной им работы другим лицам.

Предприятия, не имеющие по штатному расписанию должности кассира или имеющие одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника. С этим работником на время исполнения им обязанностей кассира заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций.

Бухгалтерам, другим работникам предприятия, пользующимся правом подписи кассовых документов, исполнять обязанности кассиров запрещается, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которого можно возложить ведение кассовых операций.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь, по иной уважительной причине) находящиеся у него под  отчетом наличные деньги немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии  руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем  предприятия.

Результаты пересчета  и передачи наличных денег отражаются в акте произвольной формы, в котором  делается отметка об отсутствии кассира  при проведении пересчета и передаче наличных денег.

В случае если пересчет наличных денег и других ценностей невозможен, касса закрывается и опечатывается  без пересчета наличных денег.

Не позднее следующего рабочего дня со дня опечатывания кассы пересчет наличных денег осуществляется лицом, назначенным руководителем  предприятия, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или комиссии, назначенной руководителем предприятия, в количестве не менее 3 человек [6].

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспечением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, — транспортное средство.

При транспортировке денежных средств  кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

- следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

- посещать магазины, рынки и другие места;

- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению [21, с. 189].

Ревизор должен проверить  обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся  в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям.

- Изолировано ли помещение  кассы от других служебных  и подсобных помещений.

- Располагается ли  она на промежуточных этажах  многоэтажных зданий. В двухэтажных  домах кассы размещаются на  верхних этажах. В одноэтажных  зданиях окна касс оборудуются  внутренними ставнями, металлическими тон деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом.

- Имеются ли капитальные  стены, прочные перекрытия пола  и потолка, надежные внутренние  стены и перегородки.

- Закрывается ли помещение  кассы на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на два внутренних врезных замка;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

- Оборудована ли касса  специальным окошком для проведения  операций с работниками хозоргана  или клиентами, закрывающимся  изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым  металлом.